Durch das Stapeln von Tools wird die Zusammenarbeit unübersichtlich. BlueMind schlägt vor, von der stabilsten Grundlage auszugehen: der E-Mail, um sie zum Anknüpfungspunkt für flüssige, vernetzte und kohärente Anwendungen zu machen.
In vielen Organisationen wurde das kollaborative Informationssystem Schicht für Schicht aufgebaut, indem für jeden neuen Bedarf ein neues Tool eingesetzt wurde. Nach und nach entstand das Informationssystem durch Anhäufung, ohne wirklichen Gesamtplan.
Was die tägliche Arbeit erleichtern sollte, macht sie am Ende komplizierter. Die Mitarbeiter müssen ständig die Benutzeroberfläche wechseln, neue Anwendungen erlernen, sich an verschiedene Logiken anpassen usw. Die IT-Abteilungen verbringen ihre Zeit damit, schlecht aufeinander abgestimmte Bausteine zusammenzuhalten.
Diese Fragmentierung der Anwendungen ist der Ursprung einer neuen Berufskrankheit: der App-Müdigkeit. Um sich davor zu schützen, ist es wichtig, die Anwendungsmuster zu analysieren. Die zentrale und unverzichtbare Rolle der E-Mail macht sie zur Grundlage, die als Zugang zu den verschiedenen Tools für eine kohärente, flüssige und souveräne Arbeitsumgebung dienen muss.
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App-Müdigkeit: Symptom einer fragmentierten Umgebung
Zwischen einem Zoom-Meeting, einer Nachverfolgung in Trello, einer Info in Slack, einem Dokument in Google Drive und einer E-Mail in Outlook jonglieren die Mitarbeiter. Zu viel. Laut einigen Studien wechselt ein Angestellter mehr als 1.000 Mal pro Tag die Anwendung! Jeder Kontextwechsel unterbricht die Konzentration, stört den Gedankenfluss und erfordert eine kognitive Neuanpassung.
Es dauert im Durchschnitt 23 Minuten, um nach einer Unterbrechung die volle Konzentration wiederzufinden. Multiplizieren Sie das mit den Dutzenden von täglichen Unterbrechungen, und Sie erhalten einen massiven Produktivitätsverlust! Ganz zu schweigen von Stress, Fehlern, mentaler Erschöpfung und einem diffusen Gefühl der Verwirrung, das die tägliche Effizienz untergräbt.
Auf Seiten der IT-Abteilung bedeutet die Vervielfachung unabhängiger und nicht verbundener Apps eine Erhöhung der notwendigen Unterbrechungen.
Die BlueMind-Antwort: Fokus auf E-Mail!
Ob Sie es wollen oder nicht, E-Mail ist bereits Ihr Hauptwerkzeug. In Unternehmen „existieren“ Sie im Allgemeinen erst ab dem Moment, in dem Ihnen eine E-Mail-Adresse @unternehmen.de zugewiesen wurde, die übrigens oft als Kennung für andere Anwendungen dient! Anschließend tauschen Sie sich darüber mit Ihren Kunden, Partnern, Lieferanten und intern für die Bedürfnisse der Nachverfolgbarkeit und des Asynchronismus aus. Per E-Mail senden und empfangen Sie Ihre Kostenvoranschläge, Rechnungen, Projektdokumente, organisieren Ihre Termine und Meetings. Und das aus gutem Grund: E-Mail verfügt über eine unvergleichliche Allgegenwärtigkeit, offener Standard, universell, interoperabel, auf allen Geräten verfügbar…
Ausgehend von dieser Feststellung schlägt BlueMind vor, Zugang zur gesamten Zusammenarbeit über das täglich geöffnete Tool zu gewähren: das Messaging.
Auf der Benutzerseite verbessert eine zentralisierte Umgebung die Konzentration. Indem Standard-Anwendungsszenarien direkt über das Messaging ermöglicht werden, gewinnen die Mitarbeiter an Klarheit, reduzieren die Zerstreuung und finden eine bessere Aufmerksamkeitsqualität wieder. Wenn sich Aufgaben, Kalender, Meetings und Videos in einem kohärenten Rahmen artikulieren, ist die Zusammenarbeit notwendigerweise einfacher, die Austausche sind lesbarer und man erspart sich einige Kopfschmerzen, Kompetenz in diesem oder jenem neuen Tool aufbauen zu müssen.
Auf Seiten der IT-Abteilung reduziert die Vereinfachung der Zugänge die Nutzungsbarriere und erleichtert die Aneignung der Tools durch die Benutzer, die sich angewöhnen, sie zu verwenden.
Konkret? Die kollaborative Umgebung aufbauen, die zu Ihnen passt
Ausgehend vom Kommunikationshub, der das Messaging ist, verbinden wir die Anwendungen wieder und reduzieren die Notwendigkeit, ständig manuell zwischen den Tools zu wechseln. Interessant auf dem Papier, aber in der Praxis, wie macht man das?
Konkret bringt BlueMind die unverzichtbaren Bausteine in einer kohärenten, robusten und interoperablen Umgebung zusammen:
• Ein vollständiges kollaboratives Messaging (E-Mail, Kalender, Kontakte) • Native Outlook-Unterstützung zur Respektierung der Gewohnheiten ohne Bruch • Eine flüssige Integration in Ihren bestehenden kollaborativen Bereich (Video, Drive, Aufgaben…) oder in Ihren Digital Workplace (eXo, Hexagone, Jalios, MyB’Suite…)
• Eine einheitliche Benutzererfahrung, unabhängig von Endgeräten und Zugangsarten (Thunderbird, Webmail, Mobile usw.)
Jede Organisation hat ihre Anwendungen, ihre Einschränkungen, ihre vorhandenen Tools. BlueMind zwingt Ihnen kein Modell auf, sondern passt sich an Ihres an. On-Premise oder in der Cloud eingesetzt, wird Ihr BlueMind-Messaging zu einem Hauptbaustein, um den Sie Ihre kollaborative Umgebung aufbauen können.
Heilen Sie das Übel mit der Mail
Indem Sie das Messaging als Zugangs-Hub zu Ihren kollaborativen Tools positionieren, bieten Sie Ihren Mitarbeitern einen stabilen Rahmen, der die Anwendung vereinfacht und den Austausch erleichtert. Jede Funktionalität fügt sich in eine kohärente Umgebung ein, in der die Tools natürlich miteinander kommunizieren und Informationen reibungslos zirkulieren.
Dieser Ansatz fördert die Konzentration, stärkt die Beherrschung der digitalen Umgebungen durch Vereinfachung des Benutzerlebens. Er ermöglicht es, ein nachhaltiges Informationssystem zu schaffen, das auf die realen Bedürfnisse des Alltags abgestimmt ist.
Vereinbaren Sie einen Termin mit unseren Experten, um zu entdecken, wie BlueMind und sein Partner-Ökosystem Ihnen dabei helfen können, eine flüssige, kohärente und souveräne Arbeitsumgebung aufzubauen.
