In einer Welt, in der sich Technik ständig weiterentwickelt, ist eines sicher: E-Mail ist das Rückgrat der geschäftlichen Kommunikation. Sie ist das meistgenutzte Kommunikationsmittel von Unternehmen, Behörden, Organisationen und Verbänden. Im Idealfall sollte sich die E-Mail-Lösung ständig weiterentwickeln. Sie darf jedoch niemals stillstehen, auch nicht bei Aktualisierungen. Diese sollten für den Benutzer transparent sein, unabhängig davon, welche Änderungen vorgenommen werden müssen.
Lesen Sie mit, was wir bei BlueMind unternommen haben, um „Zero Downtime“ (null geplante Serviceunterbrechungen) zu erreichen. Unser erklärtes Ziel ist, dass Nutzerinnen und Nutzer mit BlueMind niemals eine Störung ihrer E-Mails wahrnehmen, auch nicht bei Aktualisierungen oder technischen Änderungen hinter den Kulissen.
BCP und DRP – Verbündete der Geschäftskontinuität
Business Continuity Planning (BCP) und Disaster Recovery Planning (DRP) sind zwei grundlegende Konzepte, die Sie in Ihrer Organisation implementieren sollten, um Resilienz zu gewährleisten.
Business Continuity Planning
Der Business Continuity Plan (BCP) listet alle Maßnahmen auf, die im Informationssystem (IS) ergriffen werden müssen, falls es zu einer Störung kommt. Ziel des BCP ist es, den Geschäftsbetrieb aufrechtzuerhalten. Dies gilt auch, wenn dafür der Betrieb an einen anderen Ort verlegt muss oder alternative Werkzeuge und Verfahren eingesetzt werden müssen. Mit anderen Worten: Beim BCP geht es darum, Hindernisse zu umgehen, um die Auswirkungen auf den Geschäftsbetrieb so gering wie möglich zu halten.
Der BCP für Ihre E-Mail-Lösung muss die folgenden Fragen beantworten (unvollständige Liste):
- Welche Risiken und Bedrohungen könnten Ihre geschäftlichen E-Mails stören? Dazu können Hardwareausfälle, Sicherheitsangriffe, Naturkatastrophen und Ähnliches gehören.
- Welche Verfügbarkeitsniveaus für E-Mails streben Sie an? Klassifizieren Sie dazu Ihre E-Mail-Systeme und -Dienste nach ihrer Wichtigkeit. Ein- und ausgehende E-Mails könnten beispielsweise als kritisch eingestuft werden, bestimmte Funktionen wie das Abtrennen von Anhängen sind wahrscheinlich weniger wichtig.
- Wie sieht Ihr detaillierter Aktionsplan aus? Er muss unter anderem folgende Schritte enthalten: die Erkennung des Vorfalls, die Benachrichtigung der Beteiligten, die Umsetzung von Notfallmaßnahmen, die Kommunikation mit den Nutzern, die Sensibilisierung und Schulung Ihrer Teams.
- Wie steht es um eine Notfallarchitektur für Ihre geschäftlichen E-Mails? Diese kann zum Beispiel die Einrichtung von Backup-Servern, redundanten Rechenzentren oder Offsite-Backups erfordern.
Disaster Recovery Planning
Der BCP beinhaltet Maßnahmen zur Minimierung der Folgen einer Störung in Echtzeit und zur Gewährleistung der Geschäftskontinuität während des Vorfalls. Der Disaster Recovery Plan (DRP) ist dagegen zukunftsorientiert und klärt die Wiederaufnahme des Betriebs nach dem Ereignis. Der DRP zielt auf die Wiederherstellung von Systemen und Diensten nach einer bestimmten Zeit, etwa nach einigen Stunden oder Tagen, nachdem der Störfall eingetreten ist.
Im Bereich der geschäftlichen E-Mails geht es unter anderem um folgende Verfahren: um die Wiederherstellung von Daten aus Sicherungskopien, falls Daten verloren oder beschädigt sind, und um eine Prioritätenliste für die Wiederherstellung von Mailboxen nach ihrer Wichtigkeit. Ziel dieser Verfahren ist es, die Organisation in die Lage zu versetzen, so schnell wie möglich den normalen Betrieb wieder aufzunehmen.
Letztendlich sind DRP und BCP zwei Seiten derselben Medaille, die sich ergänzen mit dem Ziel, die Widerstandsfähigkeit des Unternehmens zu gewährleisten. Beide zusammen sorgen dafür, dass E-Mails immer verfügbar sind – unter allen Umständen.
Aktualisierungen mit BlueMind
Im Idealfall sollte das E-Mail-System nie oder nur so kurz wie möglich unterbrochen werden, auch nicht bei Aktualisierungen. Diese sollten für den Nutzer transparent sein, unabhängig davon, welche Änderungen vorgenommen werden.
BlueMind hat sein Standard-Aktualisierungssystem (In Place) stark verbessert. Jetzt kommt ein neues System für unterbrechungsfreie Aktualisierungen hinzu, beginnend mit der Version 5 (verfügbar Anfang 2024) und für große Standorte und Volumina.
Die Standardaktualisierung von BlueMind-In-Place mithilfe des SetupWizard
- Beenden des Dienstes
- Installation der neuen Version (der Download kann vorab erfolgen).
- Datentransformation mithilfe von „Upgradern“ (Programmen, die die notwendigen Änderungen und Aktualisierungen der Daten veranlassen)
- Neustart des Dienstes
Die Installation der neuen Version geht schnell vonstatten
In den letzten drei Jahren wurde viel Arbeit in die Verbesserung der Datentransformation gesteckt. Ziel ist, dass die Upgrader im Hintergrund laufen können, nachdem der Dienst neu gestartet wurde. Die neue Version soll mit Daten im alten und auch im neuen Format umgehen können und die Daten schrittweise umwandeln. Dies gilt für alle neuen Upgrades und Updates, zum Beispiel für die Entfernung des Cyrus IMAP-Servers für v5.
Die v5 kann E-Mails verwalten, egal ob sie sich im Cyrus-Lager oder im neuen Objektspeicher befinden. Wenn eine E-Mail angefordert wird, sucht BlueMind v5 sie im neuen, optimierten Pfad. Sind sie dort nicht vorhanden, holt sie sie aus dem Cyrus-Speicher. Ein Hot-Upgrade-Prozess sorgt im Hintergrund dafür, dass die E-Mails aus dem Cyrus-Speicher in den neuen Speicher migriert werden.
Aktualisierungen ohne Unterbrechung
Aber wie lässt sich „Zero Downtime“ für die Nachrichtenübermittlung erreichen? Wir bei BlueMind antworten darauf mit einem neuen Aktualisierungssystem, das das bestehende ergänzt.
Dieses System, das für sehr große Installationen gedacht ist, erfordert eine zweite Infrastruktur. Es bietet aber weit mehr:
- Echtzeit-Backup, das heißt Sicherung der Daten, einschließlich E-Mails und Dokumente, in Echtzeit, damit sie im Falle eines Vorfalls nicht verloren gehen
- DRP und BCP ohne Unterbrechung des Dienstes
- Updates ohne Betriebsunterbrechung
Das Geheimnis liegt in der Umsetzung von drei Konzepten :
- ein Proxy-System, das die reibungslose Umstellung des Datenverkehrs von der Produktionsumgebung auf die neue Plattform ermöglicht und so für nahtlose Kontinuität sorgt;
- der Objektspeicher für nicht veränderbare Daten wie E-Mails und Dokumente, der von den Instanzen gemeinsam genutzt wird und deren ständige Verfügbarkeit gewährleistet;
- ein System zur Erfassung von Änderungen für alle anderen Daten.
- Für andere Datentypen wie Kalender, Kontakte, Verzeichnisse, Gelesen-/Ungelesen-Informationen hat BlueMind ein System zur Erfassung von Änderungen mithilfe von „Kafka“ eingerichtet.
Prinzip der Erfassung von Änderungen
Die BlueMind-Standardarchitektur basiert auf Kafka. Das bedeutet, dass jede Änderung in Echtzeit aufgezeichnet wird. Bei einem Zwischenfall kann sie auf einer identischen Version von BlueMind reproduziert werden, alternativ auf einer höheren Version, um ein Update vorzubereiten.
Fazit
Große Installationen (mehrere zehntausend Benutzer) dulden keine Ausfallzeiten. Um dieser Forderung gerecht zu werden, hat BlueMind eine solide Infrastruktur auf der Grundlage von Kafka und Objektspeichern eingerichtet. Updates, Disaster Recovery Planning (DRP) und Business Continuity Planning (BCP) werden jetzt ohne jegliche Unterbrechung durchgeführt. Es ist sogar möglich, die Produktion zu klonen, um etwa das Betriebssystem zu ändern oder eine Vorproduktion zu installieren. Zu beachten ist jedoch, dass sich diese Art von Infrastruktur nur für sehr große Installationen mit mehreren zehntausend Benutzern eignet. Für überschaubarere Installationen haben wir das Standardsystem aufgerüstet (In Place).
Alles in allem ist es unser Ziel bei BlueMind, ein robustes Arbeiten mit E-Mail zu ermöglichen. Die Ausfallsicherheit steht im Vordergrund, damit sichergestellt ist, dass die Kommunikation innerhalb von Organisationen nie unterbrochen wird. Dies gilt unabhängig davon, welche Herausforderungen bevorstehen.
