Als Legacy-Software par excellence ist E-Mail ein lebendiges Erbe, das es zu bewahren gilt. Gleichzeitig ist sie ein Hebel für Innovation und digitale Souveränität.
Seit den 1980er-Jahren begleitet E-Mail Unternehmen und Organisationen, mit allen Modetrends und technologischen Revolutionen. Jeder und jede Beschäftigte nutzt sie für die tägliche Arbeit, damit ist E-Mail das am häufigsten verwendete Tool in der Arbeitswelt. E-Mail gehört sozusagen zum Inventar.
Aus diesem Grund bezeichnet man E-Mail-Software als Legacy-Software. In der IT-Sprache bedeutet der Begriff Legacy jedoch nicht alt und überholt, sondern Teil des Erbes. Als Legacy gilt ein System, dessen Grundlagen zwar alt sind, das aber immer wichtiger wird und überall im Einsatz ist. Es sollte weiterentwickelt werden, ohne dass Bestehendes zerstört wird. E-Mail-Software ist also vertraut, unverzichtbar – und anspruchsvoll.
In diesem Artikel können Sie nachlesen, wie dieses historische Tool – das nicht wenige für ersetzbar hielten – mit den Entwicklungen Schritt gehalten hat und unverzichtbar wurde. Sie erfahren, wie man es weiterentwickeln kann, ohne die Kontinuität zu unterbrechen; wie sich das Erbe bewahren lässt und gleichzeitig Innovation und Nutzungsmöglichkeiten entstehen.
E-Mail, lebendiges Erbe in jedem Unternehmen
Wenn E-Mail als Legacy gilt, bedeutet das, dass kein Unternehmen jemals bei null anfängt. Konkretes Beispiel: ein Betrieb, der angesichts des endenden Supports für Exchange 2016 oder 2019 seine 2.000 Nutzerinnen und Nutzer auf eine souveräne Lösung migrieren möchte. Hinter diesen 2.000 Postfächern verbergen sich Millionen von Nachrichten, Archiven und Adressbüchern. Diese sind wiederum mit internen Verzeichnissen verknüpft, mit gemeinsamen Kalendern und verbundenen Geschäftsanwendungen. Vor allem aber stehen dahinter Menschen, die an Outlook gewöhnt sind, das für die meisten zum Synonym für E-Mail geworden ist.
Ein E-Mail-Wechsel bedeutet nicht „nur” die Installation einer neuen Software. Es geht darum, dieses Erbe ohne Verluste oder Unterbrechungen zu übernehmen und sicherzustellen, dass am nächsten Tag alles funktioniert wie gewohnt: E-Mails müssen ankommen, Kalender müssen synchronisiert werden, Outlook muss für Nutzerinnen und Nutzer verfügbar und betriebsbereit bleiben.
In dieser Hinsicht ist E-Mail ein Legacy-System: Es ist selten Gegenstand von Diskussionen über Innovation, Investitionen oder sogar Hype, obwohl es der kritischste Baustein vieler IT-Systeme ist. E-Mail basiert auf zwei Säulen:
- Jahrzehntealten Standards (wie SMTP, IMAP, POP), die für universelle Interoperabilität beim Datenaustausch sorgen
- Fest verankerten Funktionen und Nutzungsgewohnheiten, die größtenteils aus der speziellen Software Outlook stammen
Diese beiden Themenbereiche sind heutzutage von entscheidender Bedeutung für alle Themen rund um E-Mail.
Durch Gewohnheiten und Funktionen geprägte Nutzung
Technik spielt eine wichtige Rolle, wenn es um E-Mail geht, aber Gewohnheiten sind mindestens genauso entscheidend. Outlook mit seinen mehr als 400 Millionen aktiven Nutzern ist dafür das perfekte Beispiel. Für viele Menschen ist E-Mail gleichbedeutend mit Outlook. Im Lauf der Jahre haben sie Reflexe entwickelt, die sich in zwei Bereiche unterteilen lassen:
- Fest verankerte Gewohnheiten, zum Beispielin Bezug auf die Anwendung, ihre Ergonomie, die Art und Weise, wie sich Ordner organisieren, Kontakte verwalten, Kalender teilen und Archive durchsuchen lassen
- Bestimmte häufig genutzte Funktionen, etwa die Beauftragung von Microsoft mit der Verwaltung von Leit-/Assistenten-Szenarien, die Übertragung von Einladungen oder „Mailtips“ (Informationen über die Empfänger vor dem Versand einer E-Mail)
Ein Wechsel des E-Mail-Programms bedeutet in erster Linie, dass vertraute und alltägliche Gewohnheiten umgestellt werden müssen.Und gleichzeitig empfinden Menschen jede abrupte Umstellung als Rückschritt. Diese Auswirkungen lassen sich jedoch vorhersehen und abmildern – durch aktives Zuhören, Vermittlung von Informationen und durch Schulungen. Kurz gesagt: durch Begleitung des Wandels. Beachten Sie, dass dies auch bei Versionswechseln innerhalb von Outlook gilt!
Zweitens bedeutet ein Wechsel des E-Mail-Programms, dass sich Funktionen ändern. Die Anpassung an eine neue Ergonomie kann wie beschrieben durch eine Begleitung des Wandels gelöst werden. Aber die Verfügbarkeit der erweiterten Funktionen, die Outlook bietet und die als Standard angesehen werden, ist eine unverzichtbare Voraussetzung. Wenn die Funktionen für gewohnte Anwendungsfälle fehlen, besteht ein hohes Risiko, dass Nutzerinnen und Nutzer die neue Lösung ablehnen.
Im Gegensatz zu einem brandneuen Collaboration-Tool, das seine eigenen Regeln mit sich bringt, hat ein E-Mail-Programm diesen Luxus nicht. Es muss sich sanft weiterentwickeln, ohne die Kontinuität der Gewohnheiten oder Funktionen zu unterbrechen.
E-Mail im Zentrum eines dynamischen kollaborativen Ökosystems
Lange Zeit war E-Mail eine isolierte Anwendung: Man tauschte Mails aus, verwaltete seine Termine und erledigte alles Übrige anderswo. Heute ist Messaging das Rückgrat einer fragmentierten Arbeitsumgebung, die aus Videokonferenzen, Chats, Dokumentenaustausch und vernetzten Anwendungen besteht. Die Nutzungsgewohnheiten haben sich grundlegend geändert. Heute rufen Anwenderinnen und Anwender ihre E-Mails von mehreren Endgeräten ab. Sie teilen Kalender aus der Ferne, bearbeiten Dokumente gemeinsam und erwarten den nahtlosen Übergang von einem Kanal zum anderen.
Dieser Wandel hat E-Mail nicht aus ihrer zentralen Rolle verdrängt, ganz im Gegenteil. Als das am häufigsten genutzte Werkzeug im Alltag ist sie zur Grundlage oder sogar zum Sprungbrett für kollaborative Tools geworden: Videokonferenzen lassen sich aus dem Kalender starten, Anrufe direkt aus den Kontakten tätigen, Dateien per E-Mail teilen und so weiter.
BlueMind wurde so entwickelt, dass es sich nahtlos in Ihre gesamte aktuelle und zukünftige kollaborative Umgebung einfügt. Dank einer offenen Architektur und APIs können bestehende Tools ohne Unterbrechungen eingebunden werden. Jedes Unternehmen kann seine Umgebung den eigenen Anforderungen entsprechend weiterentwickeln und gleichzeitig die Kohärenz seiner Anwendungen gewährleisten.
Ziel ist es, das Erbe Ihrer Organisation zu bewahren und gleichzeitig offenzubleiben für die Kollaboration der Zukunft. Genau auf dieses Gleichgewicht konzentrieren wir uns bei BlueMind.
BlueMind: Das Erbe in einen Mehrwert verwandeln
Bei BlueMind berücksichtigen wir die Bedeutung und Verankerung der E-Mail-Kommunikation im IT-System. Unsere Aufgabe ist es, Unternehmen bei der Übernahme ihrer bestehenden Umgebungen und Daten (Exchange, Zimbra oder andere) zu unterstützen. Wir minimieren die Reibungsverluste für Benutzerinnen und Benutzer und sorgen gleichzeitig für eine nahtlose Migration.
Wir ermöglichen Kontinuität in der Nutzung dank unserer in Europa einzigartigen nativen Unterstützung von Outlook. Außerdem bieten wir fortschrittliche Zugriffsmöglichkeiten: ein modernes und intuitives Webmail-Interface, konzipiert für die aktuellen kollaborativen Anwendungen, sowie die erweiterte Unterstützung für Mobilgeräte und Thunderbird. Unsere Open-Source-Architektur ist auf nachhaltige Weiterentwicklung ausgelegt.
Mit BlueMind hindert Sie Ihr E-Mail-Bestand nicht länger an Veränderungen. Der Wert unserer Arbeit besteht darin, Ihnen einen Weg zu souveräner E-Mail-Kommunikation zu bieten und gleichzeitig Kontinuität für Ihre Nutzerinnen und Nutzer zu gewährleisten. Wir haben uns zum Ziel gesetzt, diesen Wandel zu ermöglichen, zu begleiten und nachhaltig in der digitalen Zukunft Frankreichs und Europas zu verankern.
