Wie Sie Ihre E-Mails von Zimbra zu BlueMind migrieren

Die Migration von geschäftlichen E-Mails kann ein komplexes Projekt sein. Wichtig ist dabei nicht nur, dass alles funktioniert, sondern auch, dass nichts ins Stocken gerät. Aber es geht nicht allein um die technischen Aspekte. Der Systemwechsel kann zu Spannungen unter den Nutzern führen, die so schnell wie möglich zu ihren Gewohnheiten zurückkehren wollen.

BlueMind setzt auf Erfahrung und Fachwissen, um Ihnen komplette Szenarien für die Migration von E-Mails zu BlueMind zu bieten. In diesem Artikel können Sie nachverfolgen, welche Schritte und Werkzeuge BlueMind für eine Migration von Zimbra zu BlueMind vorsieht.

Die Migration vorbereiten

Integration in das Informationssystem

Ihre neue E-Mail-Lösung muss auf Ihren Repositorys aufbauen, zum Beispiel auf Ihrem Verzeichnis und auf dem Gateway- und E-Mail-Routing-System. Das stellt sicher, dass E-Mails weiterhin korrekt zirkulieren, wenn die Anwender zu BlueMind wechseln.

Damit die Anwender immer auf ihre E-Mails zugreifen können, ist die Konfiguration oder der Inhalt Ihres Verzeichnisdienstes (LDAP, Active Directory und/oder SSO-Lösungen wie Kerberos) zu berücksichtigen.

In diesem Schritt müssen Sie sich einige Fragen stellen, zum Beispiel:

• Welche Informationen von Anwendern und Gruppen sollen aus dem Verzeichnis übernommen werden?
• Was ist die Bezugsquelle? Wie sind andere Objekte wie Funktionspostfächer, Ressourcen und das globale Adressbuch abzurufen?

Integration in den bestehenden kollaborativen Perimeter

E-Mail ist der primäre Kommunikationskanal, die meistgenutzte Anwendung und bei den Nutzern in der Regel immer geöffnet. Deshalb bildet E-Mail oft den Ausgangspunkt für die Zusammenarbeit und die Verbindung zu anderen Anwendungen (Video, Chat, Dokumente, Digital Workplace).

Da die meisten Nutzer nicht gern mehrere Anwendungen verwalten, gilt es zu planen, wie die verschiedenen Tools miteinander verbunden werden.

BlueMind hat zahlreiche Konnektoren zu verschiedenen Anwendungen entwickelt. Das erlaubt Ihnen, eine umfassende und integrierte Lösung mit Videokonferenzen, Chat, Telefonie, Dokumenten, Drive, Wissensmanagement einzusetzen – einen kompletten Digital Workplace.

Auswahl und Einsatz der Clients für den Zugang

Mithilfe von Auto-Discover werden Umgebungen und Nutzerinformationen automatisch erkannt, wenn Sie E-Mail-Clients einrichten. Diese Funktion erleichtert Ihnen die automatische Konfiguration des Clients – dazu muss nur die E-Mail-Adresse des Nutzers eingegeben werden. Ein Beispiel: Wenn ein Nutzer zum ersten Mal seine E-Mail-Adresse in Thunderbird eingibt, ruft Auto-Discover automatisch die Konfigurationseinstellungen und die zugehörigen Daten ab.

Die von BlueMind angebotene Auto-Discover-Funktion erweist sich als äußerst nützlich bei der Bereitstellung auf Mobiltelefonen und auf Endgeräten, die Fat Clients wie Outlook oder Thunderbird verwenden. Durch Auto-Discover sparen Sie viel Zeit bei dieser Aufgabe, die sonst schnell langwierig werden kann.

Was den E-Mail-Client betrifft, lässt Ihnen BlueMind die Wahl. BlueMind ist kompatibel mit allen Nutzungsarten. Verschiedenste Mail-Clients profitieren von erweiterten Funktionen der Zusammenarbeit. Sie können in gemischten Szenarien eingesetzt werden, die mehrere Nutzungsarten kombinieren.

• Outlook ist der am weitesten verbreitete Client in Unternehmen und öffentlichen Organisationen – und voll in den Gewohnheiten der Nutzer verankert. Allerdings ist es proprietär, Windows-zentriert, teuer und verwendet spezifische Technologien im geschlossenen Format. Bis heute ist BlueMind die einzige Lösung außerhalb von Microsoft, die Outlook nativ unterstützt, ohne dass sich die Umgebung für den Nutzer verschlechtert.

• Thunderbird ist ein freier, plattformübergreifender E-Mail-Client, der einfach zu konfigurieren und anzupassen ist. Es ist ein guter Mail-Client, aber ein schlechter Client für die Kollaboration. BlueMind bietet eine vollständige Verwaltung von Thunderbird und behebt dessen Hauptmangel. BlueMind integriert nämlich den Kalender, die freigegebenen Kontakte und die gesamte Verwaltung der Freigaben in Thunderbird, um es zu einem Champion der Kollaboration zu machen.

• Webmail ist ein schlankes Tool, das von jedem Endgerät aus zugänglich ist. BlueMind Webmail ist so konzipiert, dass es den gleichen Benutzerkomfort bietet wie ein Fat Client. Das Team „User Experience“ von BlueMind arbeitet täglich intensiv daran, die technische Verbesserung in den Dienst der „UX“ zu stellen.

• Für Mobilgeräte eignet sich BlueMind durch eine responsive Benutzeroberfläche und spezielle Funktionen für mobile Geräte.

Daten und Nutzerkontext übernehmen

Nutzerdaten übernehmen

Einer der wichtigsten Schritte bei der Migration geschäftlicher Mails von Zimbra zu BlueMind ist die Vorbereitung auf die Übernahme der Nutzerdaten:

• E-Mail: E-Mails und E-Mail-Strukturen
• Kalender: Kalender, Veranstaltungen, Treffen, Kategorien und andere
• Kontakte: Kontakte, Kontaktordner, Verteilerlisten und andere

Zunächst gilt es, das Datenvolumen, die Art und die Kriterien für den Datenabruf zu bewerten, um die Auswirkungen auf die Nutzer so gering wie möglich zu halten. Dazu gehört zum Beispiel die Vorgeschichte der Termine, die zu importieren sind.

Hinweis: Dies ist ein günstiger Zeitpunkt, um in den Postfächern aufzuräumen. Es ist in den seltensten Fällen sinnvoll, zehn Jahre alte E-Mails abzurufen, wenn man mit einer neuen Lösung startet.

Nutzerkontext übernehmen

Die Übernahme von E-Mails, Terminkalendern und Kontakten ist die Essenz der Migration. Für die Akzeptanz der Nutzer und den Erfolg des Projekts reicht dies jedoch nicht aus. E-Mail ist das Werkzeug, das Ihre Nutzer täglich am häufigsten verwenden, deshalb finden sich Gewohnheiten, Abkürzungen und Arbeitsweisen in ihren Einstellungen wieder. E-Mail ist auch ein kollaboratives Werkzeug, und die Rechte und Freigaben, die für Ihre Nutzer gelten, sind Teil ihrer gewohnten Umgebung. Kurz gesagt: Nutzer wollen vor allem ihren gesamten Arbeitskontext wiederfinden. Ein Beispiel: Die Sekretärin einer Behörde sollte sich automatisch in den geteilten Terminkalendern zurechtfinden.

Das Migrationstool von BlueMind ermöglicht die Migration von Zimbra-Benutzern zu BlueMind unter Beibehaltung ihrer spezifischen Umgebung. Dazu gehören zum Beispiel Kontaktinformationen, Out-of-Office-Einstellungen, E-Mail-Signaturen, Einstellungen für die Reservierung von Ressourcen (Besprechungsräume, Fahrzeuge) und die Weiterleitung an eine externe E-Mail-Adresse.

Das Tool ermöglicht die Migration von Kalendern und Adressbüchern jedes Nutzers mit den dazugehörigen Berechtigungen und Freigaben. Integriert sind auch alle Freigabeverwaltungen für Kalender und Adressbücher. Der Nutzer kann direkt wieder auf die Kalender und Freigaben zugreifen, auf die er zuvor Zugriff hatte.

BlueMind unterstützt alle Arten von Passwörtern, die von Zimbra verwaltet werden (MD5, SHA1, SSHA und SSHA512 Hash). Daher sind keine Änderungen an den Passwörtern notwendig, wenn Sie von Zimbra zu BlueMind wechseln.

Mit BM-Migrator migrieren

BM-Migrator, das Werkzeug, das für die Migration einer Zimbra-Infrastruktur in eine BlueMind-Installation sorgt, wurde in Python entwickelt. Es verwendet ausschließlich die offenen Programmierschnittstellen (APIs), die in BlueMind und in Zimbra verfügbar sind. Daher kann es auf jedem Rechner gestartet werden, der über einen Netzwerkzugang zu den Zimbra- und BlueMind-Servern verfügt.

Inkrementeller Betrieb

Die Migration von einem Zimbra-Server zu einem BlueMind-Server kann in mehreren Schritten durchgeführt werden, zu unterschiedlichen Zeitpunkten. Um Ihnen diesen Prozess zu erleichtern, erlaubt das Migrationswerkzeug die inkrementelle Synchronisation von Zimbra und BlueMind. Das bedeutet, Sie können eine erste Synchronisation starten und dann bei einigen Nutzern überprüfen, ob sie funktioniert, bevor Sie die Synchronisation weiterführen. Mithilfe der neuen Daten, die in Zimbra angekommen sind, bleiben Sie auf dem aktuellen Stand. Dieser differenzielle Ansatz sorgt für schnellere Verarbeitung und reduziert die Menge Logs, die das Tool erzeugt. Das minimiert die Anzahl der Überprüfungen, die notwendig sind. Da Messaging in der Regel große Datenmengen verwaltet und die Migration von Daten viel Zeit in Anspruch nehmen kann, bringt Ihnen dieser Ansatz deutliche Erleichterung.

Weitere wichtige Pluspunkte

Das Migrationswerkzeug von BlueMind hat große Vorteile:

• Es ist mühelos zu installieren und zu verwenden. BlueMind hat daran gearbeitet, die Installation des Tools so einfach wie möglich zu gestalten. Eine einfache ausführbare Datei enthält das gesamte Migrationstool. Einzige Ausnahme ist die Funktion „imap-sync“, die manuell installiert werden muss, bevor die Nachrichtensynchronisation gestartet werden kann.

• Es kann im Dry-Run-Modus arbeiten. Dies erlaubt die Simulation der Migration. Sie können die Aktionen, die durchgeführt werden müssen, testen, ohne sie tatsächlich durchzuführen. Dadurch können Sie sicherstellen, dass alles reibungslos abläuft.

• Es erstellt umfassende Protokolle zur Analyse. Warnungen über problematische Vorgänge und Daten werden angezeigt, damit Sie diese schnell korrigieren können.

• Es integriert eine Shell. Die Shell vereinfacht das Schreiben von zusätzlichen Skripten für spezielle Bedürfnisse. Auf diesem Weg können Sie auf alle Richtlinien und Daten in BlueMind und Zimbra zugreifen. Ein Beispiel: Wird eine Migration aufgrund ungültiger oder inkonsistenter Daten abgebrochen, können Sie diese Daten in Echtzeit ändern. Danach teilen Sie dem Migrationstool mit, dass es den Prozess an dieser Stelle fortsetzen soll.

Kurzer Exkurs zu PSTs für Outlook-Nutzer

Wenn sie mit Outlook arbeiten, haben einige Ihrer Nutzer auf dem Rechner möglicherweise lokal Daten im PST-Format gespeichert. PST-Daten (Personal Storage Table) sind eine Art Container, der mehrere Outlook-Elemente in einer einzigen Datei zusammenfasst, etwa E-Mails, Kontakte, Kalender. PST-Daten werden häufig von den Nutzern und nicht von der IT-Abteilung erstellt und verwaltet.

Das Migrationswerkzeug von BlueMind übernimmt auch PSTs nach dem beschriebenen inkrementellen Verfahren.

Den Übergang managen und die Koexistenz sichern

Vor allem in großen Organisationen mit mehreren Tausend Nutzern kommt es häufig vor, dass bestimmte Nutzergruppen zu unterschiedlichen Zeitpunkten oder gar nicht migrieren. Möglicherweise ist die Migration auch nicht für alle Nutzer auf einen Schlag durchführbar. In solchen Fällen ist es wichtig, dass die verschiedenen E-Mail-Lösungen reibungslos koexistieren. BlueMind sorgt durch zwei Funktionen vor: die Auto-Discover-Funktion, die Informationsanfragen an die entsprechenden Server verteilen kann, und die Split-Domain-Funktion.

Dank Split-Domain können Sie die Nutzer einer Domain zwischen BlueMind und Zimbra aufteilen, ohne dass Nachrichtenrouting beeinträchtigt wird. Sie haben die Möglichkeit, Mailboxen batchweise zu migrieren, was die Verwaltung für die Administratoren erleichtert und den Übergang für die Benutzer transparent macht. Dank Split-Domain ist die Dauer der Migration nach Ihren Bedürfnissen steuerbar.

Veränderungen begleiten

Zusammenarbeit der verschiedenen Clients

BlueMind ist der einzige Messenger, der unabhängig vom Client das gleiche Niveau der Zusammenarbeit gewährleistet, und zwar für:

• Thunderbird – mit mehr Möglichkeiten zur Zusammenarbeit, etwa mit nativer Kalenderverwaltung
• Outlook –durch native Kompatibilität, ohne Konnektoren und ohne Beeinträchtigung der Arbeitsweise Ihrer Nutzer
• Mobile Endgeräte
• Webmail –zu 100 % auf maximale Nutzerfreundlichkeit ausgelegt

Ressourcen, um sich BlueMind anzueignen

BlueMind bietet eine breite Palette an Ressourcen, die Nutzer bei der Erkundung und Einführung von Collaborative Messaging unterstützen. Dazu gehören unter anderem eine umfassende Dokumentation, didaktische Leitfäden im Ein-Seiten-Format, Diskussionsforen, Blogartikel, Videos und die Möglichkeit, zu Entwicklungen oder Übersetzungen beizutragen. Diese Ressourcen ermöglichen Ihnen, das Beste aus BlueMind herauszuholen, auftretende Probleme zu lösen und über die neuesten Entwicklungen auf dem Laufenden zu bleiben.

Einige Ressourcen, etwa Leitfäden, sind im Quelltext verfügbar. So können Sie sie im Zuge des Change-Management-Prozesses an Ihre Farben, Gepflogenheiten und den eigenen Kontext anpassen.

Alle Ressourcen sind auf einer einzigen Plattform zusammengefasst, AllBlueMind, die Sie hier im Detail kennenlernen können.

Ein abschließender Tipp: Sehen Sie sich das Video zum Webinar „Von Zimbra zu BlueMind migrieren“ an, das im Juni 2023 gehalten wurde.