BlueMind erweitert seine Funktionen und beseitigt Hindernisse, denen sich aktuell viele gegenüber sehen. Ziel ist es, dass Organisationen ihre Exchange- oder 365-Postfächer endlich hinter sich lassen und für reibungslose Zusammenarbeit sorgen können. BlueMind Version 5 bietet die Möglichkeit, E-Mails, Aufgaben und Termine in Outlook und im Web zu delegieren.
Diese Funktion wird häufig für das Management von „VIPs“ genutzt. Deren Teams können damit ihre Kommunikation und Planung sicherer und flexibler verwalten.
Sinn und Zweck des Delegierens
E-Mail ist das meistgenutzte und wichtigste Mittel der geschäftlichen Kommunikation. Eine Reihe von Personen muss aufgrund ihrer Funktion, ihres Berufs, ihres öffentlichen Status oder ihrer Tätigkeit besonders viele Nachrichten und Termine empfangen und bearbeiten. Dazu gehören zum Beispiel Führungskräfte und Abgeordnete, denen in der Regel nicht genügend Zeit dafür zur Verfügung steht. Daher delegieren sie die Verwaltung ihres Posteingangs und ihres Terminkalenders an andere Personen, etwa an Assistenten oder Sekretärinnen.
Delegieren ermöglicht es einem oder mehreren Mitarbeitern, in Ihrem Namen eine E-Mail zu schreiben – sichtbar oder unsichtbar. Der oder die Delegierte kann Ihren Kalender verwalten (Termine einsehen oder ändern, Einladungen annehmen oder ablehnen) und Ihre Aufgaben oder Kontakte managen.
Diese Lösung ist besonders nützlich in Situationen, in denen das Zeitmanagement kritisch ist, zum Beispiel in folgenden Fällen:
- Ein Unternehmensleiter vertraut seinem Assistenten die Beantwortung dringender E-Mails und die Verwaltung von Besprechungsterminen an. Durch diese logistische Anpassung kann der Geschäftsführer Zeitverluste vermeiden und sich auf strategische Entscheidungen konzentrieren.
- Das Sekretariat eines Bürgermeisters kann Termine mit Bürgerinnen und Bürgern vereinbaren und E-Mails im Namen des gewählten Vertreters beantworten. Das gewährleistet einen reibungslosen Ablauf des Tagesgeschäfts.
Delegieren, Open Source, Outlook und BlueMind
Delegieren geht weit über das einfache Setzen von Lese-, Sende- oder Schreibrechten in der E-Mail oder im Kalender eines Dritten hinaus. Zu den Anwendungs- und Geschäftsfällen gehören die Möglichkeit, Einladungen automatisch an den Dritten zu kopieren, die Granularität, die Unterscheidung zwischen „als“ und „von“ und vieles mehr. Microsoft bietet vollständiges und grafisches Delegieren in Outlook an – wenn es mit Exchange oder 365 verbunden ist. Deshalb ist es für viele VIPs und ihre Organisationen sehr gebräuchlich, wenn nicht sogar unverzichtbar geworden. Da Open-Source-Lösungen dies in der Regel nicht oder nur eingeschränkt bieten, ist dies einer der objektiven Gründe, warum Anwender an der Kombination Outlook/Exchange festhalten.
Seit der Version 5 integriert BlueMind die Delegieren-Funktion, sei es über Webmail oder über die nativen Schnittstellen von Outlook – und zwar übergreifend. Alle Ihre Benutzer, ob mit Outlook, Web oder Thunderbird, verfügen über den gleichen Funktionsumfang.
BlueMind ist die einzige Lösung, die Outlook nativ unterstützt. Bei der geschäftlichen E-Mail, dem am häufigsten verwendeten Werkzeug im Alltag, haben Komfort und Zufriedenheit der Benutzer Vorrang vor der Souveränität. Konkret bedeutet dies, dass die Möglichkeit, Outlook – den am weitesten verbreiteten Fat Client in Organisationen – beizubehalten, die Wahl des E-Mail-Systems bestimmt. Aus diesem Grund investiert BlueMind seit über 10 Jahren in diese Unterstützung und bietet heute die einzige souveräne Lösung, die nativ mit Outlook kompatibel ist.
E-Mail-Management delegieren
Über Ihre E-Mail-Einstellungen können Sie ganz einfach einen Delegierten einrichten. Den Grad an Delegierung können Sie in BlueMind genau kontrollieren:
- Der oder die Delegierte kann für Sie schreiben: Ein Verkaufsleiter kann seiner Assistentin erlauben, Angebote im Namen des Unternehmens zu schreiben, während sein Name als Absender sichtbar bleibt.
- Der oder die Delegierte kann in Ihrem Namen versenden: Die Sekretärin eines Anwalts kann E-Mails an Mandanten versenden, die sowohl ihren Namen als auch den Namen des Anwalts enthalten. Ziel ist dabei, Transparenz zu gewährleisten.
Delegieren der Terminverwaltung
Wenn Sie anderen erlauben möchten, Ihre Einladungen zu verwalten, ist das Verfahren ebenso intuitiv. Es gibt zwei Hauptoptionen:
- Der oder die Delegierte erhält Ihre Einladungen und antwortet darauf: Der Assistent der Geschäftsleitung kann eine wöchentliche Sitzung organisieren, indem er die Einladungen im Kalender seiner Vorgesetzten annimmt oder ablehnt.
- Der oder die Delegierte kann Ihre privaten Termine sehen: Diese Variante eignet sich für Situationen, in denen eine vollständige Synchronisation der Terminkalender unerlässlich ist. Ein Beispiel wären zwei Projektleiter, die gemeinsam an zeitkritischen Terminen arbeiten. Wenn man „kann private Elemente im Kalender sehen“ anklickt, erhält der Delegierte dennoch keine Einladungen zu privaten Terminen.
Sie können auch entscheiden, ob Sie Ihre Einladungen weiterhin parallel verwalten oder diese Aufgabe vollständig dem oder der Delegierten überlassen möchten. Wenn Sie mehr über den BlueMind-Kalender wissen möchten, klicken Sie bitte hier!
Delegieren von Aufgaben und Kontakten
BlueMind bietet auch die Möglichkeit, den Zugriff auf die Anwendungen „Aufgaben“ und „Kontakte“ zu delegieren:
- Kollaboratives Aufgabenmanagement: Ein Teamleiter kann ein Mitglied des Teams mit der Überwachung von Aufgaben betrauen, um sicherzustellen, dass alle Termine eingehalten werden.
- Freigabe von Kontakten: Ein Account Manager kann seiner Assistentin Zugriff auf Geschäftskontakte gewähren, damit sie Termine mit Partnern vereinbaren kann.
Fazit
BlueMind integriert das Delegieren von E-Mails, Terminen, Aufgaben und Kontakten, sei es mit Outlook oder der Webschnittstelle. Damit beantwortet BlueMind die starke Nachfrage der Organisationen nach Zusammenarbeit. Ob es darum geht, Zeit zu sparen oder die tägliche Verwaltung zu vereinfachen – diese Funktion ermöglicht es jedem Benutzer, sich auf seine Prioritäten zu konzentrieren.
Mit der Ankündigung, dass der Support für Exchange 2016 und 2019 am 14. Oktober 2025 ausläuft, sollten Sie wieder einmal die finanziellen Auswirkungen von Microsoft hinterfragen. Es gibt mit BlueMind eine souveräne Lösung, die es Ihnen erlaubt, die Nutzungsgewohnheiten Ihrer Anwender zu respektieren. Nutzen Sie jetzt Ihre Chance, finanzielle Autonomie und digitale Souveränität zurückzugewinnen!
Das Argument, es gebe keine äquivalente Lösung, die es erlaubt, Outlook für bestimmte Nutzer zu behalten, gilt jedenfalls nicht mehr.
#WirhabendieWahl
Weitere Informationen finden Sie in der Dokumentation zu BlueMind v5.
