Wenn Sie eine E-Mail erhalten, landet sie in Ihrem Posteingang.
Die Antwort, die Sie dem Absender und den anderen Empfängern senden, wird in Ihrem Postausgang abgelegt.
Falls einer der Empfänger eine Antwort schreibt, erhalten Sie seine Nachricht wieder im Posteingang.
Normalerweise sind diese Elemente voneinander getrennt und manchmal werden sie sogar noch von anderen Nachrichten unterbrochen, die in der Zwischenzeit ein- oder ausgegangen sind. Einen kompletten Thread wiederherzustellen, ist ein ziemlicher Aufwand, der mit zunehmender Teilnehmerzahl und Dauer der Konversation immer größer wird. Toi toi toi, wenn Sie eine Konversation mit zehn Teilnehmern über die letzten zwei Monate wiederstellen möchten. Glücklicherweise hat BlueMind eine Lösung für dieses Problem: den Konversationsmodus.
Der Konversationsmodus: wie funktioniert das?
Der Konversationsmodus (Englisch: Threading) ermöglicht Ihnen, alle E-Mails derselben Antwortkette an ein und demselben Ort vorzufinden: in Ihrem Posteingang oder in einem Ordner (auf den wir noch zurückkommen werden). Es ist nicht mehr notwendig, den Postausgang aufzurufen, um Ihre Antworten anzuzeigen, und Sie brauchen auch nicht mehr den Posteingang nach den dazugehörigen eingegangenen Nachrichten zu durchsuchen.
Anstelle einer einmaligen E-Mail sehen Sie die E-Mail des letzten Teilnehmers der Konversation (das können Sie selbst sein) und ein Symbol mit der Anzahl der Nachrichten in der Konversation.
Ein einfacher Mausklick reicht, um die Konversation zu öffnen und alle Nachrichten dieser Konversation einzublenden. Es handelt sich um alle Nachrichten, für die die Schaltfläche Antworten (wenn Sie als Empfänger der Antwort ausgewählt wurde) oder Allen antworten verwendet wurde, sowie Ihre eigenen Beiträge zu dieser Konversation.
Sie können Aktionen für sämtliche E-Mails einer Konversation auf einmal ausführen:
- Antworten und die gesamte Konversation weiterleiten
- Die gesamte Konversation als gelesen/nicht gelesen markieren
- Die Nachverfolgung der gesamten Konversation (mit Markierungen) sicherstellen
- Die Konversation löschen (dabei werden alle enthaltenen E-Mails ebenfalls gelöscht)
- Die Konversation in einen Ordner verschieben:
Der Konversationsmodus hindert Sie nicht daran, auf jeder Nachricht einzeln Aktionen durchzuführen. Beispielsweise können Sie zwei E-Mails aus der derselben Konversation unterschiedlichen Ordnern zuordnen. Der Konversationsmodus ist eine einfache visuelle Unterstützung, die E-Mail auf dem Server wird nicht dupliziert, sie befindet sich an einem einzigen Ort. Der tatsächliche Standort jeder E-Mail wird in der Konversation angegeben.
Der Konversationsmodus wird schnell der unverzichtbare Verbündete Ihres Posteingangs werden, auch wenn Sie zu Beginn vielleicht ein paar Vorbehalte haben …
Alte Gewohnheiten ändern?
Weil E-Mail das am häufigsten verwendete Tool in Unternehmen ist, ist es wahrscheinlich auch das Tool, dem Sie am meisten Zeit widmen. Natürlich wissen wir, wie schwierig es ist, die eigenen Gewohnheiten zu ändern. Der Konversationsmodus macht hier keine Ausnahme und die Eingewöhnung wird ein wenig Zeit in Anspruch nehmen.
Zu den gewöhnungsbedürftigen Aspekten gehört, dass Konversationen die chronologische Anordnung Ihres Posteingangs verändern. Am Montag, den 1., sendet Leslie eine E-Mail an Sylvain und Geralt. Sylvain antwortet innerhalb einer Stunde. Diese Antwort wird, wie sonst auch, ganz oben im Posteingang angezeigt.
Eine Woche später, also am Montag, den 8., antwortet Geralt. Daraufhin erscheint die gesamte Konversation, einschließlich der bereits in der vorherigen Woche ausgetauschten Nachrichten, ganz oben im Posteingang. Das kann zu Beginn ein wenig verwirrend sein, wenn Sie gewöhnlich Ihre E-Mails einzeln anhand des vermutlichen Eingangsdatums in Ihren Ordnern suchen.
Ein weiterer Punkt, der etwas Gewöhnung erfordert, ist die Tatsache, dass eine Konversation ausgehend von der Betreffzeile der E-Mail erstellt wird. Wenn jemand in der Konversation den Betreff ändert, zum Beispiel, um präzisere Angaben zu machen, bilden die entsprechenden E-Mails eine eigene neue Konversation.
Wie haben wir das früher nur ohne geschafft?
Wer den Konversationsmodus ausprobiert, der bleibt dabei! Mit ihm können Sie Zeit und Klicks sparen. Da wir mittlerweile wohl alle mehrere Stunden pro Tag mit der Bearbeitung unserer E-Mails verbringen, kann der Zeitgewinn schnell signifikant werden.
Alle E-Mails einer Konversation nehmen in Ihrem Posteingang nur noch eine Zeile in Anspruch. Dadurch wird der Posteingang deutlich visuell entlastet: er wird übersichtlicher und Sie finden das gesuchte Thema auf einen Blick. Und weil sich alle Antworten auf eine Nachricht an ein und demselben Ort befinden, müssen Sie nicht mehr von hier nach dort wechseln oder lange suchen, um einen Thread zu verfolgen, und Sie werden keine E-Mail übersehen. Das kann Sie, beispielsweise nach dem Urlaub, ein paar Stunden Zeit gewinnen lassen.
Der Konversationsmodus bewirkt eine Strukturierung Ihres Postfachs nach Thema (Betreff) und nicht nach einzelnen E-Mails, was sehr viel effizienter und natürlicher ist.
Der Konversationsmodus wird für Ihre E-Mail so unverzichtbar werden, wie für Ihre SMS oder Diskussionen in Chat-Gruppen, und Sie werden sich schnell fragen: Wie haben wir das früher nur ohne geschafft?
Sie haben die Wahl
Gehören Sie zu denen, für die der Konversationsmodus der wichtige Verbündete einer gut verwalteten Mailbox geworden ist oder möchten Sie Ihre Nachrichten lieber manuell verfolgen? Keine Angst, Sie müssen sich nicht für eine Vorgehensweise entscheiden. BlueMind gestattet Ihnen, den Konversationsmodus ganz einfach in den Einstellungen für das E-Mail-System zu aktivieren oder zu deaktivieren:
