Es ist soweit: Der neue BlueMind-Webmailer ist da! Begleiten Sie uns auf einem Rundgang durch den Benutzerbereich und die technischen Aspekte

Es ist soweit: Der neue BlueMind-Webmailer ist da (in der Beta-Version). Ein sechsköpfiges Team war 3 Jahre lang mit der Entwicklung beschäftigt (und die Arbeit ist noch nicht beendet), um Ihnen diese neue Anwendung anzubieten.

Der neue Webmailer ist die erste (und bei weitem die wirkungsvollste) Anwendung mit unserer neuen Schnittstelle, von der künftig auch die anderen Komponenten (Kontakte, Kalender usw.) profitieren werden.

Im vorliegenden Artikel kommen wir auf die Entstehung des Projekts zu sprechen, Sie werden verstehen, warum dieser neue Webmailer notwendig ist und was die Ziele und großen Herausforderungen bei seiner Entwicklung waren. Begleiten Sie uns anschließend auf unserem Rundgang und erkunden Sie mit uns die wichtigsten Aspekte der neuen Anwendung. Und weil die Arbeit eines Softwareunternehmens nie zu Ende ist, können Sie am Schluss des Artikels einen Blick hinter den Vorhang und auf die laufenden und künftigen Entwicklungen werfen. Sind Sie bereit? Es geht los mit dem neuen Webmailer.

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Ein neuer Webmailer? Wozu?

Wenn BlueMind im Bereich der Groupware aktiv ist, dann um Unternehmen eine souveräne, bewährte und kostengünstigere Alternative zu den vorherrschenden ausländischen Lösungen anzubieten, die den Markt abschotten. Weil E-Mail das am häufigsten verwendete Kommunikationsmittel in Unternehmen ist, ist die Zufriedenheit der Benutzer der wichtigste Aspekt, wenn es um das Thema E-Mail geht. Unsere Strategie besteht daher darin, alle Benutzer zufriedenzustellen, indem wir – auch was die kollaborative Ebene anbetrifft – die einzige Lösung werden, die mit Thunderbird, Macintosh, mobilen Geräten, aber vor allem (und das ist eine Glanzleistung) mit Outlook, dem Favoriten in allen Benutzerkategorien, kompatibel ist.

Kompatibilität mit ALLEN Nutzungen heißt auch, Organisationen einen Webmailer anzubieten, der Installations- und Implementierungskosten vermeidet. Und es bedeutet, den Benutzern eine leichte Anwendung zu liefern, auf die sie mit jedem beliebigen Endgerät zugreifen können.

Die neue Version des BlueMind-Webmailers wurde von Grund auf neu konzipiert, indem wir:

• als technologische Basis den BlueMind-Server, erweitert um eine neue Webservice-API, gewählt haben,
• eine neue technologische Basis für die grafische Benutzeroberfläche definiert haben,
• unsere Expertise und die gesammelten Erfahrungen unserer Kunden genutzt haben.

Die Flexibilität und Schlankheit eines Standard-Webmailers genügt den Benutzern, vor allem in dieser Zeit der massiven Telearbeit, nicht mehr. Aufgrund des festgestellten Bedarfs an Mobilität, Produktivität und Ausbaufähigkeit haben wir uns einem sehr viel vollständigeren Webmailer zugewandt als der eingeschränkten (wenn auch häufig zutreffenden) Vorstellung eines „Backups“ für den Fat Client.

Unser Webmailer erhält das „Look and Feel“ eines Fat Client ohne seine großen Nachteile: Implementierung und Verwaltung des Lebenszyklus auf der Clientstation mit einer Fokussierung auf die Nutzung: Produktivität, Schnittstellen und direkte Verknüpfungen mit anderen kollaborativen Tools. Die Webmail wird nicht länger eine sekundäre Anwendung bleiben, sondern die vorrangige Anwendung und die nachhaltige Alternative zu Fat Clients werden.

Um diese schwierige Aufgabe zu erfüllen, mussten wir besondere technische Herausforderungen meistern und die gesamte Entwicklung auf den Begriff des „Benutzererlebnisses“, das UX-Design, ausrichten.

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Willkommen bei unserem Rundgang durch den Benutzerbereich

Und los geht‘s. Auf dem Programm: Navigation in der Mail-Oberfläche, Verfassen von Nachrichten, Erstellen von Ordnern, Senden und Empfangen von Einladungen, Exkurs in den Kalender usw.

Der Webmailer bietet Ihnen alle BlueMind-Funktionen, damit Sie genauso effizient arbeiten können wie in einem Fat Client: angenehme, effiziente und schnelle Verwaltung Ihrer Mails, Ordner, geteilten und spezifischen Mailboxen sowie Ihrer Entwürfe, detaillierte Suchvorgänge, dazu die Verwaltung von Einladungen und die Suche nach verfügbaren Terminen im Kalender, die Verwaltung der E-Mail-Signaturen des Unternehmens, die Ressourcenverwaltung für Videokonferenzen, das automatische Abtrennen großer Anlagen, die Filter usw.

Und damit sind die guten Nachrichten noch nicht zu Ende: Der neue Webmailer bietet auch neue Funktionen, die seine Verwendung noch praktischer machen:

• Verfügbarkeit auf mobilen Geräten: reaktive Benutzeroberfläche und spezifische Funktionen für die Anpassung an mobile Geräte.
• Gegenvorschlag für Besprechungstermine: Sie erhalten regelmäßig Einladungen in Ihrem Kalender, aber manchmal passt die Uhrzeit nicht? Anstatt sich in einen umständlichen E-Mail-Austausch mit den anderen Teilnehmern zu stürzen, bietet BlueMind künftig die Möglichkeit, dem Organisator eine neue Uhrzeit für die Besprechung vorzuschlagen, die in den Workflow zur Verwaltung der Besprechung aufgenommen wird. Wir werden dieser neuen Funktion einen eigenen Artikel und ein Video widmen (aktivieren Sie die Benachrichtigungen, um nichts zu verpassen).

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Ein Blick unter die Motorhaube: die großen technischen Herausforderungen

Die Entwicklung des neuen Webmailers erforderte eine neue Konzeption und ehrgeizige technische Entscheidungen. Hier die großen Herausforderungen, die unser Entwicklungsteam begeistert und in Atem gehalten haben:

• Der Offline-Modus, den es bereits für den Kalender und die Kontakte gibt, steht jetzt auch für die E-Mail zur Verfügung: Sie haben 2 Stunden vor sich und sitzen im Flugzeug oder im Zug und der 4G-Zugang blinkt? Eine gute Gelegenheit, die nächste Besprechung vorzubereiten! Aber dafür benötigen Sie Zugriff auf den gesamten vorhergehenden E-Mail-Austausch zum Thema und die Möglichkeit, einen Entwurf zu verfassen – alles ohne Internet-Verbindung und ohne Fat Client. Der neue Webmailer und die globale Web-Architektur von BlueMind machen es möglich. Für die Verwaltung des Offline-Modus arbeitet der neue Webmailer mit einer Synchronisierung auf verschiedenen Datenebenen, er implementiert das Konzept des „Service Worker“ und verwendet die IndexedDB, um Daten offline zu verarbeiten und ihre Konsistenz zu garantieren, sobald die Verbindung wieder hergestellt ist. Weitere Einzelheiten werden Sie in den kommenden Monaten in einem kompletten Artikel zum Online-Modus finden.

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• Barrierefreiheit: Laut einer Schätzung wird die digitale Barrierefreiheit in Deutschland 25,3 Millionen Menschen betreffen. Allen Benutzergruppen Zugang zu ihrem E-Mail-System zu ermöglichen, war eine der großen Baustellen des Webmailers. Dieser Bereich deckt insbesondere das Caret Browsing, die sorgfältige Strukturierung der Schnittstellen, die Audio-Navigation oder den erhöhten Kontrast ab. Zu den Arbeiten und technischen Entscheidungen im Zusammenhang mit der Barrierefreiheit wird es einen eigenen Artikel geben.

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• Benutzererlebnis: Der Benutzer steht im Zentrum des Entwicklungsansatzes von BlueMind. Ein Webmailer kann nur dann eine Alternative zu einem Fat Client werden, wenn die Person, die damit arbeitet, ein ebenso reibungsloses und praktisches Benutzererlebnis erhält. Der BlueMind-Webmailer wurde vollständig nach den Prinzipien des UX-Design konzipiert. Wir haben diesem Thema einen kompletten Artikel gewidmet, den Sie hier finden.

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• „Mobile First“: Dieser Entwicklungsansatz, bei dem die Darstellung auf mobilen Endgeräten Priorität erhält, ermöglicht ein umfassendes Benutzererlebnis auf jedem beliebigen Gerät, ob Smartphone, Tablet oder PC. Eine Herausforderung für die Entwickler, die bei jedem Schritt das mobile Gerät im Auge behalten müssen (Benutzererlebnis, spezifisches Verhalten auf mobilen Geräten, Layout-Modell, Kodierung usw.). Wie wird nach dem Prinzip „Mobile First“ entwickelt? Indem man die Oberflächen für alle Bildschirme mit den CSS Breakpoints, den flexiblen BootstrapVue-Komponenten, den Emulatoren mobiler Geräte (Android SDK AVD) usw. konzipiert.

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• Interaktionen zwischen Anwendungen: Die Multiplizierung der Interaktionen zwischen den BlueMind-Anwendungen wie z. B. die Terminverwaltung der Kalender oder die direkte Integration der Kontaktkarten aus dem E-Mail-System gestattet ein nahtloses Benutzererlebnis. Ermöglicht wird das durch die von der BlueMind REST-API etablierten Standards, die von jeder beliebigen Anwendung aus zugänglich ist.

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• Benachrichtigungen: Intelligente Benachrichtigungen weisen den Benutzer auf etwas hin, ohne ihn zu behindern, und bieten ihm die Möglichkeit, über verknüpfte Links entsprechend zu reagieren. Was die Technik anbetrifft, haben wir mit „Vue Router“ gearbeitet, das anklickbaren HTML-Links gestattet, Schnittstellenbereiche zu öffnen, ohne die Seite neu zu laden. (Ein praktisches Beispiel: Per Mausklick auf den Benachrichtigungs-Link „Der Ordner „XYZ“ wurde erstellt.“ wird dieser Ordner in der Schnittstelle ausgewählt.)

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• Einfache Ordnererstellung: Die Verwaltung der Mailordner war nicht die größte Stärke des BlueMind-Webmailers. Der neue Webmailer gestattet, Mailordner direkt und einfach für eine schnelle Umorganisierung zu erstellen, zu ändern oder zu löschen. Ein neuer Ordner kann jetzt direkt bei der Verschiebung von Nachrichten und ohne den Umweg über eine andere Schnittstelle erstellt werden.

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• Große E-Mail-Anlagen: Um den Versand umfangreicher Dokumente (die nicht per Mail gesendet werden können) zu ermöglichen, ohne die Gewohnheiten der Benutzer zu verändern, bietet auch der neue Webmailer die Funktion, Anlagen anhand bestimmter Kriterien automatisch abzutrennen. Mailserver und Übertragungen werden entlastet, da die Dokumente im Filehosting von BlueMind oder in einer über die REST-API verbundenen Anwendung wie das Cloud-Laufwerk Nextcloud oder Jalios gespeichert werden.

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• HTML 5: Die technologischen Fortschritte der Browser gestatten eine Bereicherung des Benutzererlebnisses auf mehreren Ebenen: Erkennen eines neuen Inhalts auf einen Blick anhand des dynamischen Favicon, sofortige Zusammenfassung einer neu eingehenden Mail mit nativen Benachrichtigungen oder Zeitgewinn bei der Verfassung mit nativem Ziehen und Ablegen.

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• Progressiv: Wenn nur das Wesentliche geladen wird, nicht aber die leeren Bereiche, wird das Benutzererlebnis fluider und die Ladezeiten werden reduziert. Dieses Vorgehen verlangt von den Entwicklern eine Änderung ihrer Denkweise. „Alles laden“ bedeutet nicht mehr „Alles anzeigen“, sondern: nur die sichtbaren Daten laden, die verschiedenen Bereiche parallel laden und nicht geladene Bereiche durch sichtbare Platzhalter ersetzen.

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• Server-Push: Diese Funktion gestattet dem Server, eine Information an den Client zu senden, sobald sie verfügbar ist, ohne eine vom Browser verlangte Aktualisierung (Pull genannt) abzuwarten. Unnötige Abfragen werden vermieden und es werden nur relevante Informationen übermittelt. Dank der Technologie der WebSockets kann der Server Daten direkt an die Web-App senden, die im Browser ausgeführt wird. Auf der Core-Seite gestattet der Event Bus von Vert.x die Verwaltung der an die Clients zu sendenden Termine.

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• Optimistic Rendering: Für einen reibungsloseren Ablauf und ein positiveres Benutzererlebnis wird für die Aktualisierung der Oberfläche die Bestätigung des Servers nicht abgewartet. In der Praxis heißt das, dass für die Änderung der Oberfläche davon ausgegangen wird, dass die Transaktion erfolgreich ist, bevor das „echte“ Ergebnis der Transaktion vorliegt. Das ist nicht immer unproblematisch, da es möglich sein muss, den vorherigen Zustand wiederherzustellen, wenn die Transaktion scheitert. Beispiel: Wenn eine Transaktion darin besteht, alle ausgewählten Nachrichten zu löschen, muss diese Liste irgendwo erhalten bleiben, damit die Nachrichten (und die damit verbundenen Informationen wie z. B. die Anzahl der nicht gelesenen Nachrichten), auch wenn man sie nicht anzeigt, wiederhergestellt werden können, solange die Transaktion nicht bestätigt wurde.

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• Modernes Entwicklungsengineering (UX-Ansatz, Figma, VSCode, Vuex usw.) garantiert als Basis für neue BlueMind-Schnittstellen eine bessere Wartung und Erweiterungsfähigkeit des Produkts.

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Und was kommt danach? Die Roadmap für 2021-22

Die Arbeit eines Softwareunternehmens ist nie zu Ende!

Der neue Webmailer ist da und wird auch für seine zukünftigen Versionen weiterhin um neue Ideen und Funktionen erweitert.

Dieses wichtige Projekt war außerdem ein Experimentierfeld für:

• die Übernahme einer neuen Entwicklungsmethode nach den Prinzipien des UX-Designs und der Barrierefreiheit für Webanwendungen,
• die Festlegung einer neuen Softwarebasis der Web-Benutzeranwendungen von BlueMind.

Nach dem Webmailer werden die übrigen BlueMind-Webanwendungen anhand dieser Prinzipien modernisiert: die Einstellungen, die Kontakte, der Kalender usw.

Neben der Modernisierung der Benutzeroberflächen, den schrittweisen Verbesserungen und der verstärkten Unterstützung der Outlook MAPI befinden sich vier weitere Achsen in der Entwicklung, die in den künftigen Versionen konkretisiert werden:

• Die Groupware-Erweiterung, um die Funktionen Videokonferenz, Chat, CTI usw. auf eine effizientere Art für den Benutzer zu integrieren
• Die Bündelung der BlueMind-Plattformen für eine flexible Verwaltung sehr hoher Benutzerzahlen
• Die Verbesserung der globalen Widerstandskraft und die Optimierung der Aktualisierungs- und Betriebsprozesse, um die Auswirkungen auf die Benutzer zu reduzieren und beispielsweise den Neustart bestimmter Dienste transparent zu machen
• Die Schnittstellen mit Partnerlösungen

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