Der Wechsel von der gewohnten zu einer neuen E-Mail-Lösung macht Angst. Aber angesichts steigender Kosten und dem Ende des Supports für Exchange wird die Frage zunehmend dringlich. Was können Sie tun?
Die E-Mail-Infrastruktur wechseln? Zu riskant, zu langwierig, zu kritisch, zu viele Gewohnheiten bei den Nutzerinnen und Nutzern. Und gleichzeitig werfen verschiedene Entwicklungen die Frage auf: immer neue, übertriebene Preiserhöhungen bei Lösungen von US-Firmen, der auslaufende Support für Exchange, geopolitische Instabilität.
In diesem Artikel räumen wir mit einem verbreiteten Irrtum auf („E-Mail ist einfach“). Wir benennen ganz konkret die Hürden und Schwierigkeiten beim Wechsel der E-Mail-Plattform. Und vor allem zeigen wir Ihnen einen Weg auf, wie Sie erfolgreich migrieren können, ohne Outlook aufzugeben.
Folgen Sie dem Leitfaden:
- E-Mail ist einfach? Falsch!
- E-Mail-Infrastruktur anfassen? Lieber nicht!
- E-Mail-Management ist anspruchsvoll
- Softwareanbieter tragen Verantwortung
- Dilemma der IT-Leitung: Migrieren oder kapitulieren?
- Objektive Gründe für den Wechsel
- Wechsel ohne Bruch: Die BlueMind-Methode
E-Mail ist einfach? Falsch!
„In Europa gibt es nicht einmal eine solide oder kostengünstige Alternative für professionelle E-Mail, Kalender und etwas Cloud. Dabei ist das eigentlich nicht schwer zu kopieren.“
Dieser Satz, auf LinkedIn gelesen, bringt das große Missverständnis rund um kollaborative E-Mail-Lösungen auf den Punkt: „E-Mail ist einfach.“ E-Mail ist das einfache Tool, das beim Bürostart ohne Zutun läuft. Jeder und jede sollte das doch können, oder?
Falsch! E-Mail in Unternehmen ist wie Strom. Alle erwarten, dass die Versorgung immer funktioniert, ohne dass sie darüber nachdenken müssen. Was sie dabei vergessen: Zwischen Lichtschalter und Glühbirne liegt ein Atomkraftwerk. Ein entsprechendes „Mail-Kraftwerk“ für Hunderte, Tausende oder Zehntausende Nutzer zu entwickeln, zu betreiben und zu warten – das ist alles andere als trivial. Es ist ein eigenständiger Beruf.
Und genau das trennt die Diskussion über digitale Souveränität von ihrer tatsächlichen Umsetzung.
E-Mail-Infrastruktur anfassen? Lieber nicht!
Frage an einen IT-Leiter: „Wollen Sie Ihre E-Mail-Infrastruktur wechseln?“
Spontane Antwort: „Eigentlich schon, aber das ist zu kompliziert. Das macht uns Angst.“
Warum? Weil E-Mail keine Anwendung ist wie jede andere.
- E-Mail ist die meistgenutzte Anwendung. E-Mail ist einfach gesetzt, „User Engagement“ ist nicht erforderlich. Fakt ist: Beschäftigte existieren in einem Unternehmen erst, wenn sie eine E-Mail-Adresse bekommen haben.
- E-Mail ist die kritischste Anwendung. Alles – wirklich alles – läuft über E-Mail: Arbeitsunterlagen, Rechnungen, Angebote, Projekte, Termine, Besprechungsorganisation, Eventanmeldungen, Kontakte, Benachrichtigungen von anderen Anwendungen und vieles mehr. Wenn die E-Mail-Versorgung nicht funktioniert, steht ein Unternehmen praktisch still.
Diese zwei Eigenschaften machen E-Mail besonders sensibel. Nutzerinnen und Nutzer haben außerdem ihre Routinen und Favoriten. Eine Änderung wird als Bedrohung für Komfort oder Produktivität wahrgenommen. Das führt schnell dazu, dass die neue Lösung abgelehnt wird.
E-Mail-Management ist anspruchsvoll
Zu den eben erwähnten Punkten kommen drei technische Kernaspekte professioneller E-Mail-Lösungen:
- Riesige Datenmengen: Die Menge an Daten wirkt sich direkt auf die Verarbeitung aus (Upgrades, Indexierung, Migrationen). Ein nie endender Datenstrom entsteht – Dutzende oder mehr Mails pro Tag und Nutzer –, der niemals unterbrochen werden darf.
- Hochkomplexe Funktionen: Ein einfacher Kalender reicht nicht. Er muss komplexe Anfragen abbilden können, zum Beispiel eine regelmäßig stattfindende Sitzung an jedem vierten Donnerstag im Monat mit einer Ausnahme an Termin #12, selbstverständlich mit Delegation und automatischer Raumreservierung. Das alles muss in Echtzeit verfügbar sein.
- Anspruchsvolles Umfeld: Die Oberfläche muss intuitiv sein und darf die Nutzerinnen und Nutzer nicht stören. Gleichzeitig muss sie vollständig kompatibel mit bestehenden Tools und Protokollen bleiben, die sich ständig ändern, etwa Outlook, Mobilgeräte, Synchronisationen.
E-Mail ist ein geschichtetes Gebilde aus Protokollen, Formaten, Nutzungsgewohnheiten, technischen Zwängen und unsichtbaren Abhängigkeiten. Dieses Gebilde ist permanent unter Druck, zum Beispiel durch hohe funktionale Anforderungen, riesige Volumina, kritische Sicherheit, Echtzeit-Synchronisation, Multi-Zugriff und vollständige Interoperabilität.
E-Mail ist mehr als nur ein Tool: Sie ist das schlagende Herz Ihrer Organisation – rund um die Uhr. Und nur wenige Anbieter haben die Tiefe und Komplexität dieses Marktes wirklich erfasst.
Man wird nicht über Nacht zum E-Mail-Anbieter, indem man „Hurra“ ruft und ein paar Fachleute einstellt. Deshalb erreichen nur wenige Lösungen echte Marktreife – und der Markt bleibt fest in der Hand von Giganten wie Microsoft und Google.
Softwareanbieter tragen Verantwortung
Eine (souveräne) Lösung zu entwickeln ist ein Beruf: der des Softwareherstellers. Der Softwarehersteller ist derjenige, der entwickelt, sichert, dokumentiert, betreut, sich verpflichtet. Der nach dem POC nicht verschwindet. Der sein Produkt verantwortlich weiterentwickelt – unabhängig von Ihrem Projekt –, um Markt- und Nutzerbedürfnisse vorauszudenken.
Gerade in der Open-Source-Welt sorgt dieser Begriff manchmal für Unbehagen. Doch ohne Softwarehersteller gibt es keine nachhaltige Lösung für die Endanwendung – erst recht nicht in einem so kritischen Bereich wie E-Mail. Wir bei BlueMind stehen voll zu dieser Rolle. Wir verkaufen keine Werkzeugkiste, sondern eine vollständige, industrielle, betreute unterstützte Lösung.
Ein echtes Produkt eben.
Dilemma der IT-Leitung: Migrieren oder kapitulieren?
Kaum ein Tag vergeht ohne große Reden über die Dominanz der US-Giganten in der IT und Kritik an Organisationen, die ihre Verträge mit Microsoft verlängern. Auf dem Papier wollen alle mehr Souveränität, mehr Kontrolle, europäische Lösungen. Doch in Wirklichkeit ist die Umsetzung weitaus komplexer.
Das liegt nicht an fehlendem Willen, sondern an einer Kette von Hürden – technischen, organisatorischen, kulturellen. Die direkte Folge: Wenn es um E-Mail geht, bleibt Microsoft der Platzhirsch.
Objektive Gründe für den Wechsel
Die technologische Abhängigkeit und das finanzielle Risiko machen das Festhalten am Status quo objektiv unhaltbar. Die geopolitische Lage verschärft dies zusätzlich.
Digitale Souveränität
Technologische Unabhängigkeit ist vom abstrakten Konzept zu einer echten Risikofrage geworden. Die geopolitische Instabilität zwingt Organisationen, sich darauf vorzubereiten, dass US-Dienste plötzlich nicht mehr verfügbar oder nicht mehr sicher sein könnten.
Diese Abhängigkeit hemmt auch Europas wirtschaftliche und technologische Entwicklung. Der französische IT-Verband Cigref (Club Informatique des Grandes Entreprises Françaises) schätzt den wirtschaftlichen Schaden auf 264 Mrd. € und 2 Millionen verlorene Jobs.
Das Ende des Supports für Exchange
Ein ganz konkretes Datum steht vor der Tür: Der 14. Oktober 2025 markiert das Ende des Supports für Exchange Server 2016 und 2019.
Die Server werden nach diesem Datum weiter funktionieren – aber ohne Patches und Sicherheitsupdates. Mit jedem Tag steigt damit das Risiko, insbesondere im Cyberbereich.
Als Alternativen bietet Microsoft den Wechsel in die Cloud M365 oder die Migration auf Exchange SE (Subscription Edition). Beide bedeuten eine ungewollte Migration.
Regelmäßige deutliche Preiserhöhungen
Mehr als die Migration an sich beunruhigt viele Kunden der erzwungene Wechsel ins Cloud-Abo-Modell – mit kontinuierlich steigenden Preisen. Für IT-Abteilungen ist dieser kostspielige, schwer kontrollierbare Wandel Anlass, die eigene Strategie zu hinterfragen. Es gilt, souveräne Alternativen zu prüfen, die besser steuerbar, planbarer und angepasster sind. Voraussetzung ist, dass sie den Anforderungen und den Nutzern gerecht werden.
Beispiel La Courneuve: Die Stadt hat Microsoft 365 durch die Open-Source-Lösung MyBSuite ersetzt – basierend auf BlueMind. Grund dafür war der Wunsch nach digitaler Souveränität und nach Kostensenkung. Mit dem Tool bm-migrator konnten die Daten von 1.200 Beschäftigten effizient übertragen werden. Die enge Begleitung der Nutzerinnen und Nutzer sorgte für eine reibungslose Einführung und spürbare Einsparungen.
Wechsel ohne Bruch: Die BlueMind-Methode
Wechseln, ohne zu viel zu ändern
Das Microsoft-Ökosystem zu verlassen heißt, eine funktionierende Lösung zu verlassen, die viele Nutzerinnen und Nutzer schätzen. Um ein Projekt erfolgreich umzusetzen, muss der Wechsel möglichst reibungslos erfolgen – vor allem in der Endanwendung.
Es geht darum, zu wechseln, ohne zu viel zu ändern.
Genau das ermöglicht BlueMind durch natürliche Integration in bestehende Umgebungen und Nutzungskontinuität – insbesondere mit Outlook. Die Lösung bietet unter anderem:
- ActiveDirectory-Synchronisation
- Auto-Discover für einfache Konfiguration auf Mobilgeräten und Outlook
- Visio-Plugin für Outlook zur Nutzung von BlueMind-Visios in Outlook
- Teams-Plugin zur Planung von Teams-Meetings aus BlueMind heraus
Und das zentrale Kriterium für viele Projekte: Outlook-Unterstützung.
Outlook-Kompatibilität bewahren – und trotzdem wechseln
Outlook ist für Millionen Berufstätige das tägliche Werkzeug. Es ist weit mehr als ein Mail-Client: Outlook ist zentraler Bestandteil der Arbeitsweise und Prozesse. In Kombination mit Exchange/365 bietet Outlook hochgeschätzte Funktionen: Delegation, Einladungstransfers, den zweistufigen Papierkorb und vieles mehr.
Einen neuen Mail-Client einzuführen heißt, in den Alltag jedes und jeder Einzelnen einzugreifen. Das bringt ein hohes Risiko mit sich, dass die neue Lösung auf Ablehnung stößt. Outlook ist ein unverzichtbares Arbeitswerkzeug. Viele Beschäftigte haben es seit Jahren im Einsatz und kennen jede Funktion. Ein erzwungener Verzicht auf Outlook führt zu Frustration und Ablehnung. Und er scheitert oft an der Realität, wenn es heißt: „Wir können Outlook nicht aufgeben.“
Genau deshalb hat BlueMind einen eigenen Outlook-Konnektor entwickelt. Er ist vollständig kompatibel mit Microsofts Protokollen (MAPI) und verbindet Outlook nahtlos mit BlueMind. So können Sie Ihre E-Mail-Infrastruktur wechseln – und Ihren Nutzerinnen und Nutzern ihr Outlook lassen.
Migration Schritt für Schritt, ohne Stress und Datenverlust
Mit der richtigen Methode ist eine Migration weder chaotisch noch riskant. BlueMind bietet Ihnen folgende Vorteile:
- ein erprobtes Migrations-Tool (bm-migrator), das alle Datenstrukturen, Kalender, Kontakte und Metadaten vollständig übernimmt
- eine Umgebung, die parallel zur bestehenden laufen kann, bis alles sicher umgestellt ist
- eine Projektbegleitung durch erfahrene Teams, die Hunderte von Migrationen durchgeführt haben
- einen modularen Ansatz, der zum Beispiel mit einer Pilotgruppe starten kann
Fazit: Der Wechsel ist möglich – und sinnvoll
Die kritische Bedeutung von E-Mail bedeutet nicht, dass Sie zur Geisel Ihrer Lösung werden müssen. Gerade weil E-Mail geschäftskritisch ist, müssen IT-Verantwortliche handlungsfähig bleiben. Es gilt, Alternativen zu evaluieren, die für Souveränität, Kontrolle und Nachhaltigkeit sorgen.
Genau das bietet Ihnen BlueMind:
- eine vollständige, industrietaugliche E-Mail-Lösung
- die Kompatibilität mit Ihren bestehenden Nutzungsgewohnheiten (inkl. Outlook)
- ein erprobtes, schrittweises Migrationskonzept
- einen europäischen Anbieter, der Sie langfristig begleitet
Sie wollen mehr erfahren oder ein Projekt evaluieren?
Sprechen Sie uns an! Wir helfen Ihnen, Ihre E-Mail-Infrastruktur souverän und sicher in die Zukunft zu führen.
