E-Mail-Signaturen sind ein starkes Marketing-Instrument und bereiten dennoch vielen Unternehmen Kopfzerbrechen, da sie oft vom Verantwortungsgefühl des Endbenutzers abhängen.
Zwischen den Schwierigkeiten, eine Anweisung weiterzugeben und den Schwierigkeiten des Benutzers, sie mit den verschiedenen Werkzeugen anzuwenden, die ihm zur Verfügung stehen und deren Zahl ständig steigt (Software von Drittanbietern, verschiedene mobile Geräte usw.), wird die Bereitstellung von E-Mail-Signaturen eine echte Herausforderung! Aktualisierungen werden selten verfolgt oder eingeschränkt, und die globale Verwaltung der Corporate Identity wird für die Marketing- und Kommunikationsabteilung zu einer frustrierenden Aufgabe.
Verfügbar ab BlueMind 3.5.8
Eine neue nativ in BlueMind integrierte Anwendung ermöglicht die Verwaltung der Benutzersignaturen, um sie zu vereinheitlichen und bei Bedarf ein einziges Mal und für alle Nutzer die Änderungen (Wechsel des Logos, geänderte Adresse usw.) vorzunehmen.
Die Anwendung verfeinert die Verwaltung der Signaturen:
- Nach Absender: Man kann eine globale Signatur für das gesamte Unternehmen erstellen oder verschiedene Signaturen für verschiedene Gruppen (Geschäftsleitung, Vertrieb, Technik usw.) oder durch Ausschluss bestimmter Gruppen („alle außer der Geschäftsleitung“).
- Nach Empfänger: Eine einfache Signatur ist für interne Mitarbeiter bestimmt, eine komplexere Signatur für die externe Kommunikation.
- Nach Datum: Eine programmierte und/oder vorübergehend gültige Signatur wird für eine punktuelle Kommunikation verwendet.
Ein weiterer wichtiger Vorteil der Verwaltung von E-Mail-Signaturen in BlueMind ist die individuelle Anpassung. Sie ermöglicht die Verwendung einer Signatur, die für alle identisch ist, aber die Namen und Kontaktdaten des Absenders enthält.
Neben E-Mail-Signaturen kann mit dieser neuen BlueMind-Anwendung auch die Eintragung eines Disclaimer verwaltet werden. Diese Meldung umfasst in der Regel eine Haftungsausschluss- und Vertraulichkeitsklausel, sie kann aber auch gesetzliche Pflichtvermerke, Werbeslogans usw. enthalten.
Die Bedingungen sind bewusst enger gefasst, da der Disclaimer einfach der Signatur jeder gesendeten Nachricht hinzugefügt werden soll. Die einzige mögliche Bedingung beruht auf der Begrenzung auf interne oder externe Empfänger.
Mit BlueMind werden diese einheitlichen Modelle für E-Mail-Signaturen automatisch in die Nachrichten der Mitarbeiter eingefügt, ohne dass der Benutzer sich darum kümmern muss.
