Wie die EU-Kommission in ihrem Artikel „Umweltfreundliche Gestaltung der Digitalwirtschaft“ beschreibt, verursachen digitale Technologien derzeit 8–10 % des globalen Energieverbrauchs und 2–4 % der Treibhausgasemissionen. Das in Paris ansässige „Shift Project“ des Thinktanks für die Energiewende geht noch weiter und prognostiziert, dass der Anteil der Digitalisierung an den Treibhausgasemissionen ansteigen wird – voraussichtlich um 10 % pro Jahr.
Die schiere Masse der 350 Milliarden E-Mails, die jeden Tag ausgetauscht werden, wiegt schwer in der CO2-Bilanz der digitalen Welt. Doch trotz der Bestrebungen mancher Menschen, die Lage zu verbessern, scheint es wenig realistisch, die Menge der E-Mails, die Unternehmen empfangen und senden, zu reduzieren. Im Gegenteil: E-Mails sind das meistgenutzte Werkzeug im Alltag, und sie werden immer mehr.
BlueMind arbeitet an verschiedenen Funktionen und Möglichkeiten, die Sie dabei unterstützen, nüchterner mit Ihren E-Mails umzugehen. Ziel ist ein umfassendes „Modell der digitalen Nüchternheit“. Entdecken Sie jetzt drei Werkzeuge, die Ihre Benutzer sofort einsetzen können, um die Auswirkungen Ihrer E-Mails schnell und einfach zu begrenzen.
Verwaltung von E-Mail-Signaturen
Seit dem Einzug von HTML wurden E-Mails reichhaltiger und bis zu zehn Kilobyte „schwer“. Und mit der Verbreitung von Bildern verfielen E-Mails sogar in krankhafte Fettleibigkeit. Signaturen legten immer weiter zu und wogen schließlich zehn-, hundert- oder sogar tausendmal mehr als die E-Mails selbst.
BlueMind bietet Ihnen ein umfassendes und leicht zu erlernendes Werkzeug, mit dem Sie die E-Mail-Signaturen Ihrer Mitarbeiter verwalten können. Die Harmonisierung der professionellen Signaturen Ihrer Mitarbeiter dient zum einen der Imagepflege Ihres Unternehmens: E-Mail ist der wichtigste Kommunikationskanal, und oft ist die E-Mail-Signatur das erste Bild, das sich Ihre Gesprächspartner von Ihrem Unternehmen machen. Zum anderen hilft Ihnen die Harmonisierung dabei, das „Gewicht“ der versendeten Inhalte zu kontrollieren. Erstellen Sie leichte Banner, Bilder, die schnell angezeigt werden, ohne die Nachricht selbst zu belasten, und deaktivieren Sie die Signaturen für den internen Gebrauch mit einem einfachen Klick in Ihrer BlueMind Mail.
Studieren Sie die zugehörige Dokumentation zum Signaturverwaltungstool.
Abtrennen von Anhängen
BlueMind bietet Ihnen die Möglichkeit, den Anhang von Nachrichten als Link zu versenden statt als Datei, die in die Mail eingebettet ist. Der BlueMind-Server führt dies automatisch aus, und der Benutzer fügt den Anhang wie gewohnt hinzu – durch Auswahl oder Drag-and-drop.
Die Datei im Anhang wird nicht zusammen mit der E-Mail übertragen, sondern auf dem E-Mail-Server des Empfängers gespeichert – zusätzlich zur Ablage auf dem Server des Senders. Wird die E-Mail weitergeleitet oder beantwortet, wird die Datei möglicherweise dupliziert und multipliziert.
Diese Funktion erlaubt Ihnen auch, große Dateien zu versenden, die aufgrund der Größenbeschränkungen für Nachrichten im Normalfall nicht per E-Mail weitergeleitet werden können.
Lesen Sie die Benutzerdokumentation über das Abtrennen von Anhängen.
Automatisches Leeren des Papierkorbs
Wenn Ihr Antispamfilter richtig konfiguriert ist, wird er Sie vor vielen unerwünschten E-Mails bewahren. Filter und Ordner erlauben Ihnen außerdem, Ihre Nachrichten zu ordnen und zu klassifizieren. Aber was tun Sie mit bereits bearbeiteten, veralteten Nachrichten oder mit Werbung, die Sie trotz aller Filter erhalten? Lassen Sie sie nicht in Ihrem Posteingang versauern! Löschen Sie unnötige E-Mails regelmäßig und speichern Sie deren Anhänge an anderer Stelle.
Viel zu oft wird die Mailbox als DMS verwendet. Doch angehängte Dokumente wiegen schwer, selbst wenn sie nicht in Umlauf sind. Es gibt zahlreiche Lösungen, die eine Schnittstelle zu Ihrem E-Mail-System herstellen können, um Ihnen die Verwaltung von Dokumenten zu ermöglichen, zum Beispiel Interstis, Jalios, Talkspirit, Whaller oder GoFast.
BlueMind bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihren Papierkorb jedes Mal automatisch zu leeren, wenn Sie sich abmelden. Lassen Sie E-Mails nicht unnötig lange in Ihrem Papierkorb herumliegen, sondern räumen Sie auf, ohne daran denken zu müssen.
Ordnung schaffen im Speicher
Digitale Nüchternheit ist ein wesentliches Thema, um das sich BlueMind mit Nachdruck bemüht. Daher stehen viele neue Verbesserungen bevor:
- 30–40 % weniger Speicherplatz für Ihre E-Mails: Die neue Objektspeicherarchitektur, die in der nächsten Hauptversion von BlueMind implementiert wird, spart 30–40 % Speicherplatz. Allein die Migration auf diese neue Version wird den Speicherplatz, den jeder Mailserver belegt, um mehr als 30 % reduzieren.
- Eine ganze Palette von Werkzeugen wird Ihnen beim Aufräumen Ihres Postfachs helfen, zum Beispiel:
- ein Bildschirm, der den Speicherplatz und die Verteilung der belegten Volumina visuell darstellt;
- eine automatische Bereinigung, die dafür sorgt, dass Sie Speicherplatz freigeben können, ohne die E-Mails zu beeinträchtigen;
- Optionen für das automatische Löschen von Nachrichten, die ein bestimmtes Datum überschritten haben und bestimmte Kriterien erfüllen;
- „Zero Carbon eMail“, ein Projekt, das derzeit spezifiziert wird und ein Verfallsdatum in E-Mails einführen wird, inklusive Benutzerschnittstellen, die dies berücksichtigen;
All diese Neuigkeiten können Sie in Kürze ausführlich nachlesen. Bleiben Sie dran!
