E-Mail ist das im Alltag wohl am meisten verwendete Werkzeug. Ein Ausfall der E-Mail-Dienste kann den Betrieb eines Unternehmens in einem ähnlichen Ausmaß wie ein Stromausfall beeinträchtigen. Entsprechend heikel ist daher auch die Migration eines E-Mail-Systems. Aber wir können Sie beruhigen! Eine gut vorbereitete Migration zu BlueMind funktioniert reibungslos. In diesem Artikel geht es konkret um die Sicherstellung einer fließenden und effizienten Migration von Microsoft Exchange zu BlueMind.
Jede Migration eines E-Mail-Systems setzt stets eine solide Methodik und die Festlegung eines detaillierten Migrationsplans, der alle Aspekte des Systems (Lösung, Daten, Schnittstellen, Routing und Gateways, zugehörige Tools usw.) umfasst, voraus. Diese Themen werden in diesem Artikel nicht behandelt, aber zum Teil hier erläutert. In diesem Artikel geht es ausschließlich um die eigentliche Implementierung der Migration eines E-Mail-Systems von Exchange zu einer BlueMind-Lösung.
Integration in Ihr Informationssystem
Active Directory- und OpenLDAP-Verzeichnis
Zuerst muss in der Regel der Verzeichnisdienst integriert werden, damit es den Benutzern des E-Mail-Systems als Quelle dienen kann. Das E-Mail-System von Exchange funktioniert nicht ohne ein ActiveDirectory-Verzeichnis. Die von BlueMind gebotene erweiterte ActiveDirectory-Konnektivität macht es möglich, Benutzer und Gruppen direkt aus dem bestehenden Verzeichnis zu importieren und weiter zu verwalten.
BlueMind bietet ebenfalls eine Konnektivität mit LDAP-Verzeichnissen.
SSO – die einmalige Authentifizierung :
Single Sign On (SSO) bedeutet, dass Sie sich nur einmal anmelden müssen, um automatisch für alle Ihre Anwendungen authentifiziert zu sein. In der Windows-Umgebung (Exchange, ActiveDirectory usw.) wird das Kerberos-Protokoll angewendet. BlueMind unterstützt dieses Protokoll und ermöglicht die Integration des SSO von Windows. Dadurch müssen Ihre Benutzer im Rahmen dieser Migration weder ihre Benutzerkennung noch ihr Passwort ändern und es bleibt ihnen erspart, ihre Kenndaten für das E-Mail-System erneut eingeben zu müssen, wenn sie sich bereits in ihrem Windows-Konto angemeldet haben.
Unterstützung bei der Bereitstellung der Clients: Auto Discover
Mit Auto Discover kann ein E-Mail-Client durch die bloße Eingabe der E-Mail-Adresse automatisch eingerichtet werden Auto Discover ermöglicht die automatische Erkennung der Umgebungen und Benutzerinformationen für die Konfiguration von E-Mail-Clients. So ruft ein Nutzer, wenn er seine E-Mail-Adresse erstmals in Outlook eingibt, automatisch die Einstellungen seiner Konfiguration und seine Daten ab.
BlueMind bietet Auto Discover. Wenn ein Fat Client (Outlook, Thundebird) verwendet wird, leistet Auto Discover wertvolle Hilfe bei der andernfalls sehr zeitaufwändigen Bereitstellung der Client-PCs.
Integration in die bestehende Kollaborationsumgebung
BlueMind beruht zu 100 % auf einem API-Ansatz und lässt sich mühelos in eine bestehende Kollaborationsumgebung integrieren.
Dadurch wird es möglich, eine globale und integrierte Lösung mit Dokumenten, Drive, Wissensmanagement, Telefonie und Videokonferenzen anzubieten.
Übernahme der Daten
Was soll migriert werden?
Für eine ordentliche Vorbereitung der Migration muss zunächst geklärt werden, welches Datenvolumen und welche Datentypen/-kriterien übernommen werden sollen.
Die Hauptdaten werden mit einiger Sicherheit E-Mails, Kalender, Kontakte und Tasks sein. Damit ein Benutzer jedoch in seinem neuen E-Mail-System seinen Arbeitskontext wiederfindet, sollten bei der Übernahme auch weitere Daten und Einstellungen des Benutzers berücksichtigt werden: Mailinglisten, Freigaben und Delegationen, Umleitungen, Gruppen, Organisationsstruktur der Ordner, Rechte, Identitäten, Filter, Signaturen – kurz gesagt alles, was seine digitale Arbeitsumgebung ausmacht.
Durch eine möglichst vollständige Übernahme wird gewährleistet, dass ein Benutzer sich rasch in der neuen Umgebung zurechtfindet. Bei einer großen Anzahl von Benutzern kann es interessant sein, eine Migration in mehreren Schritten durchzuführen, indem zum Beispiel mit einer Pilotgruppe (oder mehreren Gruppen) begonnen wird. Es ist denkbar, zuerst das Projektteam zu migrieren, dann die IT-Abteilung, und schließlich mit den anderen Abteilungen weiterzumachen. Doch mehr dazu später.
Das Exchange Migration-Tool
Zur Gewährleistung der erfolgreichen Durchführung des entscheidenden ersten Schritts – nämlich der Übernahme der Daten von einem Exchange-Server – hat BlueMind das Tool „Exchange Migration-Tool“ entwickelt. Das einfach zu installierende, benutzerfreundliche Exchange Migration-Tool bietet eine vollständig grafische Benutzeroberfläche, um den schwerfälligen Prozess der Datenübernahme zu vereinfachen und zu automatisieren.
Mit dem Exchange Migration-Tool kann ausgewählt werden, welche Datentypen übernommen werden sollen (E-Mails, Kalender, Adressbücher usw.). Vor der eigentlichen Migration können Sie mit einem „Dry Run“ (bzw. einer Leermigration) die Migration simulieren, um Fehler vorherzusehen und über vollständige Protokolle zur Analyse von Daten zu verfügen, die Probleme verursachen könnten.
Da die Datenmengen bei der Migration von E-Mail-Systemen oft ein Problem darstellen, kann mit dem Exchange Migration-Tool eine inkrementelle Datenmigration durchgeführt werden. Der Großteil der Daten wird im Voraus übernommen, damit das Exchange Migration-Tool zum Zeitpunkt der tatsächlichen Migration nur noch die neuen, seit der vorherigen Übernahme angesammelten Daten übernehmen muss.Dadurch geht der Umstieg erheblich schneller vonstatten.
Noch dazu kann der Datenimport durch diese schrittweise Migration automatisch, schnell und einfach getestet werden. Zur Gewährleistung einer erfolgreichen Migration können zahlreiche Vorgänge vorweggenommen werden.
Daten auf dem Client-PC
Einige Benutzer archivieren einen Teil ihrer E-Mails als „.pst“-Dateien direkt in ihrem Outlook-Client, ohne dass diese Daten auf dem Exchange-Server erscheinen. Das kann vorkommen, wenn nicht genügend Speicherplatz auf dem Exchange-Server vorhanden war. Diese Daten, die häufig von den Nutzern und nicht von der IT-Abteilung verwaltet werden, müssen nicht immer zwingend übernommen werden. Eine Migration ist stets auch eine Gelegenheit, im System aufzuräumen und Altdaten unter die Lupe zu nehmen, die in einem nagelneuen System im Prinzip nichts zu suchen haben, wenn sie keinen Zweck mehr erfüllen!
Das Exchange Migration-Tool kann diese pst.-Daten auf die gleiche Weise integrieren wie Daten, die vom Server stammen. Sie können ein Verzeichnis festlegen, in dem alle pst.-Daten, die übernommen werden sollen, gespeichert werden. Wie bereits erwähnt, sollte im Vorfeld jedoch geklärt werden, wie relevant die betreffenden Daten jeweils sind.
Die Koexistenz von BlueMind und Exchange/O365
Da die Migration eines E-Mail-Systems kein „Urknall“, sondern ein allmählicher Prozess ist, sieht BlueMind eine Übergangsphase vor, in der das alte und das neue System koexistieren können.
Insbesondere bei großen Organisationen mit mehreren tausend Nutzern kommt es häufig vor, dass einige Teile zeitversetzt oder überhaupt nicht migrieren. In diesem Fall muss eine reibungslose Koexistenz der beiden E-Mail-Lösungen gewährleistet sein. BlueMind sieht diese Koexistenz nativ vor: zum einen über seine Auto Discover-Funktion, die Informationsanfragen an den richtigen Server verteilt, zum anderen über „Split Domain“.
Split Domain
Während der Übergangsphase zwischen E-Mail-Systemen, oder für den Fall einer Koexistenz von mehreren E-Mail-Systemen, kann BlueMind eine sogenannte „Split Domain“ einrichten. Dadurch können die Postfächer einer Domain zwischen BlueMind und Exchange aufgeteilt werden, indem die Mail-Systeme genutzt werden, als wären sie Teil derselben Umgebung. Postfächer können Batch-weise migriert werden, um Administratoren die Verwaltung zu erleichtern und den Übergang für die Nutzer transparent zu machen.
Unsere Teams verfügen über sehr umfangreiche Erfahrung mit dieser Art von populationsabhängiger Migration und der Koexistenz von Systemen.
„Split Domain“ setzt voraus, dass beide E-Mail-Systeme eine Split-Domain-Konfiguration erhalten haben. Dies wird von Exchange und BlueMind unterstützt.
Begleitung beim Umstieg
Outlook nativ
Damit kommen wir zu einem bei jeder E-Mail-Migration kritischen Schritt: Die Begleitung beim Umstieg. Angesichts der Tatsache, dass Führungskräfte im Schnitt rund 5 bis 6 Stunden pro Tag damit verbringen, an die 200 Mails zu bearbeiten, wird klar, dass die Zufriedenheit der Nutzer bei einer geplanten Migration des E-Mail-Systems von zentraler Bedeutung ist!
Dies umso mehr, wenn die Migration von Exchange aus stattfindet, nachdem Outlook als nativer Exchange-Client auf den PCs von Nutzern auf der ganzen Welt den Ton angibt. Die an dieses Tool gewöhnten Nutzer wehren sich in der Regel mit Händen und Füssen gegen Eingriffe an diesem Element. Kurz:
Ein anderes E-Mail-System – ja.
Auf Outlook verzichten – nein.
Outlook bietet mehrere Zugriffsmethoden auf den E-Mail-Dienst – benutzerseitig ist die Toleranzschwelle jedoch ausgesprochen niedrig und als einzige Methode wird akzeptiert, dass Outlook genauso funktioniert wie mit Exchange. Folglich ist es notwendig, MAPI (die Format- und Protokollschicht von Exchange) serverseitig zu implementieren, damit Outlook natürlich und nativ mit dem Server kommuniziert, ohne dass Erweiterungen nötig sind.
Nur BlueMind ist es durch eine kolossale Arbeit gelungen, diese Implementierung zu bewerkstelligen und eine native Unterstützung von Outlook anbieten zu können! Traditionell stellen die anderen Softwarehersteller ein Plug-in für die Synchronisation bereit, was die Nutzererfahrung aber stark beeinträchtigt.
Mit BlueMind verlassen Sie am Freitagabend das Büro nach einer letzten Nutzung von Outlook in Exchange und öffnen am Montagmorgen Outlook in BlueMind… ohne einen Unterschied zu bemerken.
Für die IT-Abteilung verläuft die Migration reibungslos, die Nutzer sind zufrieden und Sie machen einen Riesenschritt in Richtung digitale Souveränität!
AllBlueMind
Neben einer streng methodischen Vorgehensweise und einem Migrations- und Change-Management-Plan können zahlreiche Tools und Ressourcen für den Erfolg eines Projekts genutzt werden.
Diese Ressourcen bündelt BlueMind im Portal „ AllBlueMind “, dort finden Sie auch :
- Die laufend aktualisierte Benutzer- und Administratorendokumentation,
- Alle Tools, die Sie benötigen, um zu erforschen, teilzunehmen und beizutragen: Forum, Marketplace, Bugtracker, usw.
- Ein Kanal mit Videos und Tutorials, um die neu bereitgestellten Funktionen kennenzulernen.
#WirHabenDieWahl
