Réussir sa migration de messagerie professionnelle

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Quelles questions vous poser avant de commencer ? Quelles étapes pour mettre en oeuvre un plan de migration efficace ?

Si vous suivez régulièrement ce blog (et si vous ne le faites pas encore nous vous y invitons chaudement!), vous mesurez déjà la criticité de l’e-mail dans le contexte professionnel. Il est de loin le moyen de communication le plus utilisé, devenu le standard de la communication inter et entra-entreprise. Ce fut encore rappelé par les événements récents : le télétravail massif induit par le confinement n’a fait que souligner l’importance de l’email dans le contexte du travail.

Migrer sa messagerie est un challenge crucial qui peut facilement générer des tensions auprès des utilisateurs finaux, car l’usage a pris le pas sur la technique. Nous sommes là pour vous éviter tout stress inutile!

Dans cet article nous vous poserons beaucoup de questions. Il s’agit des questions que vous devrez vous poser vous même avant et pendant tout projet de migration de votre messagerie. Mais tout d’abord…

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Pourquoi migrer ?

Commençons par le commencement ; pourquoi envisager une migration de votre messagerie ?

Photo by Alexas Fotos from Pexels

La messagerie a un temps de vie long, c’est un outil que l’on conserve plusieurs années. La changer n’a rien d’anodin et répond souvent à des enjeux clés pour l’organisation concernée.

D’une part pour bénéficier de nouvelles fonctionnalités, notamment en matière d’outils collaboratifs et de communications unifiées. L’expérience de la pandémie de 2020 n’a fait que souligner ce point : mail, téléphone, visio, chat, mobilité en général, sont devenus vitaux. Renouveler son outil de messagerie peut être l’occasion d’intégrer ou interfacer différentes nouvelles fonctionnalités au socle standard email / agendas / contacts.

D’autre part migrer sa messagerie peut aussi répondre à de nouvelles exigences de sécurité et de réglementation. Un exemple simple : le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) n’est pas compatible avec un hébergement des données hors d’Europe. Pour en savoir plus nous vous invitons à découvrir notre article sur la souveraineté des données.

Enfin, et c’est souvent le cas, le changement peut être imposé par les circonstances : rachats, fusions, regroupement, fin de contrat etc.

Le plan à suivre

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Contraintes et enjeux

Pour commencer, délimitez le périmètre du projet. Vous devez avoir une idée claire et réaliste de ce que le projet implique réellement : quelles sont les ressources que vous avez déjà, les ressources dont vous aurez besoin et combien de temps il faudra pour achever le projet ?

Comme vous le savez (et si vous en doutez encore vous vous en rendrez compte en menant ce projet), la messagerie est un outil critique qui touche tous les services de votre entreprise sans exception. Prendre en compte toutes les facettes (technique, usages, exploitation, accompagnement et diplomacie;), évolution,..) dans l’équipe projet est donc essentiel au succès de la migration, tout comme un gestionnaire de projet expérimenté.

Au niveau de l’infrastructure, il vous faudra examiner, comprendre les besoins actuels mais aussi se projeter sur leur évolutions et calibrer en conséquence les ressources selon les exigences de la nouvelle solution et des besoins de la migration.

Parmi les questions clé :

  • Quel budget
  • Quelles échéances
  • On premise / SaaS
  • Quelles sont les contraintes initiales ou choix prémédités (solutions choisie / bannie…)
  • Quelles données seront reprises
  • Quels sont les risques, quelle réversibilité 

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Bien choisir votre nouvelle solution

Choisir sa nouvelle solution de messagerie ne se fait pas à la légère ! Dans la majorité des cas on cherche à préserver les habitudes des utilisateurs. Et oui, l’e-mail est si bien ancré dans le quotidien des collaborateurs que le changement de contexte (comme le changement de client ou d’organisation de messagerie) engendre souvent des levées de boucliers. Pour l’éviter, il est nécessaire d’accompagner les collaborateurs (voir plus loin)

Vous pouvez aussi faire le choix de tout changer… sans rien changer. Une solution telle que BlueMind vous permet de conserver votre client de messagerie habituel tel que Thunderbird ou MAC, tout en passant à l’open-source souverain. BlueMind est aussi la seule solution à supporter le client Outlook natif (sans connecteur, tel qu’il fonctionne avec Exchange et non en mode IMAP ou dégradé), une vraie révolution! Vous pouvez donc conserver Outlook sur les postes utilisateurs tout en migrant sur BlueMind de façon totalement transparente.

Pour choisir votre nouvelle solution, réfléchissez bien à vos besoins et posez-vous les bonnes questions :

  • Quel(s) impact(s) sur mes utilisateurs et comment l’absorber ?
  • Où seront stockées mes données?
  • Quels traitements pourront être effectués sur mes données ?

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Qualités et fonctionnalités

Bien entendu le périmètre fonctionnel joue un rôle essentiel. Chaque organisation a des besoins propres. Assurez-vous que votre nouvelle messagerie soit d’abord excellente sur son cœur d’usage (messagerie, agendas, carnets d’adresses…) c’est déjà un certains challenge, puis vérifiez sa capacité d’extension pour intégrer ou s’interfacer à de nouvelles fonctionnalités (présence d’API complètes, possibilité de plugins, formats et protocoles standards supportés,..)

L’une des clés essentielles pour réussir une migration, c’est de procéder par étape.

Le cœur d’abord : la partie messagerie en elle-même est une migration indépendante, qui demande de l’expérience et du savoir-faire. Ensuite seulement, une fois que la messagerie est migrée, on peut s’attacher à la l’extension fonctionnelle : VO-IP, GED, CRM, visio…

Envisager de tout faire en un seul gros bloc ou projet n’est pas réaliste d’un point de vue projet ni usages. C’est une cause classique d’échec de projet qui empêche de se concentrer sur l’essentiel en mélangeant des contraintes contradictoires.

Astuce : évitez les cahiers des charges type liste au père noël : demandant messagerie, gestion documentaire, chat, voix, visio, gestion de projets, gestion de collaboratif au sens large car ils sont révélateurs d’une absence de cadrage et de définition claire du besoin, et naturellement on n’atteint pas un objectif non défini !

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Choix des accès client

Nous voici sur un point absolument crucial du processus de migration ; celui qui touche aux habitudes des utilisateurs finaux et donc à la gestion du changement. Changer de messagerie c’est changer l’outil professionnel sur lequel vos collaborateurs passent le plus de temps.

Les besoins spécifiques de votre activité vous conduiront plutôt vers un webmail, un client lourd ou une combinaison des deux, agrémenté d’accès mobiles.

Un webmail offre un déploiement simplifié, tandis qu’un client lourd (Outlook, Thunderbird,..) demande du déploiement, de la configuration et des mises à jour. BlueMind permet des scénarios mixtes avec collaboration et partages entre tous les clients. Ainsi vos choix pourront évoluer ! Votre stratégie accès client  pourra suivre sans contraintes.

BlueMind gère les auto-configuration Thunderbird, Outlook, mobiles… de façon à ce que le changement et la configuration soit le plus transparent et le plus simple pour les utilisateurs et les administrateurs

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Revoir le webinar spécifiquement consacré à Thunderbird

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BlueMind permet au collaborateur de retrouver son contexte d’utilisation même dans le cas où le client serait changé (d’Outlook vers un webmail par exemple) en reprenant les données et les paramètres.

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Mise en oeuvre et migration

S’intégrer au SI

Il est essentiel que la solution choisie s’insère dans vos référentiels (interfaces ou processus de synchronisation avec vos annuaires) et systèmes (routage des messages pour que les e-mails continuent à circuler correctement lorsque les utilisateurs seront transférés vers la nouvelle messagerie).

Il faudra veiller à la configuration ou contenu de votre service d’annuaire (LDAP, AD,..) pour le courrier électronique de la nouvelle plate-forme de messagerie. Ainsi vos utilisateurs pourrons toujours accéder à leurs messages, rendez-vous et calendriers existants.

Parmi les questions à se poser à cette étape :

  • Pour les utilisateurs et les groupes, quelles données seront reprises de l’annuaire ?
  • Ou est la source de référence ou comment récupérer les autres objets : boites aux lettres fonctionnelles, ressources, carnet d’adresse global…

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Données utilisateur et contexte client

Le contexte client représente tout le paramétrage (accès, vues, partages, configurations,..) vos utilisateurs ont développé sur leur précédente messagerie. Être en mesure de transférer ce contexte vers la nouvelle solution, c’est réduire considérablement les frictions associées à un changement d’outil.

Ce contexte comprend les données utilisateurs (mails, aspects collaboratifs tels que les agendas, les carnets d’adresses…) et s’étend à l’ensemble des paramètres d’usage :

  • les droits et profils
  • les accès aux boîtes partagées
  • les partages et délégations d’agenda
  • la configuration du client
  • autres : signature, redirections, filtres, quotas,..

Les outils de migration développés par BlueMind (depuis Exchange, Zimbra, Domino,..) permettent de reprendre les donées, les partages, droits et paramètres pour que l’utilisateur puisse retrouver  immédiatement son environnement de production.

Photo by Andrea Piacquadio from Pexels

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Construire le plan de migration

Une fois que tous les points ci-dessus ont été définis, ou en parallèle, il convient de spécifier le plan de migration. Qui va-t’on migrer, quand et quelles étapes précises dans le process ?, Les questions pratiques et techniques pour permettre la construction de ce plan de migration :

  • Quels seront les différents profils utilisateurs ?
  • La migration sera-t-elle progressive ou totale ?
  • Qui sera migré, quand ? Quels lots d’utilisateurs ?
  • Cohabitation / Split domain (que BlueMind gère nativement) ?
  • Si migration progressive, l’ancien et le nouveau système vont cohabiter lors de la transition, les contraintes fonctionnelles (ex : partages entre systèmes) et techniques lors de cette phase de transition sont-elles claires et comprises ?
  • Quel suivi de la migration ?

Notre conseil de pro : migrer une équipe pilote par exemple l’équipe projet avant de déployer plus largement.

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Accompagner le changement

En amont ou durant le projet votre équipe informatique doit recevoir une formation afin d’être en mesure de résoudre les problèmes de dépannage et les futurs problèmes et/ou questions des utilisateurs.

BlueMind vous permet de conserver le client habituel de vos utilisateurs, qu’il s’agisse d’Outlook, Thunderbird, Mac, mobile ou webmail, limitant de ce fait toutes les frictions liées à un changement d’outil. Cependant il arrive souvent que le client final soit imposé par des contraintes techniques ou pratiques.

La formation de référents permet de répartir la charge de l’accompagnement des utilisateurs au-delà de la seule équipe IT et surtout d’assurer une transition beaucoup plus sereine puisque l’on sait à qui s’adresser.

En parallèle, il vous faudra prévoir les ressources, outils, guides, documentations associées à votre nouvelle solution. BlueMind dispose d’une batterie d’outils clé en main et mis à jour en continu.

Cet article est accompagné d’un webinar où notre responsable des opérateurs stratégiques, Pascal Montagne, explique en détail comment développer ce plan en toute sérénité. Vous pouvez également nous poser toutes vos questions ici.

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Leslie Saladin

Leslie Saladin

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A propos de BlueMind

Accessible depuis tous les clients mail, web et mobiles. BlueMind offre le meilleur support collaboratif disponible pour Thunderbird et est la seule solution du marché 100 % compatible Outlook sans connecteur.

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