Il successo nella migrazione dalla posta aziendale

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Quali domande porsi prima di iniziare? Quali passaggi per implementare un piano di migrazione efficace?

Quali domande porsi prima di iniziare? Quali passaggi per implementare un piano di migrazione efficace?

Se seguite regolarmente questo blog (e se non lo fate ancora ti invitiamo calorosamente!), avete già chiara la criticità dell’e-mail nel contesto professionale. È di gran lunga il mezzo di comunicazione più utilizzato, ed è diventato lo standard di comunicazione intra- e inter-aziendale.    Ciò è stato ulteriormente riconfermato dai recenti avvenimenti: il massiccio ricorso al telelavoro indotto dal confinamento non ha fatto che sottolineare l’importanza della posta elettronica nel contesto aziendale.

Migrare il sistema di posta è una sfida cruciale che può facilmente generare tensione con gli utenti finali, perché l’uso ha preso il sopravvento sulla tecnica. Siamo qui per evitarvi stress inutili!

In questo articolo porremo molte domande domande. Sono le domande che dovrete porre a voi stessi prima e durante qualsiasi progetto di migrazione della posta elettronica. Ma prima di tutto…

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Perché migrare?

Cominciamo dall’inizio; perché prendere in considerazione una migrazione della posta elettronica?

Photo by Alexas Fotos from Pexels

Il sistema di posta ha una vita lunga, è uno strumento che viene utilizzato per diversi anni. Modificarlo non è banale e risponde spesso a questioni chiave per l’organizzazione interessata.

Da un lato, per beneficiare di nuove funzionalità, soprattutto in termini di strumenti collaborativi e di comunicazioni unificate. L’esperienza della pandemia del 2020 non ha fatto che sottolineare questo punto: posta, telefono, video, chat, mobilità in generale, sono diventati vitali. Rinnovare lo strumento di messaggistica può essere un’opportunità per integrare o interfacciare diverse nuove funzionalità sullo zoccolo del sistema standard di posta elettronica/calendario/contatti.

D’altra parte, la migrazione della posta può anche soddisfare nuovi requisiti normativi e di sicurezza. Un semplice esempio: il regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) non è compatibile con l’hosting di dati al di fuori dell’Europa. Per saperne di più vi invitiamo a leggere il nostro articolo sulla sovranità dei dati.  

Infine, e questo è spesso il caso, il cambiamento può essere imposto dalle circostanze: acquisti, fusioni, consolidamenti, fine del contratto, ecc.

Il piano da seguire

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Vincoli e sfide

Per cominciare, delineate l’ambito del progetto. È necessario avere un’idea chiara e realistica di ciò che il progetto comporta realmente: quali risorse avete già, quali quelle di cui avrete bisogno e quanto tempo ci vorrà per completare il progetto.

Come sapete (e se ancora ne dubitate ve ne renderete conto gestendo questo progetto), la posta è uno strumento critico che riguarda tutti i servizi della vostra azienda senza eccezione. Prendere in considerazione tutte le sfaccettature (tecniche, pratiche, di attivazione, di avviamento e diplomatiche ;-), evolutive, …) da parte del team di progetto è quindi essenziale per il successo della migrazione tanto quanto un project manager esperto.

A livello di infrastruttura, sarà necessario esaminare, comprendere le esigenze attuali, ma anche proiettarsi sulla loro evoluzione e calibrare le risorse sulla base delle esigenze della nuova soluzione e delle esigenze della migrazione.

Tra le domande chiave:

  • Quale budget
  • Quali scadenze
  • On site / SaaS
  • Quali sono i vincoli iniziali o le scelte già analizzate (soluzioni scelte/vietate…)
  • Quali dati saranno recuperati
  • Quali sono i rischi, quale reversibilità

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Scegliere accuratamente la nuova soluzione

La scelta della nuova soluzione di posta elettronica non avviene alla leggera! Nella maggior parte dei casi, l’obiettivo è quello di preservare le abitudini degli utenti. E sì, la posta elettronica è così ben radicata nella vita quotidiana dei dipendenti che il cambiamento nel contesto (come cambiare il client o l’organizzazione della posta) spesso genera una levata di scudi. Per evitarla è essenziale accompagnare i dipendenti (vedi sotto)

Potete anche scegliere di cambiare tutto… senza cambiare nulla. Una soluzione come BlueMind consente di mantenere il solito client di posta elettronica come Thunderbird o MAC, passando a un open source sovrano. BlueMind è anche l’unica soluzione per supportare il client nativo di Outlook (senza connettore, come funziona con Exchange e non in modalità IMAP o degradata), una vera rivoluzione! Così è possibile mantenere Outlook sulle postazioni degli utenti e migrare a BlueMind in modo completamente trasparente.

Per scegliere la nuova soluzione, riflettete attentamente sulle vostre esigenze e ponetevi le domande giuste:

  • Quale/i impatto/i sugli utenti e come posso assorbirlo/i?
  • Dove verranno memorizzati i dati?
  • Quali trattamenti potranno essere effettuati sui dati?

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Qualità e funzionalità

Naturalmente il perimetro funzionale svolge un ruolo essenziale. Ogni organizzazione ha le sue esigenze. Assicurarvi che la tua nuova soluzione sia in primo luogo eccellente nel suo nucleo (messaggi, calendari, rubriche …) è già una sfida, quindi controllate la sua capacità di espandersi per integrarsi o interfacciarsi con nuove funzionalità (presenza di API complete, possibilità di plugin, formati e protocolli standard supportati,.. )

Una delle chiavi per una migrazione corretta è procedere per fasi.

Il cuore prima di tutto: la posta è già di per sè una migrazione indipendente, che richiede esperienza e know-how. Solo in seguito, una volta migrata la posta, possiamo concentrarci sull’estensione funzionale: VO-IP, GED, CRM, video…

Considerare di fare tutto in un unico blocco o progetto di grandi dimensioni non è realistico né dal punto di vista del progetto o né dell’utilizzo. È una causa classica di fallimento di un progetto che ci impedisce di concentrarci sull’essenziale mescolando vincoli contraddittori.

Suggerimento: evitate specifiche di tipo albero di Natale richiedendo posta, gestione dei documenti, chat, voce, video, gestione di progetti, gestione collaborativa nel senso più ampio perché sono indicativi di una mancanza di inquadramento e di chiara definizione del bisogno, e, naturalmente, non si raggiunge un obiettivo indefinito!

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Scelta degli accessi via client

Questo è un punto assolutamente cruciale nel processo di migrazione; quello che si riferisce alle abitudini degli utenti finali e quindi alla gestione del cambiamento. Cambiare e-mail significa cambiare lo strumento professionale su cui i dipendenti trascorrono più tempo.

Le esigenze specifiche dell’azienda potranno indirizzarsi a una webmail, a un client intelligente o piuttosto a una combinazione dei due, integrata con l’accesso da mobile.

Un webmail offre una implementazione semplificata, mentre un client intelligente (Outlook, Thunderbird,.. ) richiede la distribuzione, la configurazione e gli aggiornamenti. BlueMind consente scenari misti con la collaborazione e la condivisione tra tutti i client. Così le scelte possono evolvere! La vostra strategia di accesso via client potrà cambiare in seguito senza vincoli. BlueMind gestisce Thunderbird, Outlook, mobile… di modo che la modifica e la configurazione siano le più trasparenti e semplici per gli utenti e gli amministratori

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Rivedete il webinar dedicato specificamente a Thunderbird

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BlueMind consente al dipendente di ritrovare il proprio contesto di utilizzo anche se il client viene modificato (da Outlook a una webmail per esempio) recuperando i dati e le impostazioni.

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Implementazione e migrazione

L’integrazione al SI

È essenziale che la soluzione scelta si inserisca nei vostri repository (interfacce o processi di sincronizzazione con le directory) e nei sistemi (routing dei messaggi in modo che i messaggi continuino a circolare correttamente quando gli utenti vengono trasferiti al nuovo sistema di posta elettronica).

Sarà necessario verificare la configurazione e il contenuto del sistema di directory (LDAP, AD,.. ) relativamente alla nuova piattaforma di posta. In questo modo, gli utenti saranno sempre in grado di accedere ai messaggi, agli appuntamenti e ai calendari esistenti.

Tra le domande da porsi in questa fase:

  • Per gli utenti e i gruppi, quali dati verranno prelevati dalla directory?
  • Dov’è la sorgente di riferimento o come recuperare gli altri oggetti: cassette postali funzionali, risorse, rubrica globale…

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Dati utente e contesto del client

Il contesto del client rappresenta l’intera impostazione (accesso, visualizzazioni, condivisioni, configurazioni, … ) che gli utenti hanno sviluppato sulla loro soluzione precedente. Essere in grado di trasferire questo contesto alla nuova soluzione significa ridurre significativamente gli attriti associati al cambio di soluzione.

Questo contesto include i dati utente (messaggi, aspetti collaborativi come calendari, rubriche, ecc.) e si estende a tutti i parametri di utilizzo:

  • diritti e profili
  • accessi alle caselle condivise
  • condivisioni e deleghe del calendario
  • configurazione del client
  • altri: firma, reindirizzamenti, filtri, quote, …

Gli strumenti di migrazione sviluppati da BlueMind (partendo da Exchange, Zimbra, Domino, …) consentono di recuperare i dati, le condivisioni, i diritti e le impostazioni in modo che l’utente possa ritrovare immediatamente il proprio ambiente di produzione.

Photo by Andrea Piacquadio from Pexels

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Creazione del piano di migrazione

Una volta definiti tutti i punti precedenti, o nel contempo, conviene definire il piano di migrazione. Chi migreremo, quando e quali saranno le fasi specifiche del processo? Le questioni pratiche e tecniche per consentire la costruzione di questo piano di migrazione:

  • Quali saranno i diversi profili utente?
  • La migrazione sarà graduale o totale?
  • Chi verrà migrato, quando? Quali gruppi di utenti?
  • Convivenza / Split Domain (che BlueMind gestisce in modo nativo)?
  • Se la migrazione sarà progressiva e il vecchio e il nuovo sistema coesisteranno durante la transizione, i vincoli funzionali (ad esempio la condivisione tra i sistemi) e tecnici durante questa fase di transizione sono chiari e compresi?
  • Come monitorare la migrazione?

Il nostro consiglio: migrare un gruppo pilota, per esempio il team di progetto, prima di procedere più ampiamente.

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Accompagnare il cambiamento

A monte o durante il progetto, il team IT deve essere addestrato per essere in grado di risolvere problemi di messa in opera e i futuri problemi e/o domande degli utenti.

BlueMind consente di mantenere il client abituale degli utenti, che si tratti di Outlook, Thunderbird, Mac, mobile o webmail, limitando così tutti gli attriti associati a un cambio di strumento. Tuttavia, spesso accade che al cliente finale siano imposti vincoli tecnici o pratici.

La formazione di referenti permette di ripartire l’onere dell’accompagnamento degli utenti al di là del team IT e soprattutto di garantire una transizione molto più serena se si sa a chi rivolgersi.

Allo stesso tempo, sarà necessario pianificare le risorse, gli strumenti, le guide, la documentazione associata alla nuova soluzione. BlueMind mette a disposizione una insieme di strumenti chiavi in mano continuamente aggiornati.

Questo articolo è accompagnato da un webinar dove il nostro responsabile degli operatori strategici, Pascal Montagne, spiega in dettaglio come sviluppare questo piano in completa serenità. Potete naturalmente anche inviarci qui tutte le vostre domande.  

Leslie Saladin

Leslie Saladin

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Accessibile da tutti i client di posta, Web e mobili.

BlueMind offre il miglior supporto collaborativo disponibile per Thunderbird ed è l’unica soluzione in Outlook compatibile al 100% senza mercato dei connettori.

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