Quanto vi costa il servizio di posta elettronica aziendale?

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Sapete davvero quanto vi costa il servizio di posta? E se doveste cambiarlo, a cosa stare attenti? Vi diamo le chiavi per valutare al meglio il costo totale delle soluzioni di posta.

La prevalenza della posta elettronica rispetto a tutti i mezzi di comunicazione aziendale è in aumento e viene costantemente confermata da studi come questo pubblicato da Mitel alla fine del 2019). La posta è al centro di tutti gli usi digitali (digital workplace, mobilità…); è l’identità con cui accediamo al nostro arsenale digitale.

Poiché è indispensabile e fornisce a tutte le aziende (quasi) senza eccezione, l’e-mail deve essere considerato un servizio critico dell’azienda che deve essere disponibile 24 ore su 24, 7 giorni su 7 allo stesso modo dell’elettricità o dell’acqua. Come servizio critico, il suo costo deve essere razionalizzato, soprattutto in un momento in cui i budget IT sono bloccati o vengono ridotti.

È qui che entra in gioco il TCO (costo totale di proprietà). È essenziale che i responsabili delle decisioni IT siano in grado di stimare il costo totale di una soluzione di posta aziendale soprattutto durante uno studio di migrazione. Vogliamo darvi qualche elemento di valutazione per farlo.

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Fattori chiave del costo della posta

Il numero di utenti

Il numero di utenti è determinante. Che sia on-site o in modalità SaaS, il servizio di posta non costerà lo stesso per 50, 500 o 5000 utenti. Il numero di utenti condiziona il dimensionamento dell’infrastruttura, dei server, della capacità di storage, delle esigenze di supporto…

Il costo delle soluzioni aziendali si calcola per utente e per durata nel tempo. Più sono gli utenti, minore sarà il costo unitario. Attenzione, la distribuzione geografica degli utenti o la varietà di scenari di utilizzo (coesistenza di prodotti diversi, con configurazioni diverse) può influire sui costi.

Onsite, SaaS o Misto?

Il funzionamento dei server di posta elettronica interni (in locale) offre un migliore controllo, una personalizzazione più accurata e una maggiore capacità di integrazione con l’IS: l’infrastruttura viene gestita direttamente. Ma questo richiede di avere personale IT competente in loco e di possedere fisicamente l’infrastruttura, il che ha un costo.

Un servizio di posta in modalità SaaS offre anch’esso dei vantaggi, soprattutto per le piccole e medie imprese che non dispongono dell’infrastruttura o delle risorse per mantenerla. La modalità SaaS consente di non preoccuparsi di installazione e manutenzione, e soprattutto di trasferire parte dei costi dagli investimenti al budget operativo.

In modalità “hosted”, a seconda delle dimensioni dell’azienda e della quantità di spazio di archiviazione della posta necessaria, si dovrà scegliere tra hosting condiviso e hosting dedicato.  Molte piccole imprese iniziano con l’hosting condiviso – dove il server fisico è ospita più utilizzatori – perché è più conveniente e offre tutti i vantaggi dei servizi di hosting: sicurezza, affidabilità e privacy. Quando questo spazio server condiviso non è più sufficiente, le aziende possono passare a server di posta elettronica dedicati che spesso offrono una maggiore personalizzazione.

In breve, Ospitato, Onsite o Misto, tutto dipende dalle competenze interne ed esterne e dalle vostre esigenze!  Per scoprire cosa sia meglio, è necessario considerare non solo il costo dell’infrastruttura, ma anche gli aspetti di sicurezza e la competenza necessaria per farla funzionare.

Necessità di manodopera

Questo punto dipende molto dal precedente! La scelta di una soluzione ospitata, locale o mista influirà direttamente (e fortemente) sui costi del lavoro. Questo è uno dei costi più importanti ma anche il più facile da valutare, in termini di giorni/uomo dedicati all’installazione e alla manutenzione della soluzione.

Si pone anche la questione della manutenzione e del supporto: chi provvederà al supporto di primo livello, quali dovranno essere la sua disponibilità e il suo campo di competenza, quando si passa a terzi?

Un’altra questione legata al lavoro è l’amministrazione!  In SaaS o in locale si dovranno gestire gli account, il ciclo di vita dei dati, l’organizzazione generale (gruppi, risorse, strutture, condivisioni…), la gestione del parco clienti (vedi punto “resistenza al cambiamento”) … Si dovranno prevedere questi costi nel budget di posta elettronica.

Gestione della mobilità

Photo by bruce mars from Pexels

Come confermato da un recente sondaggio condotto da Statista, la posta è una delle applicazioni più popolari per i dispositivi mobili nella maggior parte delle aziende. A seconda del flusso di lavoro, dei processi aziendali e della criticità della posta elettronica nell’organizzazione, è essenziale renderlo un punto chiave nella scelta di una soluzione di posta elettronica.

La soluzione scelta consente di utilizzare le app standard disponibili sui dispositivi mobili? Offre un proprio client di messaggistica mobile dedicato? Se ha un proprio client, quali sistemi operativi e dispositivi mobili supporta? Quali modalità per gli aggiornamenti? Sono automatici?

Caratteristiche

Ovviamente il prezzo è condizionato dalle funzionalità del prodotto. Questo dipende dalle esigenze; se si inviano regolarmente file di grandi dimensioni, si porrà la questione delle capacità di archiviazione, della possibilità di  scollegare allegati pesanti o di un drive, ad esempio.

Dalla posta pura e semplice  alla stazione di lavoro digitale, verificate col futuro fornitore le funzionalità native del prodotto… e come incorporarne di nuove!

Estensione e apertura

Spesso è necessario che la soluzione di posta interagisca con altre funzioni del SI. Calendari e software di gestione delle ferie, ERP, contatti e CRM sono alcune delle interazioni che incontriamo più spesso, ma possono anche essere molto più complesse, a seconda delle esigenze aziendali.

È importante definire le interazioni software necessarie subito per l’attività dell’azienda e quelle che potrebbe svilupparsi in futuro. La soluzione di posta elettronica presa in considerazione è espandibile tramite plugin? Propone delle  API?   Per quale perimetro funzionale (dati di posta elettronica, calendari, contatti, … le informazioni di sistema quali utenti, gruppi, risorse, condivisioni, diritti, parametri)?

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Attenzione ai costi nascosti!

Photo from https://schoolsweek.co.uk/

Migrazione dal sistema di partenza

Esistono molti modi per eseguire la migrazione delle cassette postali da un sistema all’altro a seconda del nuovo, ma anche del precedente sistema di posta elettronica. Alcune soluzioni – più antiche o poco aperte – possono costare care quando si passa a un nuovo sistema, a seconda della facilità di accesso ai dati e della competenza del team interno o del fornitore sulla vecchia soluzione. L’accesso è standard (protocolli iMAP, formati ICS…)? Ci sono API per accedere a e-mail, calendari, contatti, impostazioni, ecc.?

Più la soluzione si baserà su protocolli e formati standard (come BlueMind) meno costosa e complicata sarà la migrazione.

In modalità hosting non è sempre facile avere accesso completo e agevole ai dati, il che può costituire un ostacolo alla migrazione verso una nuova soluzione (Quale livello di accesso ai dati? È disponibile un account amministratore che consenta l’accesso a tutti i dati?).

È quindi importante prendere in considerazione la questione reversibilità del servizio quando si sceglie una soluzione per evitare spiacevoli sorprese.

Sicurezza dei dati

Le vulnerabilità di sicurezza possono essere molto costose ed è importante sapere come vengono gestiti i dati. In primo luogo, sapere dove e da chi sono ospitati offre informazioni preziose.  Ad esempio, anche se un’azienda statunitense ospita i dati in Europa, sarai soggetto al Cloud Act e quindi alla legge statunitense e non a quella francese.

Se si è scelto di integrare più strumenti – per esempio collegando i messaggi di posta con il CRM – si espongono le e-mail al data mining dall’applicazione terza o a eventuali violazioni dei dati causate da tale servizio.  

Per quanto riguarda la sicurezza quotidiana, la posta elettronica è la prima fonte di attacco malevolo (soprattutto phishing). Il contraltare della gloria dal momento che è di gran lunga il primo mezzo di comunicazione in azienda!

In modalità SaaS si dipenderà dalle garanzie di sicurezza del provider, va scelto accuratamente. In modalità Onsite non trascurare questo punto nella definizione del progetto: installazione protetta da un firewall, configurazione di bridge (inoltri di posta) che proteggano la piattaforma che non deve essere accessibile direttamente, ecc.

Tempi di indisponibilità

In realtà non verrà intaccato il conto bancario per coprirlo, ma la perdita di produttività è un costo reale nel momento in cui le piattaforme di posta si fermano e/o richiedono tempo del servizio IT per ripararle urgentemente.

Poiché molte aziende dipendono dalla posta per quasi ogni aspetto della loro produttività, i tempi di inattività del server sono un problema molto serio: i tuoi agenti non possono più inviare ordini di acquisto e fatture, i clienti non ottengono risposte, non è più possibile utilizzare il calendario per fissare degli appuntamenti… La disponibilità deve quindi essere presa in considerazione nel calcolo del costo totale del servizio di posta.

Sovranità digitale, lock-in e reversibilità

Le strategie di lock-in di alcuni (i maggiori) produttori sono di ben note: la soluzione software di un fornitore è compatibile solo con altri software dello stesso fornitore, richiedendo così di appoggiarsi completamente alla stessa azienda.  Una volta deciso, si dipenderà così tanto da una singola azienda per i suoi prodotti e servizi che non sarà possibile cambiarli senza affrontare una piccola rivoluzione e senza che ciò non comporti costi significativi (reali o percepiti).

Queste strategie minacciano la sovranità digitale.  Questo concetto copre diversi aspetti, tra cui non solo il controllo totale dei dati (discusso nel punto di sicurezza) ma anche il controllo tecnologico e finanziario. Una volta “bloccati” su una soluzione, si è tecnologicamente dipendenti dalle sue scelte ed evoluzioni. Ad esempio, si sarà direttamente coinvolti dall’obsolescenza programmata del software: interruzione del supporto o compatibilità con le versioni più recenti per forzare l’aggiornamento di versione.

Inoltre dipendenza finanziaria, perché si subisce la politica dei prezzi del fornitore. I CIO delle grandi società francesi si sono già attivati su questo argomento attraverso CIGREF, denunciando “una traiettoria economica insostenibile imposta dai principali produttori e attori del cloud”,nonché “il modello di business del contratto di supporto (ricalcolato, in caso di diminuzione del numero di licenze, per rimanere a costi costanti), i pacchetti di offerte, l’applicazione di aumenti in caso di riduzione del volume di abbonamenti o di licenze, nonché mancanza di ascolto o indisponibilità a negoziare.

Uno dei punti chiave da considerare perché può far aumentare rapidamente il totale del conto è quindi il grado di controllo che si manterrà, la possibilità di negoziare con il fornitore e la possibilità di cambiare nuovamente soluzione (reversibilità).

Resistenza al cambiamento

Ecco un grande buco nero che può appesantire notevolmente il conto! La posta è uno strumento guidato non dalla tecnologia, ma dall’uso: le abitudini degli utenti pesano moltissimo nella scelta di una soluzione. Dirigenti e responsabili IT vorrebbero più patriottismo economico, migliore sicurezza e controllo dei loro dati di posta e riduzione dei costi.  Eppure la paura di far cambiare agli utenti abitudini molto radicate (un quadro utilizza la sua e-mail in media 5 ore al giorno!) è molto spesso il fattore che prevale e impone la scelta … Non si può rischiare la riduzione della produttività perché i dipendenti rifiutano il sistema di posta, lo sviluppo di un IT ombra o che non si riesca a trovare il tempo di una formazione generalizzata.

BlueMind è stato progettato con un approccio incentrato sull’utente e multipiattaforma per permettere di eliminare questo ostacolo. BlueMind è l’unica soluzione nativamente compatibile con Outlook e offre il miglior supporto per Thunderbird

In pratica, se una parte degli utenti è abituata a utilizzata Outlook e l’altra Thunderbird, è possibile supportare entrambi i client sulla stessa installazione beneficiando di tutte le funzionalità collaborative e condivise. La transizione a un nuovo server di posta elettronica diventa più trasparente per l’utente e la scelta dei metodi di accesso alla posta elettronica può evolvere più semplicemente nel tempo.

Con l’esplosione del telelavoro e della mobilità in generale, si moltiplicano i casi di usi diversi: per lo stesso indirizzo e-mail si usa Outlook in ufficio, lo smartphone in movimento e una webmail a casa. Inoltre, sempre più organizzazioni scelgono di avere un client SW (o una combinazione di più client) in attesa di effettuare una transizione a una webmail.

Nella scelta di una nuova soluzione, si dovrà prendere in considerazione questo rischio e valutarlo: il mio fornitore può garantire il rispetto delle abitudini degli utenti?

Qualità e sostenibilità dell’editore

Quando si sceglie un servizio di posta per uso professionale, il “chi” è altrettanto importante del “cosa”. E’ importante scegliere un’azienda di ci si può fidare, con comprovata esperienza nella fornitura di servizi di posta. Più precisamente, cercare un fornitore che garantisca disponibilità, affidabilità e sicurezza, nonché forti competenze nella migrazione dei dati e nella gestione delle migrazioni. Alcuni produttori consentono inoltre di interagire per contribuire all’evoluzione della soluzione e quindi partecipare alla roadmap del prodotto.

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Infine…

È sempre allettante scegliere la soluzione più economica, ma la criticità della posta richiede di tenere conto di moltissimi parametri, funzioni e qualità di funzionamento.

Utenti, clienti e il cuore stesso dell’azienda ne dipendono tutti in qualche modo.  È necessario individuare questi modi, valutarli e quindi scegliere un servizio che li soddisfi o li migliori. Ciò richiede tempo, discussioni con il personale IT e un po’ di ricerca; questi sono passi che non si dovrebbe saltare a rischio di pagarne il prezzo più tardi.

Photo by Skitterphoto from Pexels

Leslie Saladin

Leslie Saladin

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