Les 6 challenges majeurs qui attendent les DSI en 2019

Le Paris Open Source Summit, premier événement européen consacré à l’Open Source et aux logiciels libres, se tiendra les 5 et 6 décembre prochain aux Docks de Paris. L’édition 2018, dont le président du programme n’est autre que Pierre Baudracco (@pierrebod), président de BlueMind, mettra en lumière l’importance de l’Open Source dans la révolution numérique et son impact croissant dans la transformation massive de nombreux secteurs. Les métiers de l’IT sont en révolution permanente et le DSI a un rôle clé pour maintenir son entreprise dans la course. Nous avons dressé un panorama des 6 grands challenges et priorités qui attendent les DSI dans les mois (années?) à venir.

1. Repenser le client interne

Certains responsables informatiques n’ont pas encore conscience de l’importance d’offrir aux utilisateurs internes la même expérience fluide et intuitive avec les logiciels d’entreprise qu’avec les applications grand public. Pourtant si les collaborateurs estiment qu’un logiciel n’est pas facile à utiliser, ils trouveront des moyens de le contourner. Ce phénomène, que l’on appelle Shadow IT, désigne la mise en œuvre de systèmes informatiques et logiciels non approuvés par la DSI. En somme, un véritable cauchemar qui pose de graves questions de sécurité, de fiabilité et plus simplement d’efficacité.

Pour ce qui est des outils internes on remarque que les DSI ont plutôt tendance à privilégier un panel de fonctionnalités plutôt que l’ergonomie ou la simplicité d’utilisation. Mais ce merveilleux logiciel couteau suisse, avec tous ces boutons partout et sa notice en centaines de pages ne sera finalement jamais utilisé à son potentiel si les collaborateurs ont des difficultés à trouver les fonctionnalités.

Si les termes UX et UI pour respectivement « eXperience utilisateur » et « Interface utilisateur » sont sur toutes les lèvres dans la conception des produits pour les clients finaux, on commence à peine à les considérer pour les clients internes. La raison de cet intérêt soudain: la prolifération des appareils mobiles et des nouvelles applications web qui ont rendu les DSI plus conscients de la valeur des interfaces utilisateur simples et intuitives. Ils voient à quel point il est facile pour les employés d’exécuter une variété de processus en quelques clics sur un smartphone ou une tablette.

Pour autant rendre « user friendly » un logiciel ne signifie pas simplement d’en créer une version accessible sur mobile. Il faut repenser les usages dans leur ensemble. L’un des grands challenges qui attendent les DSI dans les années à venir sera de considérer le client interne comme un consommateur de service à part entière en s’adaptant aux évolutions rapides des technologies.

2. La gestion du changement

En plus d’avoir des organisations informatiques très efficaces, le DSI doit aussi accompagner les collaborateurs vers des comportements différents ; notamment en ce qui concerne la collaboration intra et extra service.

La technologie peut permettre le changement, mais le succès du changement dépend en fin de compte de l’adhésion ou de la résistance des employés. Vous pouvez changer les technologies très rapidement dans les bonnes circonstances, mais changer la façon dont les employés perçoivent leurs rôles, l’entreprise et votre culture ne se fait pas du jour au lendemain. Le temps nécessaire pour changer les esprits doit être intégré à votre plan de gestion du changement.

Comme l’a dit le général prussien Helmuth von Moltke au 19e siècle : « Aucun plan de bataille ne survit jamais au premier contact avec l’ennemi. » Ce poncif est tout aussi valable lorsqu’il s’agit de gestion du changement. Au fur et à mesure que vous dirigez votre organisation à travers le changement, des défis nouveaux et inattendus surgiront.

Autant nous avons soif de changement dans l’absolu, autant nous détestons abandonner nos habitudes de longue date. Cela nécessite une collaboration entre les silos, « mais les managers et les employés ont tendance à résister à ces changements, ce qui freine la transformation numérique », selon un sondage Harvard Business Review cité dans le blog du CIO du Wall Street Journal. Pour InfoWorld, « Maintenant que l’informatique dans le cloud est la nouvelle norme, c’est la culture de l’entreprise et non la technologie qui retient la transition ».

Le succès d’une initiative de gestion du changement repose donc sur un juste équilibre entre les activités de l’entreprise et la technologie. Le désir de changement est le plus souvent motivé par les besoins de l’entreprise, et le département IT participe à la définition des objectifs pour s’assurer que la solution proposée soit réaliste et évolutive. Si les besoins opérationnels et la technologie qui les soutient ne sont pas harmonisés, l’organisation se retrouve avec une information cloisonnée et des objectifs mal adaptés.

« Il faut mettre en œuvre de la pédagogie, des process, de la planification, avec une stratégie d’écoute des utilisateurs, afin qu’ils puissent se projeter dans les nouvelles technologies qu’on leur apporte » Business et marchés.

3. Vers la communication unifiée

Aider les équipes à mieux collaborer en interne sera l’un des autres grands challenges de l’année 2019. Aujourd’hui 70% de notre temps en ligne se déroule sur smartphone. « La mobilité n’est plus une option. Ces chiffres soulignent l’importance d’un réajustement des processus de communications, et illustrent un réel besoin de flexibilité si vous souhaitez rester compétitif. Par conséquent, l’implémentation d’un système de Communications Unifiées (UC) complet au sein de l’entreprise est indispensable, si celle-ci souhaite garantir son avenir et rester forte face à la concurrence. » (Les Echos, avril 2018)

Il est souvent risqué de perturber la façon dont les employés interagissent. Le déploiement d’outils de communications unifiées peut être plus hasardeux que le déploiement d’autres logiciels d’entreprise, car il affecte les habitudes bien ancrées des employés sur l’outil le plus utilisé. La bonne gestion du changement prend ici tout son sens : on ne peut juger de la réussite du projet qu’en fonction de l’appropriation de ces nouveaux outils.

L’e-mail est l’application la plus sensible. C’est la « clé de voûte » de toutes les entreprises : une interruption même temporaire de service peut paralyser l’activité et avoir de lourdes conséquences. Il incombe à toute organisation d’apprendre à gérer efficacement son courrier électronique, d’autant plus qu’une mauvaise utilisation par les utilisateurs peut avoir des impacts sur la productivité.

Les DSI et responsables IT sont particulièrement bien placés pour diriger non seulement l’adoption de la technologie, mais aussi la gestion du changement organisationnel nécessaire pour tirer pleinement parti des avantages des nouvelles technologies.

4. Sécurité et souveraineté : intimement liées

Impossible de parler des défis du DSI en 2019 en ignorant la sécurité. Avec les violations massives de données qui se produisent régulièrement partout dans le monde, c’est presque un pléonasme que de dire qu’il s’agit d’une priorité. Le véritable défi est de sécuriser les données d’une manière qui n’entrave pas les activités de l’entreprise et ne nuit pas à leur accessibilité.

Les lois sur la protection de la vie privée et l’hébergement de données varient selon les pays et les États, et certaines sont plus strictes que d’autres. Naviguer dans ce labyrinthe juridique international prend beaucoup de temps et requiert une certaine expertise.

La sécurité pose nécessairement la question de la souveraineté des données. Qui les maîtrise, qui y a accès ? Mais la notion de souveraineté occupera les DSI sur un périmètre bien plus large dans les années à venir. En effet, il s’agira de s’émanciper de la main-mise des solutions américaines sur la question du numérique.

A l’heure où à l’ouest le Président clame « America First » et à l’est la Chine progresse à vive allure, la France, et à plus grande échelle l’Europe doivent réussir à s’imposer. Le risque c’est de voir des secteurs entiers subir un effet de « lock-in » et devenir complètement dépendants. C’est déjà le cas sur la majorité des applications front end : messagerie, moteur de recherche, bureautique… Il existe parfois des alternatives qui ont déjà fait leurs preuves, les DSI vont devoir sortir du cadre pour les intégrer et regagner leur indépendance.

Enfin il y a aussi la question des solutions Open Source vs. Propriétaire et de l’idée (qui tend à disparaître) que les données sont mieux sécurisées si on ne les voit pas (« la sécurité par l’obscurité« ). Votre service informatique peut se sentir plus à l’aise avec l’utilisation de logiciels propriétaires pour les applications critiques. Pour autant cette idée tend a être dépassée. Le courrier électronique est l’exemple parfait d’une application critique (imaginez ce qui arriverait s’il cessait de fonctionner pendant 48 heures!) qui a pleinement adopté l’open source et dont la sécurité n’est plus à remettre en question.

5. Montée en puissance de l’Open Source

La part croissante des solutions Open Source d’entreprise joue un rôle important dans la façon dont les entreprises et les gouvernements modernisent leurs infrastructures informatiques, en particulier lors de la migration vers le cloud. Les avantages de l’Open Source d’entreprise sont nombreux, car il offre aux entreprises des options et des capacités qu’elles ne pourraient pas obtenir avec un logiciel propriétaire.

De plus, les DSI ne sont jamais enfermés dans la solution d’un seul fournisseur puisque les capacités offertes par l’Open Source sont omniprésentes et en constante évolution. L’Open Source permet l’intégration facile de nouvelles solutions, permettant ainsi aux professionnels IT d’améliorer l’infrastructure existante plus efficacement que de travailler avec des fournisseurs de solutions propriétaires.

Pour beaucoup de responsables IT, basculer vers des briques Open Source n’en reste pas moins périlleux. S’il n’y a pas de fournisseur commercial derrière, vers qui vais-je me tourner en cas de panne majeure ? (source) Rappelons ici le rôle essentiel de l’éditeur ; il doit proposer une véritable solution pérenne intégrant le support, la maintenance évolutive et toute une plateforme de services. L’éditeur open source transforme un code source en une solution directement utilisable et créatrice de valeur pour le client.

L’open source est unanimement reconnu comme un formidable levier de transformation digitale. L’actualité témoigne d’ailleurs de sa montée en puissance dans les challenges qui attendent les DSI avec le rachat de GitHub par Microsoft et tout récemment le rachat de Red Hat par IBM.
Cette opération est d’ailleurs présentée comme « l’acquisition technologique la plus importante de l’année ».

6. Innover toujours

Les DSI et les responsables informatiques doivent être les moteurs d’une innovation constante et cohérente. Il ne suffit plus d’innover une seule fois et de se reposer sur ses lauriers. Dans l’environnement moderne, vous devez constamment vous adapter aux nouveaux changements. On attend des responsables IT qu’ils mettent en œuvre des plates-formes qui facilitent le développement rapide de solutions. Plus que jamais, ce sont les entreprises agiles qui réussiront.

Les DSI doivent établir des feuilles de route ambitieuses et innovantes assez rapidement. La grande difficulté consiste a résister aux buzzwords, à l’attraction du moment, tout en étant à l’écoute de son environnement, a être agile et toujours en mesure de pivoter.

Innover c’est aussi prévoir la compatibilité future de l’ensemble des plateformes que l’on met en place. Et l’Open Source est justement un vecteur d’innovation majeur dans ce sens.

« Côté développement applicatif, pour l’ensemble des DSI, « l’open source first » est devenu la règle. Tout nouveau projet doit reposer par défaut sur cette option. »
Alain Voiment, CTO adjoint et sponsor de la stratégie Open Source du groupe Société Générale et VP Grand utilisateur à l’occasion du Paris Open Source Summit 2017. Vous pouvez retrouver son intervention ici.

Un petit mot avant de partir

Nous vous donnons rendez-vous au Paris Open Source Summit, le premier événement en Europe sur l’open source, les logiciels libres et le numérique ouvert les 5 et 6 décembre prochains pour échanger sur ces sujets. 5000 personnes sont attendues pour cette l’édition 2018 qui fera intervenir 240 conférenciers au travers des grandes thématiques du programme : Tech / Solution / Ecosystème. Cette année encore, Pierre Baudracco, Président de BlueMind est également le président du programme du POSS.

Nous aurons le plaisir de dévoiler la nouvelle version de notre messagerie. Une version qui a demandé 5 ans de travail pour permettre une compatibilité à 100% avec Outlook, sans connecteur. En permettant aux organisations de conserver sans dégradation le client Outlook, mais aussi d’utiliser de façon riche et collaborative les autres clients comme Thunderbird, le web ou les mobiles, la solution BlueMind offre une alternative européenne ouverte et moins chère pour la messagerie et un horizon pour le poste client Open Source.

A découvrir à l’occasion de la conférence « Enfin une messagerie Open Source 100% compatible Outlook », mercredi 5/12 à partir de 9h15. Par Sylvain Garcia. Toutes les infos et inscriptions ici.

Petit précis de productivité grâce aux emails

Si l’email est et reste le premier canal de communication en entreprise, êtes vous sûrs de l’utiliser au mieux ? Ce petit guide va vous aider à devenir un pro de l’email efficace !

Notre dernier article vous expliquait que l’email n’est pas près de disparaître du quotidien des entreprises malgré la concurrence féroce d’autres outils plus instantanés. Pour autant, bien que leur usage progresse régulièrement chaque année, ils sont accusés de tous les maux : tueurs de productivité, facteur de stress, perte de temps, addiction, vecteur d’incompréhension, mauvaise utilisation…

En ce mois d’août nous avons décidé de vous donner un coup de pouce avec ce petit précis de productivité grâce à l’email. A vos claviers, c’est parti !

1. L’email sert à envoyer des messages différés et archivables

Comprenez, il ne sert pas à stocker vos documents, ni a signaler une urgence. Il ne sert pas non plus à vider votre sac quand vous êtes agacé. Ce serait un peu comme écrire un lettre à votre conjoint(e) en plein milieu d’une dispute.

Pour ce qui est de la gestion des documents, attention à ne pas envoyer à tire larigot tout ce qui vous passe sous la main. En premier lieu assurez vous que votre destinataire sera en mesure de lire le format de pièce jointe que vous lui adressez.

Gardez en tête que plus la taille du fichier est importante et plus il sera long à envoyer et réceptionner. Un fichier trop volumineux peut être refusé par le serveur de messagerie du destinataire ou saturer sa boite de réception. Il faut préférer les emails contenant un lien pour télécharger un document plutôt qu’une pièce jointe trop lourde.

Enfin n’oubliez pas que l’email ne doit pas être utilisé pour gérer des conflits ou des urgences. Globalement, ce n’est pas un média « chaud ». L’un de ses principaux atouts est qu’il dure dans le temps et peut être classé, il faut donc l’utiliser « à froid », pour les informations appelées à durer dans le temps.

Petite exception tout de même, la traçabilité de l’email permet de donner une information formelle, appelée à faire date dans le cadre d’un conflit. Il peut donc plutôt être utilisé pour mettre un terme aux discussions et trancher. Attention toutefois à l’ironie ou aux tournures passives agressives qui pourraient relancer le débat. Restez aussi factuel que possible et pour le reste préférez une vraie discussion en face à face.

Hébergez vos fichiers volumineux sur le web et n’envoyer que le lien par email avec We Transfer ou No File. Certaines messageries comme BlueMind génèrent automatiquement un lien pour vos fichiers trop volumineux.

2. Le bon choix de destinataire

On vous l’a certainement déjà beaucoup rabâché : on indique en destinataire les personnes directement concernées par les actions à réaliser et en copie les personnes que l’on souhaite simplement informer. Et bannir : les « répondre à tous« .

Demandez vous toujours si les personnes à qui vous adressez un message sont bien légitimes pour le recevoir. Trop d’emails tue l’email. Plus personne ne vous lira si vous êtes identifié comme le spammeur de service.

Faites également attention aux listes de diffusion, assurez-vous qu’elles sont bien à jour sinon vous risquez de recevoir de nombreux messages d’erreur ou d’atteindre des personnes non concernées.

Pour tout savoir sur les listes de diffusion vous pouvez consulter la documentation de BlueMind, de Thunderbird, d’Outlook ou de Gmail.

3. Vous n’êtes pas Rafael Nadal, arrêtez de renvoyer la balle!

L’email n’est pas un chat ! Il n’est pas fait pour discuter en direct. Pour vos conversations simples ou urgentes, préférez les échanges directs (réunion, téléphone, messagerie instantanée etc.).
Quand c’est possible, essayez de vous contraindre à deux allers-retours maximum à partir du même e-mail de départ. Si vous avez encore des remarques après ces échanges, allez plutôt discuter avec votre destinataire physiquement ou par téléphone.

Dans la même idée, faites attention aux sujets qui dérivent. Il est important d’être précis dans l’objet de votre mail, ça vous permettra de le retrouver plus facilement. Si votre mail parle de tel dossier mais que les échanges ont dérivé sur un autre sujet, interrompez la discussion et ouvrez en une nouvelle. Tout comme en réunion physique, on peut perdre beaucoup de temps avec des digressions !

Guide pour bien formuler l’objet de vos emails

4. Rangez Rangez Rangez !

Vous tannez vos enfants pour qu’ils rangent leurs chambre ? Avez vous vu l’état de votre boite mail ? Charité bien ordonnée commence par soi même, alors on se retrousse les manches et on range sa boite de réception !

En premier lieu, créez des dossiers selon la règle de classement qui vous convient le mieux (thématique, alphabétique, chronologique…). Ensuite, créez des filtres de classement automatiques. Oui, ça prend un peu de temps mais ça vous en fait économiser tellement plus ! Plus besoin de faire le tri, les emails vont sagement se ranger tout seuls au bon endroit.

Découvrez comment faire sur Outlook, Thunderbird, BlueMind ou Gmail.

5. Traitez traitez traitez !

Peut-être avez vous lu le fameux essai de David Allen sur la productivité sans stress : Getting things done (s’organiser pour réussir en français). L’idée est simple : pour accomplir le plus de choses possibles et se débarrasser du « bruit » parasite, il faut mettre en place 3 principes dans le traitement des messages qui vous parviennent :

Choisir en pleine connaissance de cause ce que l’on fait,
Porter son attention que sur ce qui est actionnable immédiatement,
Rester serein sur ce que l’on ne fait pas : soit que l’on ait délibérément choisi de ne pas y donner la priorité, soit ce n’était tout simplement pas faisable maintenant.

Ce qui peut être traité en moins de deux minutes, traitez le immédiatement, vous vous éviterez l’accumulation de petites tâches qui finissent par former une montagne.

Les messageries vous offrent un panel d’outils pour vous organiser comme les indicateurs de couleur d’Outlook, la gestion des tâches de BlueMind, le « snooze » de mail permis par Gmail ou encore l’enrichissement des outils collaboratifs de Thunderbird (par BlueMind).

Avec tout ça vous n’aurez plus d’excuse pour vous laisser déborder par votre messagerie! Reste à évangéliser au maximum vos collaborateurs car l’email est un outil collectif.

N’hésitez pas à diffuser cet article autour de vous!

Sommes nous en train d’envoyer les derniers e-mails ?

Tueur de productivité, archaïque, l’email est la cible de toutes les critiques ! Entre les politiques « zero mail » et la montée en puissance des outils instantanés l’e-mail est-il en train de subir le même destin tragique que la lettre manuscrite ? Pas si sûr…

Nous allons de plus en plus vers un monde d’instantanéité : messagerie instantanée évidemment, smartphone toujours au bout des doigts, photos en rafales en quelques secondes, conférences vidéo Japon/USA/France tout en même temps…. On vit désormais tout en « direct live ».

Alors on peut légitimement se demander si l’e-mail n’est pas un archaïque vestige d’un âge qui n’existe plus. Un âge où il fallait prendre le temps de composer son messsage proprement, y apposer sa signature, appuyer sur « envoyer » puis attendre que l’autre le reçoive, sans vraiment savoir s’il l’a lu ou non (à moins d’avoir perdu du temps pour demander une confirmation), et attendre – encore – qu’il veuille bien vous répondre, parfois plusieurs heures (ou même jours pour les pires d’entre eux) plus tard.

Est ce que l’e-mail est en train de subir le même destin tragique que la lettre manuscrite ?

Il n’y a pas si longtemps, dans notre galaxie

Sachez que le tout premier e-mail a été envoyé en 1971 sur l’ancêtre d’Internet, ARPAnet. Déjà à sa naissance, on pouvait douter de son intérêt puisque l’envoyeur (Raymond Samuel Tomlinson) n’a pu que se l’envoyer à lui même – puisqu’on ne pouvait joindre que les utilisateurs d’un même domaine – et ne consulter le message que sur la machine d’origine.

Raymond Tomlinson

Il fallait donc un peu d’imagination pour se dire que cet épi-phénomène était le prémice d’un nouvel âge…

Mais notre Raymond ne s’est évidemment pas arrêté là! En s’ingéniant à faire progresser son idée, il a finalement réussi à envoyer le tout premier e-mail tel qu’on le connait à plusieurs destinataires en même temps, pour annoncer …qu’il venait de créer l’e-mail !
Chapeau Raymond !

La revanche des sites

L’e-mail s’est répandu comme une traînée de poudre dans les entreprises qui justement à la même époque s’équipaient en informatique. Et comme le héros d’une grande épopée a toujours besoin d’un ennemi juré celui de l’e-mail s’est manifesté très tôt : le SPAM. Même si le mot a été popularisé par les Monthy Python, il n’a finalement pas faire rire grand monde.
Le SPAM (mais aussi les envois de virus) sont rapidement devenus le côté obscur de la Force du mail.

Le Dark Vador de notre histoire s’appelle Gary Thuerk et travaillait pour la division marketing de DEC. En 1978, pour présenter une démo produit, il a eu l’idée diabolique d’envoyer un mail à la quasi totalité des internautes de la côte ouest des Etats-Unis. Le monstre était né.

Il aura fallut attendre 1996 pour que la première loi « anti-spam » voit le jour, qu’il soit considéré comme une nuisance et que l’on commence à blacklister des serveurs utilisés par les spammeurs.

L’éveil de la Force

Si le SPAM a pu devenir une telle nuisance, c’est bien que l’e-mail lui de son côté à connu un succès phénoménal. En 1973 le courrier électronique représentait déjà 75% du trafic sur le réseau Arpanet, devenant le moyen principal de communiquer devant le téléphone.
En plus des entreprises, il ne tarde pas à envahir les institutions, les écoles, les particuliers, bref, partout où l’on s’équipe en informatique.

On assiste à la naissance de milliers de start-ups, dont Hotmail, qui se fait dévorer par Microsoft l’année suivante. D’autres noms apparaissent rapidement dans le paysage de l’e-mail comme Outlook, Thunderbird et bien sur Gmail, petit dernier parmi les géants en 2007.

En 2016, près de 2,7 milliards de personnes dans le monde utilisaient le mail comme moyen de communication (chiffre huffington post). Vu d’ici, le mail semble rimer avec éternel, et l’on n’imagine pas qu’il puisse disparaître.

Une menace fantôme

Seulement voilà, il y a des gens très intelligents dans les cabinets de consulting qui ont édifié « le cycle du Hype » (Gartner) qui est capable de prédire l’avenir des technologies.
En gros, il se présente comme ceci et c’est valable dans la grande majorité des cas :

(source)

Sauf que pour l’e-mail la courbe a défié tous les pronostics. On semble avoir évité le gouffre des désillusions pour passer directement des attentes démesurées au plateau de productivité.

Il existe des milliers d’études sur l’usage du mail en entreprise. Elles convergent toutes vers l’idée que les cadres reçoivent en moyenne une centaine de mails par jour et passent plus de 5 heures à les traiter. Un vrai « tueur de productivité » qui fini par pourrir la vie des salariés, à tel point que des gourous de l’e-mail se sont élevés pour vous apprendre à survivre efficacement au tsunami.

En parallèle de cette invasion de l’e-mail dans la vie du salarié (au bureau, sur son smartphone et même chez lui), se sont développées des milliers d’applications permettant de discuter beaucoup plus instantanément. Slack, Messenger, Whatsapp, Skype, ne sont que quelques glaçons sur la face émergée de l’iceberg. On peut discuter en instantané et même en visio avec quelqu’un au bout du monde à tout moment.

La sempiternelle « transformation digitale en entreprise« , y a vu le nouvel El Dorado de la communication collaborative et était déjà prête à pousser le vieil e-mail dans son gouffre des désillusions.

L’e-mail contre attaque

Bien que challengé par toutes ces nouvelles technologies, l’e-mail en entreprise n’a jamais perdu une miette de terrain. Au contraire, le nombre d’e-mails échangés entre professionnels est en constante augmentation. Selon une étude Adobe menée sur la France en 2017 , le mail reste le premier canal de communication en entreprise (52%), devant la réunion physique (20%), le téléphone (13%), la messagerie instantanée (9%), la vidéoconférence (4%) et les réseaux sociaux d’entreprise à seulement 2%.

Surtout, rendez-vous compte de ce qu’il représente dans votre vie quotidienne et au travail ! L’e-mail est devenu l’identifiant par défaut des utilisateurs. Vous l’utilisez pour vous connecter à la plupart de vos services en ligne, vous attendez d’y recevoir toutes vos confirmations de commandes ou de rendez vous par exemple.

Et une pensée émue pour tous les DSI du monde qui ont vu un jour leur messagerie tomber en rade…. En réalité, il ne faut pas plus de 5 minutes pour que le PDG débarque, fulminant dans le bureau.

Sans aucun doute possible, l’e-mail est l’outil numéro 1 de communication en entreprise.

Selon les prévisions, l’e-mailing sera utilisé par près de 3 milliards de personnes d’ici 2020. Pour rappel, nous sommes actuellement 7 milliards sur terre…, ça fait tout de même 43% de la planète qui utilise l’e-mail. Depuis ces 15 dernières années, on constate même que son utilisation croît chaque année de 10% !

Un nouvel espoir

Un logiciel ne s’impose pas, il doit être adopté. Des tas d’exemples nous le démontrent comme avec Microsoft, Google+ ou encore Apple Maps. Il est tout naturel que des habitudes se soient imposées également du côté de la messagerie d’entreprise, très largement trustée par les américains Outlook, Domino et Gsuite. L’e-mail étant devenu si évident, si habituel, si familier que la gestion du changement d’un client de messagerie est devenue un véritable enjeu stratégique pour les entreprises.

Cependant, comme le disait Charles Darwin, celui qui n’évolue pas est condamné à mourir. Ou plus simplement, « marche ou crève », c’est à dire que l’e-mail pour continuer d’exister (et d’asseoir sa domination sur tous les autres outils) doit sans cesse se réinventer, proposer de nouvelles fonctionnalités (comme par exemple de copier vos rendez-vous pris par e-mail directement dans votre agenda).

C’est très simple : pour être adopté il faut rester pareil, mais changer régulièrement. Exactement comme quand vous allez chez le coiffeur pour couper tout en conservant la longueur.

C’est un tour de magie que réussit particulièrement bien BlueMind (et l’auteur ne dit pas cela parce qu’il est rémunéré par BlueMind, d’autres l’ont dit aussi en 2012, encore en 2012, en 2014, en 2017, en 2018 etc.)

Le secret, c’est d’être capable de s’interfacer en toute transparence avec les nouveaux outils de l’entreprise (GED, dépôts web, CRM, WMS, ou simple annuaire interne).

La guerre des clones

La messagerie est un marché mature, tellement ancré dans le quotidien et les habitudes des utilisateurs qu’elle impose des contraintes strictes de présentation (le bouton envoyer comme ci, le transfert comme ça…). BlueMind étudie particulièrement les ergonomies des messageries les plus utilisées pour en extraire le modèle qui apporte le plus de valeur possible à l’utilisateur, sans bouleverser ses habitudes.

De plus, notre capacité à supporter de façon étendue les clients Outlook (nous sommes les seuls à supporter Outlook en mode natif sans connecteur), Mac et Thunderbird (en y ajoutant le volet collaboratif qui lui faisait défaut), permet de conserver les outils traditionnels, tout en passant sur de l’open source souverain et user-centric.

Même s’il est trop encore trop souvent mal utilisé (ce n’est pas une GED !), l’e-mail n’a pas dit son dernier mot ! Il n’est pas près d’être remplacé par les jeunes padawans qui voudraient le détrôner à coup d’instantanéité. L’e-mail sait se défendre, lui aussi est mobile, flexible, toujours plus collaboratif et proche du besoin utilisateur. En plus avec BlueMind, il est open-source, peu coûteux, souverain, et français.

Besoin d’être convaincu ? Demandez une démo !

En attendant, que la force de l’e-mail soit avec vous !

BlueMind s’occupe de vos signatures mail !

BlueMind intègre désormais une nouvelle application de gestion des signatures mail. Structurez et harmonisez simplement la signature mail de l’ensemble de vos collaborateurs en fonction de vos actualités et de vos destinataires pour un impact plus fort de votre image de marque.

Puissant levier marketing, les signatures mail restent pourtant de vrais casse-têtes pour les entreprises car elles relèvent bien souvent de la responsabilité de l’utilisateur final.

Entre difficultés à faire suivre la consigne et difficultés pour l’utilisateur de l’appliquer avec les différents outils dont il dispose – outils qui se multiplient de plus en plus (logiciels tiers, appareils mobiles multiples…) -le déploiement de signatures mail est une gageure! Les mises à jour sont rarement suivies ou limitées et la gestion globale de l’image de l’entreprise devient frustrante pour les services marketing et communication.

Heureusement, BlueMind 3.5.8 est arrivé !

Une nouvelle application intégrée nativement à BlueMind permet de gérer les signatures des utilisateurs afin de les unifier et, si besoin, d’appliquer une seule fois et pour tous les modifications (changement de logo, déménagement, etc.).

L’application permet une gestion fine des signatures :

par expéditeur : on peut créer une signature globale à toute l’entreprise ou encore des signatures différentes par groupe (direction, commerce, technique…) ou par exclusion de groupe (« tout le monde sauf la direction »)
par destinataires : une signature simple destinée aux collaborateurs internes et une signature plus communicative à destination de l’extérieur
par date : une signature programmée et/ou temporaire pour une communication ponctuelle

Un autre atout majeur de la gestion des signatures mail dans BlueMind est la personnalisation. Il est ainsi possible d’apposer une signature à la présentation identique pour tous mais contenant les noms et coordonnées personnelles de l’expéditeur :

En plus de la signature mail, cette nouvelle application de BlueMind permet de gérer l’apposition d’un disclaimer. Ce message présente généralement une clause de non-responsabilité et de confidentialité mais peut aussi contenir des obligations règlementaires, slogans commerciaux, etc.
Les conditions sont volontairement plus restreintes, le but du disclaimer étant de s’ajouter simplement à la signature de tout message émis. La seule condition possible repose sur la limitation aux destinataires internes ou externes.

Grâce à BlueMind, ces modèles homogènes de signature mail viendront s’intégrer automatiquement dans les messages des collaborateurs sans besoin de contribution de l’utilisateur.

Sécuriser BlueMind 3.5 avec un certificat Let’s Encrypt

L’activité du jour : la mise en place d’un certificat Let’s Encrypt sur notre serveur de mail BlueMind en version 3.5.

L’intérêt

Let’s Encrypt permet de disposer d’un certificat gratuit et reconnu par les navigateurs. L’intérêt principal (dans l’esprit DevOps) est d’automatiser le processus de gestion des certificats parfois complexe.

Tout est automatique : la création, l’installation et surtout le renouvellement du certificat. Une fois mis en place, on peut l’oublier et le laisser se débrouiller tout seul.

Préparation du serveur web

Avant de générer un certificat, le serveur Let’s Encrypt va vérifier que le nom DNS du certificat vous appartient bien.

Le serveur va demander au client Let’s Encrypt de positionner une ressource à l’URL /.well-known/acme-challenge/ de votre serveur BlueMind. Il faut donc adapter la configuration du serveur nginx BlueMind pour permettre cet échange.

Pour plus d’informations sur le fonctionnement du protocole, vous pouvez consulter la page https://letsencrypt.org/how-it-works/

Le serveur web nginx BlueMind permet d’ajouter des fichiers de configuration qui ne seront pas écrasés lors de mises à jour dans le répertoire /etc/nginx/bm-local.d/. Le contenu des échanges avec le serveur Let’s Encrypt sera contenu dans le répertoire /var/www/letsencrypt sur le serveur :

Le fichier /etc/nginx/bm-local.d/letsencrypt-acme-challenge.conf est ajouté avec le contenu suivant :

location ^~ /.well-known/acme-challenge/ {
  default_type "text/plain";
  root /var/www/letsencrypt;
}

Enfin le serveur NGINX doit être redémarré (exemple sur Ubuntu 16.04) :
```
systemctl reload bm-nginx
```

Génération du certificat

La 1ère étape est d’installer le client Let’s Encrypt certbot-auto :

sudo curl https://dl.eff.org/certbot-auto > /opt/letsencrypt/certbot-auto
sudo chmod +x /opt/letsencrypt/certbot-auto

La génération du certificat nécessite de fournir quelques informations :

L’acceptation des conditions d’utilisation
Le chemin pour déposer les ressources du challenge ACME
Le nom de domaine pour lequel le certificat est généré (potentiellement plusieurs)
L’adresse e-mail pour recevoir les notifications d’expiration et autres

Dans un souci d’automatisation, ces informations sont passées directement en ligne de commande et sans interactions (-n). Au 1er lancement, certbot-auto va installer automatiquement ses dépendances.

sudo ./certbot-auto certonly -n -a webroot --webroot-path=/var/www/letsencrypt -d <FQDN du serveur BM> -m <votre e-mail> --agree-tos

Si tout se passe bien, le certificat et les clés sont générés dans le repertoire /etc/letsencrypt/live/<FQDN du serveur BM>/

Installation du certificat dans l’environnement BlueMind

Maintenant que le certificat est généré, il faut configurer NGINX pour l’utiliser. Pour rester le plus transparent possible au niveau de BlueMind et éviter de tout casser lors des mises à jour, l’option choisie consiste à ré-écrire le certificat utilisé par BlueMind. Attention : pensez à sauver son ancien certificat si besoin.

Le script suivant va permettre de faire cette modification (il sera également utilisé pour le renouvellement) :

#!/bin/bash
cat /etc/letsencrypt/live/fqdn/privkey.pem /etc/letsencrypt/live/fqdn/fullchain.pem > /etc/ssl/certs/bm_cert.pem
systemctl reload postfix
systemctl reload bm-nginx

Ça y est, le serveur BlueMind est à présent sécurisé par un certificat reconnu !

Automatisation du renouvellement

Les certificats Let’s Encrypt ont une faible durée de vie (3 mois) mais tout est prévu dans le client pour leur renouvellement. De plus, certbot-auto permet de lancer une commande en cas de renouvellement réussi, ce qui va permettre d’appeler automatiquement le script précédent.

Une entrée crontab est ajoutée pour automatiser tout le processus :

0 0 * * 0 /opt/letsencrypt/certbot-auto renew --renew-hook "bash letsencrypt_posthook.sh" >> /var/log/letsencrypt/renew.log

Voilà, vous pouvez tranquillement passer à autre chose.

Article rédigé et publié par Julien Lavesque pour Obectif Libre

Mémorisez des vues de votre agenda avec BlueMind !

Ça y est, vous êtes enfin équipé d’une messagerie collaborative innovante et vous avez convaincu vos équipes, collaborateurs et collègues d’utiliser ses fonctions collaboratives :

les agendas professionnels sont partagés,
les ressources (salles, véhicules, …) ont été créées et peuvent être gérées et réservées via BlueMind
vous vous êtes créé plusieurs agendas personnels pour suivre vos différentes activités (professionnelles, d’élu, personnelles, familiales) – c’est une nouveauté 3.5 !

Vous êtes chef ou directeur de projets, responsable de production, chef ou secrétaire de services, secrétaire de direction ou gestionnaire de ressources ? BlueMind intègre une fonctionnalité exclusive qui va faciliter votre quotidien : les vues !

Vous changez souvent de vues d’agenda, pour basculer d’une vue complète avec tous vos agendas à la vue unique de votre agenda professionnel, puis à un affichage de vos équipes, des ressources que vous gérez ou des collaborateurs de votre service ? Avec BlueMind, utilisez les vues !

Les vues sont aussi simples à créer qu’à utiliser. Il s’agit de sauvegarder une vue de l’agenda telle que vous l’avez définie : collaborateurs, ressources, agendas organisationnels ou personnels dans une présentation jour, semaine, mois ou liste. Cette vue se sauvegarde et se consulte en 2 clics !

Voici comment rendre votre activité plus efficace avec BlueMind !

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Intégrez facilement vos événements Doodle à BlueMind !

BlueMind v3.5, permet à chaque utilisateur de se créer plusieurs agendas pour organiser son activité.

Ces agendas peuvent être gérés manuellement mais aussi issus d’une source externe de calendriers, tels que Doodle ou Gmail.

Voici 4 nouveaux usages courants de cette fonctionnalité :

l’affichage de vos événements Doodle directement dans votre agenda
la récupération de vos disponibilités BlueMind dans les applications Doodle
l’affichage d’un agenda externe dans BlueMind, sans qu’il impacte vos disponibilités
la création d’un calendrier partagé alimenté depuis une source externe (tels que les congés scolaires par exemple)

agenda_doodle_bm

Cet article aborde les 2 premiers.

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