Petit précis de productivité grâce aux emails

Si l’email est et reste le premier canal de communication en entreprise, êtes vous sûrs de l’utiliser au mieux ? Ce petit guide va vous aider à devenir un pro de l’email efficace !

Notre dernier article vous expliquait que l’email n’est pas près de disparaître du quotidien des entreprises malgré la concurrence féroce d’autres outils plus instantanés. Pour autant, bien que leur usage progresse régulièrement chaque année, ils sont accusés de tous les maux : tueurs de productivité, facteur de stress, perte de temps, addiction, vecteur d’incompréhension, mauvaise utilisation

En ce mois d’août nous avons décidé de vous donner un coup de pouce avec ce petit précis de productivité grâce à l’email. A vos claviers, c’est parti !

1. L’email sert à envoyer des messages différés et archivables

Comprenez, il ne sert pas à stocker vos documents, ni a signaler une urgence. Il ne sert pas non plus à vider votre sac quand vous êtes agacé. Ce serait un peu comme écrire un lettre à votre conjoint(e) en plein milieu d’une dispute.

Pour ce qui est de la gestion des documents, attention à ne pas envoyer à tire larigot tout ce qui vous passe sous la main. En premier lieu assurez vous que votre destinataire sera en mesure de lire le format de pièce jointe que vous lui adressez.

Gardez en tête que plus la taille du fichier est importante et plus il sera long à envoyer et réceptionner. Un fichier trop volumineux peut être refusé par le serveur de messagerie du destinataire ou saturer sa boite de réception. Il faut préférer les emails contenant un lien pour télécharger un document plutôt qu’une pièce jointe trop lourde.

Enfin n’oubliez pas que l’email ne doit pas être utilisé pour gérer des conflits ou des urgences. Globalement, ce n’est pas un média « chaud ». L’un de ses principaux atouts est qu’il dure dans le temps et peut être classé, il faut donc l’utiliser « à froid », pour les informations appelées à durer dans le temps.

Petite exception tout de même, la traçabilité de l’email permet de donner une information formelle, appelée à faire date dans le cadre d’un conflit. Il peut donc plutôt être utilisé pour mettre un terme aux discussions et trancher. Attention toutefois à l’ironie ou aux tournures passives agressives qui pourraient relancer le débat. Restez aussi factuel que possible et pour le reste préférez une vraie discussion en face à face.


Hébergez vos fichiers volumineux sur le web et n’envoyer que le lien par email avec We Transfer ou No File. Certaines messageries comme BlueMind génèrent automatiquement un lien pour vos fichiers trop volumineux.

2. Le bon choix de destinataire

On vous l’a certainement déjà beaucoup rabâché : on indique en destinataire les personnes directement concernées par les actions à réaliser et en copie les personnes que l’on souhaite simplement informer. Et bannir : les « répondre à tous« .

Demandez vous toujours si les personnes à qui vous adressez un message sont bien légitimes pour le recevoir. Trop d’emails tue l’email. Plus personne ne vous lira si vous êtes identifié comme le spammeur de service.

Faites également attention aux listes de diffusion, assurez-vous qu’elles sont bien à jour sinon vous risquez de recevoir de nombreux messages d’erreur ou d’atteindre des personnes non concernées.


Pour tout savoir sur les listes de diffusion vous pouvez consulter la documentation de BlueMind, de Thunderbird, d’Outlook ou de Gmail.

3. Vous n’êtes pas Rafael Nadal, arrêtez de renvoyer la balle!

L’email n’est pas un chat ! Il n’est pas fait pour discuter en direct. Pour vos conversations simples ou urgentes, préférez les échanges directs (réunion, téléphone, messagerie instantanée etc.).
Quand c’est possible, essayez de vous contraindre à deux allers-retours maximum à partir du même e-mail de départ. Si vous avez encore des remarques après ces échanges, allez plutôt discuter avec votre destinataire physiquement ou par téléphone.

Dans la même idée, faites attention aux sujets qui dérivent. Il est important d’être précis dans l’objet de votre mail, ça vous permettra de le retrouver plus facilement. Si votre mail parle de tel dossier mais que les échanges ont dérivé sur un autre sujet, interrompez la discussion et ouvrez en une nouvelle. Tout comme en réunion physique, on peut perdre beaucoup de temps avec des digressions !

Guide pour bien formuler l’objet de vos emails

4. Rangez Rangez Rangez !

Vous tannez vos enfants pour qu’ils rangent leurs chambre ? Avez vous vu l’état de votre boite mail ? Charité bien ordonnée commence par soi même, alors on se retrousse les manches et on range sa boite de réception !

En premier lieu, créez des dossiers selon la règle de classement qui vous convient le mieux (thématique, alphabétique, chronologique…). Ensuite, créez des filtres de classement automatiques. Oui, ça prend un peu de temps mais ça vous en fait économiser tellement plus ! Plus besoin de faire le tri, les emails vont sagement se ranger tout seuls au bon endroit.


Découvrez comment faire sur Outlook, Thunderbird, BlueMind ou Gmail.

5. Traitez traitez traitez !

Peut-être avez vous lu le fameux essai de David Allen sur la productivité sans stress : Getting things done (s’organiser pour réussir en français). L’idée est simple : pour accomplir le plus de choses possibles et se débarrasser du « bruit » parasite, il faut mettre en place 3 principes dans le traitement des messages qui vous parviennent :

  • Choisir en pleine connaissance de cause ce que l’on fait,
  • Porter son attention que sur ce qui est actionnable immédiatement,
  • Rester serein sur ce que l’on ne fait pas : soit que l’on ait délibérément choisi de ne pas y donner la priorité, soit ce n’était tout simplement pas faisable maintenant.

Ce qui peut être traité en moins de deux minutes, traitez le immédiatement, vous vous éviterez l’accumulation de petites tâches qui finissent par former une montagne.

Les messageries vous offrent un panel d’outils pour vous organiser comme les indicateurs de couleur d’Outlook, la gestion des tâches de BlueMind, le « snooze » de mail permis par Gmail ou encore l’enrichissement des outils collaboratifs de Thunderbird (par BlueMind).

Avec tout ça vous n’aurez plus d’excuse pour vous laisser déborder par votre messagerie! Reste à évangéliser au maximum vos collaborateurs car l’email est un outil collectif.

N’hésitez pas à diffuser cet article autour de vous!

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Supervision d’une installation BlueMind

Lorsque une panne se produit ou que des dysfonctionnements sont constatés, il est souvent complexe d’en trouver la cause. Voilà pourquoi BlueMind 3.5.9 intègre désormais un stack complet (et open source) de métriques, alerting et de visualisation de l’état de la plateforme.

Un système BlueMind ou un serveur de messagerie en général est un système complexe. Il intègre de nombreux composants avec des rôles bien définis mais parfois obscurs. Lorsque une panne se produit ou que des dysfonctionnements sont constatés, il est souvent complexe d’en trouver la cause.

Une panne du système de messagerie est souvent source de panique car le service est critique pour la majorité des utilisateurs. Des mesures d’urgence sont alors prises, qui conduisent souvent à des redémarrages qui solutionnent (parfois) le problème mais vont rendre l’analyse post-mortem particulièrement complexe.

L’existant

Un système BlueMind, composé de nombreux services et de nombreuses machine virtuelles Java, essaie le plus souvent de ne pas mourir en silence.

On va trouver :
• Des fichiers /var/log/java_pid1234.hprof ; des dumps mémoires générés automatiquement lorsque le système rencontre un manque de mémoire
• Des fichiers de logs, très nombreux, où l’on va trouver des vilaines choses comme des index elastiscsearch qui nous disent « disk high watermark reached, disabling shards » (le disque dur est plein)

Dans ces différents cas, le problème ne sera pas pris en compte tout de suite, et un redémarrage ou un nettoyage du disque va avoir lieu avant qu’une anomalie ne soit remontée pour analyse.

Laisser un disque dur se remplir quand on gère un système n’est pas un fait d’arme très glorieux. On arrive à la situation suivante : l’administrateur système nettoie le disque dur, puis déclare une anomalie pour indiquer que la recherche n’est plus fonctionnelle.

Ce petit mensonge est problématique, mais ce qui nous intéresse, c’est d’empêcher la situation de se produire.

La supervision

Les systèmes de supervision existent, mais leur déploiement était jusqu’à maintenant laissé à la charge des personnes supervisant des installations BlueMind. La supervision des systèmes Java est un sujet assez complexe et les métriques généralistes ne sont ni intéressantes ni parlantes.

Avec BlueMind 3.5.9, nous avons intégré un stack complet de métriques, alerting et de visualisation de l’état de la plateforme.
Notre ADN étant open-source, nous nous sommes tournés vers une solution open-source : la TICK stack (Telegraf, Influxdb, Chronograf, Kapacitor) http://influxdata.com. Un agent telegraf est installé sur chaque nœud de votre installation. Telegraf transmet ces données à Influxdb, Kapacitor les analyse pour produire des alertes et Chronograf affiche des tableaux de bord pour aider à anticiper les problèmes.

Notre intégration

Pour la 3.5.9 toute la stack est disponible mais n’est pas déployée par défaut. Sur un serveur (votre serveur principal, avec bm-core, ou un serveur de supervision dédié) il faut installer le paquet bm-tick-full.

Ce dernier va déployer toute la stack TICK (que nous avons intégré dans nos dépôts pour contrôler les versions utilisées). Sur chaque serveur de votre installation BlueMind, il faut installer bm-tick-node. Si vous faites cela avant le passage en 3.5.9, l’assistant de mise à jour va s’occuper de tout. Sinon il est préférable après redémarrage de forcer la configuration de toute la stack :

curl -H « X-Bm-ApiKey: $(cat /etc/bm/bm-core.tok) » -XPOST http://localhost:8090/internal-api/tick/mgmt/_reconfigure

depuis votre serveur bm-core.

Agent Java

Les administrateurs les plus attentifs vont remarquer que les processus Java de BlueMind sont lancés avec une option supplémentaire :

/usr/lib/jvm/bm-jdk/bin/java -Dlogback.configurationFile=/etc/bm/local/bm-core.log.xml -Dio.netty.native.workdir=/var/lib/bm-core/work -Xloggc:/var/log/garbage-collector/bm-core/gc.pause.log -XX:+UseGCLogFileRotation -XX:NumberOfGCLogFiles=4 -XX:GCLogFileSize=4M -XX:+PrintGCApplicationStoppedTime -server -Xms812m -Xmx812m -Xss256k -XX:+UseCompressedOops -XX:MaxDirectMemorySize=812m -XX:+UseG1GC -XX:MaxGCPauseMillis=500 -XX:+HeapDumpOnOutOfMemoryError -XX:HeapDumpPath=/var/log -Djava.net.preferIPv4Stack=true -Dnet.bluemind.property.product=bm-core -javaagent:/var/lib/bm-metrics-agent/bm-metrics-agent.jar -Djava.awt.headless=true -Dosgi.noShutdown=true -Duser.timezone=GMT -cp /usr/share/bm-core/plugins/org.eclipse.equinox.launcher_1.3.201.v20161025-1711.jar org.eclipse.equinox.launcher.Main -registryMultiLanguage -debug -application net.bluemind.application.launcher.coreLauncher

C’est cet agent, attaché à nos machines virtuelles, qui nous permet d’exposer nos métriques applicatives à Telegraf. Que fait-il ?
Il ouvre un socket unix dans /var/run/bm-metrics, pour chaque JVM :

Ces sockets unix sont interrogés par Telegraf pour obtenir les métriques de chaque composant :

curl –unix-socket /var/run/bm-metrics/metrics-bm-lmtpd.sock http://bm/metrics

Qui nous donne en version simplifiée :

Ces données vont être consommées par Telegraf toutes les 10 secondes et…

Dashboards !

Ceci est un exemple de tableau de bord sur le flux de mail pre-configuré dans BlueMind 3.5.9.
Mais de nombreuses autres métriques sont disponibles : système (disques, charge, trafic réseau), postgresql (QPS, shared buffers usage), nginx.

Les données sont historisées sur une fenêtre de 7 jours, donc plus de mystère sur le disque dur qui était encore plein 2 heures avant de remonter un incident.

Alerting

Connaître le nombre de processus IMAP actifs, c’est bien. Le comparer avec le maximum configuré c’est mieux.

Cette métrique est observée en permanence par Kapacitor (le script imap-connections est configuré par bluemind) pour comparer le nombre de process à un instant avec celui configuré dans BlueMind.

Ces alertes sont visibles sur l’accueil du monitoring/tick/ de votre BlueMind avec le mot de passe de l’assistant d’installation.

Annotations

En corrolaire des alertes viennent les annotations, qui nous permettent de pointer des points dans le temps (ou des plages de temps) sur nos graphes.
Si le Core est redémarré par un administrateur, la supervision l’archive et le montre sur tous les graphes :

Les tâches programmées qui s’exécutent dans votre système sont aussi intégrées sur les graphes dès qu’elles prennent plus de 30 secondes. Plus de doute désormais pour diagnostiquer que les lenteurs ressenties par les utilisateurs sont dues à une sauvegarde ou un import d’annuaire.

La suite

De nombreuses métriques sont enregistrées par notre produit mais toutes ne sont pas encore exploitées dans des graphes ou des scripts d’alerting. Les dashboards et scripts d’alerting peuvent être ajoutés à BlueMind via des plugins et les prochaines versions devraient en amener de nouveaux et proposer des fonctions de « self healing » (quand tel problème survient, la solution est connue et donc appliquée de manière automatique).

Découvrez toute la documentation ici

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