E-Mail ist ohne Zweifel das am häufigsten genutzte Werkzeug im Unternehmensalltag. Aber wie wird dieses Werkzeug eigentlich verwendet? Und wie halten Sie es damit? Sind Sie eher ein Webmail-Aficionado oder ein Hardliner mit Faible für Fat Clients wie Outlook, Thunderbird und Co.?
Dank unserer Erfahrung als Softwarehersteller von E-Mail-Software kennen wir die Bedürfnisse und Erwartungen der Benutzer in der Geschäftswelt ziemlich genau. Daher möchten wir Ihnen erläutern, welche Vorteile von Webmail und Fat Clients unseren Kunden am wichtigsten sind und was jede dieser Lösungen für Ihr Unternehmen leisten kann.
Unser Vorschlag: Wir bei BlueMind bieten Ihnen Unterstützung für alle Zugriffe und Anwendungsfälle und verraten Ihnen auch, dass es durchaus möglich ist, das Beste aus beiden Welten zu erhalten – alle Vorteile von Webmail und Fat Clients in einer einzigen Lösung, die zudem Open Source ist. Wie das geht, erklären wir Ihnen am Ende des Artikels.
Webmail, der angepasste und moderne Herausforderer
Gespräche mit unseren Kunden und Partnern und unsere eigene langjährige Erfahrung lassen den Schluss zu, dass sich Webmail als „Lösung, die mit allen Verwendungszwecken kompatibel ist“ bezeichnen lässt. Die Vorteile:
- Geringe Installationskosten
Webmail ist die E-Mail-Anwendung, bei der ein Nutzer via Webbrowser von jedem Computer oder Gerät mit Internetanschluss oder vom internen Mailserver aus auf seine E-Mails zugreifen kann. Der erste Vorteil im Vergleich zu einem Fat Client ist daher recht offensichtlich: Webmail muss nicht auf den Arbeitsplätzen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eingerichtet werden. Eine flächendeckende Installation auf allen Rechnern würde einen fachkundigen IT-Mitarbeiter vor Ort erfordern. Das ist sehr zeitaufwendig und verursacht erhebliche Kosten. Wenn Sie auf Webmail setzen, müssen Sie dagegen lediglich überprüfen, ob auf Ihren Rechnern ein ausreichend aktueller Webbrowser läuft.
- Zentrale Verwaltung und Einstellung
Webmail ermöglicht Ihnen, alle E-Mail-Einstellungen zentral zu verwalten, zum Beispiel die Speicherkapazität, Quoten, Abtrennen von Anhängen und Corporate E-Mail-Signaturen.
- Vereinfachter Support
Der Support ist einfacher zu managen, da sich die Konfiguration eines Benutzers leichter reproduzieren lässt. Dies ist umso wichtiger und vorteilhafter, wenn die Organisation mehrere Standorte hat oder Mitarbeiter im Homeoffice arbeiten.
- Backups auf dem Server
Bei Webmail werden alle Ihre E-Mails auf dem Server gespeichert. Das bedeutet, Sie können auch bei einem Ausfall Ihres eigenen Computers noch darauf zugreifen, zum Beispiel auf zuvor gesendete E-Mails, Entwürfe und andere Ordner.
- Einfache One-Shot-Updates
Die Aktualisierung geht bei Webmail in der Regel Hand in Hand mit der Aktualisierung des E-Mail-Servers und wird serverseitig durchgeführt. Das Update muss nicht auf den Rechnern eingerichtet werden und ist automatisch für alle Nutzer verfügbar.
- Überall verfügbar
E-Mail-Konten, die über Webmail laufen, sind von jedem Computer aus zugänglich. Webmail-Nutzer müssen nicht unbedingt einen eigenen PC besitzen, da sie überall auf ihre E-Mails zugreifen können, über einen Firmencomputer genauso wie über ihren privaten Rechner, ihr Telefon, Tablet und in jedem Internetcafé.
Fat Client, der beruhigende und umfassende Leader
- Offline verfügbar
Normalerweise benötigen Anwender eine aktive Netzwerkverbindung, um ihren Posteingang abzurufen, neue Nachrichten zu empfangen und zu beantworten. Mit Fat Clients wie Outlook oder Thunderbird können Sie auch offline arbeiten und auf den Großteil der E-Mail-Funktionen zugreifen. Sie können zum Beispiel im Posteingang und in den Ordnern navigieren, ungelesene E-Mails, den Kalender und die Kontakte öffnen und E-Mails vorbereiten, die gesendet werden, sobald die Verbindung wiederhergestellt ist. Die Vorteile:
- Bessere Verwaltung von Mehrfachkonten
Wenn Sie mehrere E-Mail-Postfächer auf verschiedenen Domains oder Servern haben und diese von einem einzigen Client aus verwalten und öffnen wollen, dann ist ein Fat Client die beste Lösung für Sie. Denn Webmail muss sich mit einem Mailserver verbinden, um die auf diesem Server gehostete E-Mail-Adresse zu verwalten. Auch wenn einige Server die Möglichkeit bieten, Nachrichten von anderen E-Mail-Postfächern zu sammeln, können Sie nicht mehrere Konten getrennt verwalten. Alle E-Mails von anderen E-Mail-Postfächern landen in derselben Mailbox.
- Sicherheit
Mit einem Fat Client verringern Sie das Risiko, Opfer einer Phishing-Attacke zu werden, bei der Ihre Homepage oder Webschnittstelle kopiert wird und Sie zum Beispiel aufgefordert werden, Ihr Passwort zu ändern. Außerdem werden Ihre Nachrichten lokal auf Ihrem Rechner gespeichert. Dadurch sind Sie teilweise vor Angriffen auf den Server oder Serverausfällen geschützt und können auf Ihre Mailbox zugreifen – zumindest solange Ihr Computer reibungslos funktioniert.
- Schneller und weniger RAM-lastig
Der Desktop-E-Mail-Client ist in der Regel schneller als Webmail, da er direkt auf dem lokalen Betriebssystem läuft – im Gegensatz zu Webmail, das in einem Webbrowser ausgeführt wird. Der Desktop-E-Mail-Client kann Daten lokal im Filesystem speichern und verarbeiten und überträgt nur die minimale Datenmenge, die für die Aufgabe E-Mail-Verarbeitung erforderlich ist.
- Ergonomischer
Ordnerverwaltung, Drag and Drop, Filter, Navigation und Tastaturkürzel funktionieren mit einem Desktop-E-Mail-Client oft viel einfacher als mit Webmail. Sie profitieren von allen ergonomischen Möglichkeiten und Komponenten, die das Betriebssystem und seine Umgebung bieten. Außerdem verfügen die meisten Fat-Client-Lösungen auch über App-Stores, die es ermöglichen, sie mit einer großen Auswahl an Add-ons und Plug-ins zu erweitern. So können Sie die Benutzeroberfläche und die Funktionsweise nach Ihren Wünschen anpassen und sich die Organisation erleichtern.
[GUT ZU WISSEN] Unsere Empfehlung für Fat Clients: Thunderbird
Thunderbird ist ein freier, plattformübergreifender E-Mail-Client, der einfach zu konfigurieren und anzupassen ist. Ein Wermutstropfen: Es ist zwar ein guter Mail-Client, aber leider ein schlechter Client in Bezug auf Zusammenarbeit. BlueMind behebt diesen Hauptfehler und bietet Ihnen ein komplettes Management von Thunderbird. BlueMind integriert nämlich den Kalender, die freigegebenen Kontakte und die gesamte Verwaltung der Freigaben in Thunderbird, um es zu einem Meister der Zusammenarbeit zu machen.
Das Beste aus beiden Welten: BlueMind Webmail, designt wie ein Fat Client
Mit allen Nutzungsarten kompatibel zu sein bedeutet, den Anwendern ein schlankes Tool anzubieten, auf das sie von jedem Endgerät aus zugreifen können. Abgesehen davon ist BlueMind WebMail die einzige Lösung, die mit Outlook kompatibel ist, Thunderbird für die Zusammenarbeit optimiert und auf Mac und Mobiltelefonen verfügbar ist. BlueMind WebMail liefert nicht nur die oben beschriebenen klassischen Vorteile einer Webmail-Lösung, sondern es will den gleichen Nutzerkomfort erreichen, den ein Fat Client bietet. Im Einzelnen sind dies folgende Punkte:
- Komfort und Ergonomie
BlueMind Webmail wurde vom BlueMind UX-Team von Grund auf neu entwickelt mit dem Ziel, Ihnen die bestmögliche Nutzererfahrung zu bieten. Es verwendet die neuesten Webtechnologien, strebt die Ergonomie und Arbeitsweise eines Fat Clients an und stellt eine ganze Reihe von Funktionen und Vorteilen bereit. Dazu gehören das Abtrennen von Anhängen, professionelle Signaturen, einfache Ordner, Zugänglichkeit, Integration von Vorschauen und Terminkalender als Entscheidungshilfe bei E-Mail-Einladungen. Außerdem bietet es einen „Konversationsmodus“, der die Verwaltung der Kommunikation in Ihrem Posteingang vereinfacht.
- Offline-Modus
Den Offline-Modus, der bereits im Kalender und in den Kontakten verfügbar ist, gibt es nun endlich auch für E-Mails. Stellen Sie sich vor, Sie sitzen im Flugzeug und haben noch zwei Stunden Flug vor sich, oder Sie sitzen in einem Zug mit blinkendem 4G-Zugang. Künftig ist dies die Gelegenheit, Ihr nächstes Meeting vorzubereiten. Dafür müssen Sie auf alle vorherigen E-Mail-Korrespondenzen zu Ihrem Thema zugreifen können und die Möglichkeit haben, einen Entwurf zu verfassen – und zwar ohne Internetverbindung und ohne Fat-Client. BlueMind Webmail und die globale Web-Architektur von BlueMind ermöglichen Ihnen das jetzt.
Um den Offline-Modus zu verwalten, arbeitet BlueMind Webmail mit Synchronisation auf verschiedenen Datenebenen. Es implementiert das Service-Worker-Konzept und nutzt die IndexedDB-Schnittstelle, um die Offline-Bearbeitung von Daten zu erlauben und gleichzeitig ihre Konsistenz zu gewährleisten, wenn die Verbindung wiederhergestellt ist.
- Interaktionen zwischen Anwendungen
Die Vielzahl der Interaktionen zwischen den Anwendungen von BlueMind (Mail, Kalender, Kontakt), zum Beispiel die Verwaltung von Ereignissen, Kalendern oder auch die Integration von Kontaktkarten direkt aus der Mail, ermöglicht ein Arbeiten ohne Abschottung. Dafür sorgen die von der BlueMind REST API etablierten Standards und ihre Zugänglichkeit für jede Anwendung.
- Geschwindigkeit und Technologien
Mit Webmail von Grund auf neu anzufangen erlaubt, eine technologisch leistungsorientierte Anwendung zu entwerfen, ohne die Nutzererfahrung aus den Augen zu verlieren.
BlueMind Webmail ermöglicht flüssiges Arbeiten und kürzere Ladezeiten, da nur das Wesentliche geladen wird und leere Bereiche verbannt werden. Dies bedeutet für Entwickler, dass sie ihre Denkweise ändern müssen. „Alles laden“ bedeutet nicht mehr „alles anzeigen“, sondern nur noch die sichtbaren Daten zu laden, die verschiedenen Bereiche parallel zu laden und nicht geladene Bereiche durch visuelle Platzhalter zu ersetzen.
Per Server-Push kann der Server eine Information an den Client senden, sobald sie verfügbar ist, ohne auf eine vom Browser angeforderte Aktualisierung („Poll“) zu warten. Dadurch werden unnötige Anfragen vermieden und nur relevante Informationen weitergeleitet.
„Optimistic Rendering“ wiederum bedeutet, dass man nicht auf die Bestätigung des Servers warten muss, um die Benutzeroberfläche zu aktualisieren. Das sorgt für einen flüssigeren Ablauf und eine bessere Benutzererfahrung. In der Praxis bedeutet dies, dass die Benutzeroberfläche unter der Annahme geändert wird, dass die Operation erfolgreich ist – ohne auf das „echte“ Ergebnis dieser Operation zu warten.
Das Resultat ist eine Webmail-Lösung, die sich so flüssig und schnell bedienen lässt wie ein Fat Client.
- Hautnah an den Gewohnheiten
Einfache Ordner: Mit der neuen Webmail-Lösung können Sie mühelos und quasi im Vorübergehen E-Mail-Ordner erstellen, bearbeiten oder löschen, um sie schnell neu zu organisieren. Zum Beispiel können Sie beim Verschieben von Nachrichten direkt einen neuen Ordner erstellen, ohne eine andere Benutzeroberfläche aufzurufen.
Große Anhänge: Große Dokumente können normalerweise nicht per E-Mail übertragen werden. Um dies trotzdem zu ermöglichen, ohne die Gewohnheiten der Nutzer zu ändern, erlaubt BlueMind Webmail, Anhänge automatisch abzutrennen. Je nach Größe und Einstellungen wird der große Anhang auf ein Weblaufwerk hochgeladen und durch einen Link in der E-Mail ersetzt, ohne dass der Nutzer eingreifen muss. Mailserver und Transfers werden entlastet, indem die Dokumente auf BlueMind Filehosting oder auf einer über die REST API angeschlossenen Anwendung gespeichert werden, zum Beispiel auf Drives von Nextcloud, Jalios, Interstis, Talkspirit oder GoFast.
Zentrale Verwaltung von Firmensignaturen: E-Mail-Signaturen sind ein starkes Marketinginstrument, aber immer noch ein Problem für Unternehmen, da sie oft in der Verantwortung des Endbenutzers liegen. Mit dem zentralen Tool von BlueMind strukturieren und harmonisieren Sie mühelos die E-Mail-Signaturen all Ihrer Mitarbeiter – nach Ihren Neuigkeiten und/oder Empfängern der Mail –, um Ihr Markenimage stärker zu beeinflussen.
Mobile First: Das Mobile-First-Design ermöglicht, auf jedem Gerät, ob Smartphone, Tablet oder PC, eine umfassende Erfahrung zu bieten. Dies ist eine Herausforderung für Entwickler, die in jeder Phase „mobil“ denken müssen (UX-Punkt, spezifische Verhaltensweisen für Mobiltelefone, Layout, Codierung etc.). Wie lässt sich Mobile First entwickeln? Indem Schnittstellen für alle Bildschirme entworfen werden – zum Beispiel mithilfe von CSS Breakpoints, flexiblen BootstrapVue-Komponenten und Emulatoren für Mobilgeräte (Android SDK AVD).
- Kontinuierliche Erneuerung
Die Arbeit eines Softwareherstellers endet nie. Die neue BlueMind Webmail wird auch in den kommenden Versionen mit innovativen Ideen und Funktionen aufwarten, zum Beispiel:
- Erweiterungen der Zusammenarbeit, um Funktionen und Lösungen für Videokonferenzen, Chat, CTI etc. auf eine für den Benutzer effizientere Weise zu integrieren
- BlueMind Platform-Bundling für die flexible Verwaltung einer sehr großen Anzahl von Benutzern
- Verbesserung der allgemeinen Ausfallsicherheit und Optimierung der Update- und Betriebsprozesse, um die Auswirkungen auf die Benutzer zu minimieren, indem etwa bestimmte Neustarts von Diensten oder Updates transparent gemacht werden
- Schnittstellen zu Partnerlösungen
Fazit
E-Mail ist das am häufigsten genutzte Werkzeug im Berufsalltag. Eine Führungskraft verbringt jeden Tag fünf bis sechs Stunden damit, durchschnittlich 120 E-Mails zu bearbeiten. Verträge, Dokumente, Rechnungen, Termine – alles geht durch Ihr Postfach.
Organisationen zu ermöglichen, sich von den proprietären amerikanischen Lösungen zu emanzipieren, die den Markt beherrschen, ist aber nur dann sinnvoll, wenn der Komfort und die Zufriedenheit der Nutzer sichergestellt sind.
Entscheidungsträger, die mit der Problematik der E-Mail-Migration konfrontiert sind, hätten gern die Freiheit, eine Wahl zu treffen, die zur Strategie der Organisation passt. Aber letztendlich müssen sie andere Prioritäten setzen: Die Akzeptanz bei den Benutzern ist essenziell für den Erfolg.
BlueMind löst diese Gleichung, indem es mit BlueMind Webmail die einzige Lösung liefert, die eine erstklassige Benutzererfahrung für alle Verwendungszwecke ermöglicht:
- Webmail-Lösung mit 100 % UX-Design, das die üblichen Vorteile von Fat Clients bietet
- native Kompatibilität mit Outlook – als einzige Lösung auf dem Markt
- bessere Unterstützung für Thunderbird
- Verfügbarkeit auf Mac-Systemen
- gemischte Szenarien, die verschiedene Nutzungsarten kombinieren
Wir haben die Wahl.
