Warum die Debatte über digitale Souveränität beim Thema Messaging am Wesentlichen vorbeigeht

Digitale Souveränität ist allgegenwärtig. Den Reden nach zu schließen, scheint alles auf Kurs zu sein. In der Praxis nutzen Unternehmen jedoch weiterhin die gewohnten, oft nicht europäischen Tools, auch bei sensiblen Themen.

Diese Diskrepanz ist nicht auf mangelnden Willen zurückzuführen. Sie hat andere Ursachen, die viel konkreterer Natur sind. Der E-Mail-Verkehr ist ein gutes Beispiel dafür.

Ideologie, Angebot – und die Realität vor Ort

In der Debatte steht vor allem das Angebot im Vordergrund. Man vergleicht Funktionen, stellt einzelne Punkte gegenüber. Doch obwohl es Alternativen gibt, finden Migrationen nur selten statt.

In der Praxis sind die Entscheidungen nicht von Ideologien getrieben. Bestimmender Faktor ist der Alltag. Eine Lösung mag auf dem Papier sinnvoll erscheinen. Wenn sie jedoch nicht zu den bestehenden Arbeitsabläufen passt, wird sie aussortiert.

Die Zahlen belegen dies. Nur sehr wenige Nutzerinnen und Nutzer legen Wert auf Souveränität. Die Mehrheit wählt das, was am besten zu ihrer Arbeitsweise passt.

Wenn ein Tool ein anderes ersetzen soll, das gut funktioniert, ist das Auswahlkriterium ganz einfach: Die Nutzerinnen und Nutzer wollen reibungslos weiterarbeiten. Sie möchten die eigenen Gewohnheiten, Orientierungspunkte und Funktionen wiederfinden. Fehlt diese Kontinuität, kommt der Wandel zum Stillstand.

Vier Wände und ein Dach

Der Wechsel des E-Mail-Systems gleicht einem Umzug. Wenn man die eigene Wohnung verlassen und sich für eine neue entscheiden soll, gleichen sich auf den ersten Blick viele der Alternativen. Sie bieten die gleichen Zimmer und eine ähnliche Anzahl an Quadratmetern. Tatsächlich geht es aber darum, den Lebensstil der Familie beizubehalten. Auch in einer neuen Wohnung soll es zum Beispiel einen eigenen Schlafbereich geben, einen vom Wohnzimmer aus zugänglichen Außenbereich oder eine Garage, in der zwei Autos nebeneinander Platz finden. Auf dem Papier weisen mehrere Alternativen die gleichen Räume und Ausstattungsmerkmale auf – aber immer wieder anders angeordnet: Man muss vielleicht durch das Badezimmer gehen, um in die Schlafzimmer zu gelangen, die Zimmer liegen hintereinander, oder die Terrasse ist nur über eine Treppe erreichbar. Nichts davon ist unzumutbar. Aber die Summe an kleinen Einschränkungen erschwert den Wohnungswechsel.

Kurz gesagt: Der Umzug erfordert Anpassungen, die weder Sie noch Ihre Familie wirklich wollen.

Man zieht nicht allein wegen der technischen Merkmale in eine neue Wohnung, sondern bleibt in der alten, weil sie sich im Alltag bewährt hat.

Das E-Mail-System wiederum prägt alle Bereiche eines Unternehmens, vom Austausch über Terminkalender bis hin zu Geschäftsprozessen. In vielen Unternehmen sind Exchange und Outlook seit Jahren im Einsatz, und die Arbeitsabläufe haben sich darum herum eingespielt. Wenn man eine mögliche Migration genauer betrachtet, treten die Diskrepanzen zutage: fehlende Funktionen, Gewohnheiten, die sich nicht übertragen lassen, nicht abgedeckte Anwendungsfälle.

Ein Wechsel des E-Mail-Systems bedeutet, in ein etabliertes System einzugreifen, das von allen Beschäftigten täglich genutzt wird. In diesem Zusammenhang geht es für IT-Leiter vor allem anderen darum, die Kontinuität zu wahren.

Die Nutzerinnen und Nutzer werden ihre Arbeitsweise nicht freiwillig umstellen, um sich an ein neues Tool anzupassen. Der richtige Weg liegt woanders: Es muss möglich sein, den Wechsel nahtlos zu vollziehen. Das heißt, die bekannten Tools weiter zu nutzen, die gleichen Funktionen vorzufinden und ohne Datenverlust zu migrieren.

Outlook unterstützen und reibungslos migrieren – der Schlüssel zur Akzeptanz

Für viele Nutzer ist E-Mail gleichbedeutend mit Outlook. Im Vordergrund stehen nicht Server oder Protokolle, sondern eine einfache und intuitive Benutzererfahrung. Man öffnet das Programm, es funktioniert wie gewohnt, und vor allem findet man die Arbeitsabläufe wieder, die man sich über Jahre hinweg eingerichtet hat.

Diese Gewohnheiten gehen weit über die Bedienbarkeit hinaus. Sie basieren auf Funktionen, die im Arbeitsalltag vieler Teams unverzichtbar sind. Dazu gehören Delegationen, gemeinsame Postfächer mit eigenen Kalendern und Adressbüchern, die detaillierte Verwaltung von Einladungen, Kontextinformationen vor dem Versenden einer Nachricht. Daraus ergibt sich ein unauffälliges, aber grundlegendes Ganzes.

Aus diesem Grund hat sich BlueMind dafür entschieden, Outlook nativ im Exchange-Modus zu unterstützen. Die Nutzerinnen und Nutzer können weiterhin mit ihren gewohnten Tools und Workflows arbeiten, auch wenn der Server ein anderer ist.

Der Wechsel von einem System zum anderen spielt sich dann in den Details ab. Ein E-Mail-System besteht nicht nur aus den E-Mails. Jeder Nutzer, jede Nutzerin hat sich eine eigene Umgebung aufgebaut, mit Ordnern, Regeln, Freigaben, Delegationen, einem Kalender und Einstellungen. All das ist miteinander verflochten.

In der Praxis bestehen Altes und Neues oft eine Zeit lang nebeneinander. Es geht um große Mengen an Daten, das gesamte Unternehmen ist betroffen, und nichts darf zum Stillstand kommen. Die Kommunikation muss weiterlaufen, Kalender müssen zuverlässig bleiben, Teams ohne Verzögerungen weiterarbeiten können.

Genau hier macht die Migration den Unterschied aus. Bei BlueMind geht es nicht darum, Daten zu verschieben, sondern den normalen Arbeitsablauf wiederherzustellen. Mit den Tools lässt sich das gesamte bestehende System übernehmen, einschließlich des Benutzerkontexts:  Zugriffsrechte, Ordnerstruktur, Freigaben und Arbeitsgewohnheiten. Der Nutzer öffnet sein E-Mail-Programm und macht dort weiter, wo er aufgehört hat.

Wenn diese Kontinuität gewährleistet ist, fällt die Veränderung kaum auf. Und genau an diesem Punkt beginnt die Akzeptanz.

Vom Blickwinkel des Anbieters hin zu dem des Nutzers

Die Debatte findet oft nur unter Gleichgesinnten statt, aber in der Praxis folgen Entscheidungen einer anderen Logik. Gewohnheiten lassen sich nicht per Anordnung ändern. Man muss von dem ausgehen, was bereits vorhanden ist. Transformation entsteht durch Kontinuität, nicht durch einen Bruch. Das ist exakt die Strategie von BlueMind.

Die Unterstützung von Outlook und seinen erweiterten Funktionen ist eine gewaltige Aufgabe. Sie ist jedoch notwendig, wenn es darum geht, den Ausstieg aus den Microsoft-Servern zu verwirklichen. Für die Nutzerinnen und Nutzer wird es dann möglich, die Zugriffsmöglichkeiten (Outlook, Webmail, Thunderbird, Mobilgeräte) im eigenen Tempo zu diversifizieren. So lässt sich ein schrittweiser Übergang hin zu einem Ausstieg aus Outlook ohne Funktionsverlust planen.

Genau hier ist Souveränität nicht länger nur ein Schlagwort, sondern Realität.