La souveraineté numérique occupe une place centrale dans les discours politiques, les conférences et les tribunes spécialisées. Experts et responsables publics parlent d’indépendance technologique, de sécurité des données, de maîtrise des infrastructures.
Pourtant, sur le terrain, le changement semble piétiner. Les organisations publiques comme privées, continuent de s’appuyer largement sur des technologies développées hors d’Europe, y compris dans des environnements sensibles. L’écart entre ce qui est proclamé et ce qui est fait mérite d’être regardé de près. Car non, ce n’est pas simplement une question de paresse intellectuelle ou d’endoctrinement.
On vous explique pour le cas de la messagerie.
Idéologie, offre… et réalité du terrain
Les discussions publiques abordent surtout l’offre : on vante des solutions, on dresse des catalogues, on met en avant des initiatives industrielles, on annonce de nouvelles infrastructures, l’ensemble toujours plus souverain. Cependant malgré les enjeux de souveraineté et la disponibilité de solutions, on n’assiste toujours pas à une grande bascule. Pourquoi ?
Quand on veut esquiver le sujet, il y a un coupable idéal : les DSI, accusés de ne pas connaitre le marché ou de ne pas faire d’efforts. Sur le terrain… c’est bien plus compliqué que ça ! Dans les faits, la situation est rarement idéologique, le prisme d’évaluation est au contraire très concret et opérationnel. Des alternatives européennes existent mais si elles ne s’insèrent pas ou difficilement dans les usages quotidiens actuels, elles ne peuvent être choisies.
Elle est là la clé.
L’étude menée par Lecko et Ipsos pour le Référentiel Lecko 2026 révèle que seuls 12 % des utilisateurs pour le public et 16 % pour le privé, déclarent la souveraineté comme un critère de choix important pour leurs solutions collaboratives, alors que plus de 60 % choisissent avant tout les outils qui correspondent le mieux à leur manière de travailler.
Cela amène à une conclusion simple : les solutions s’évaluent en premier lieu et principalement par rapport à l’usage :
- Quand elles apportent un nouveau périmètre fonctionnel et de nouveaux usages, les solutions sont évaluées par rapport au besoin couvert, à l’apport des nouvelles fonctionnalités, à la simplicité d’utilisation et de prise en main et à leur intégration dans l’existant.
- Quand elles remplacent des outils qui donnaient satisfaction (cas de la messagerie Microsoft), c’est par rapport à leur capacité à proposer une continuité d’usage, de limiter les frictions liées au changement, sans ralentir ou avoir besoin de réapprendre. La solution est de permettre au maximum l’utilisation des outils connus et de proposer les mêmes périmètre et finesse fonctionnels.
Quatre murs et un toit
Imaginez. Vous vivez dans une maison confortable à laquelle vous vous êtes bien habitués et qui répond à vos besoins.
Vous avez une belle cuisine, 3 chambres, une terrasse qui donne sur le jardin, un grand garage qui permet de rentrer les 2 voitures de la famille. C’est votre chez vous, le lieu structurant de votre famille et autour duquel vous bâtissez toutes vos activités. Vous y avez vos habitudes évidemment : vous rentrez par le garage qui possède un accès direct dans la maison, vous permettant de charger et décharger le matériel professionnel dont vous avez besoin tous les jours. Le soir vous fermez tous les volets de la maison à l’aide d’un seul interrupteur. Vous séchez le linge sur la terrasse, en plein soleil.
Point négatif, le coût de cette maison augmente de 15 % par an et elle est sur une zone que la mairie menace maintenant de préempter. A contre cœur vous songez à la quitter et plusieurs promoteurs vous vantent les mérites de leurs maisons alternatives souveraines. Elles ont le même nombre de chambres, un jardin, un garage et des stores automatisés.
Sur le papier c’est alléchant, l’alternative existe ! Dans les faits en revanche…
Les maisons proposées ne permettent pas un accès intérieur par le garage, indispensable pour votre activité. Les stores sont bien automatiques mais pas centralisés et ne peuvent être activés que depuis le jardin, par un administrateur. La cuisine est au milieu des chambres et la salle de bains au bout du jardin car c’est là où arrive l’eau. La lumière allume et éteint nécessairement toutes les pièces en même temps. Le garage peut bien contenir 2 voitures, mais l’une derrière l’autre…
Plus vous creusez plus vous soulevez des détails d’usage qui posent problème. Bien que sur le papier les propositions soient similaires à votre maison actuelle, dans les faits ces nouvelles maisons demanderaient des travaux de réaménagement, remettraient en cause votre organisation professionnelle et celle de votre famille, dont les membres sont déjà très occupés . Vous savez bien qu’ils ne l’accepteront pas !
Votre famille n’a déjà pas de temps à consacrer à un changement de maison, mais en plus les nouveaux promoteurs vous indiquent que votre déménagement devra être manuel car leur format de maison n’est pas connu des déménageurs de la place.
Bilan : vous refusez les offres souveraines, au grand dam de leurs promoteurs. Ils s’offusquent ! Les habitants ne les choisissent pas alors que toutes les cases sont bien cochées : même nombre de pièces, même surface, 2 voitures dans le garage, stores automatiques… Pour eux, le problème vient de votre famille qui ne prend pas la mesure des enjeux et serait trop faignante pour s’accoutumer à une maison alternative.
Mais une maison c’est bien plus que 4 murs et un toit ! C’est un lieu de vie. Il en va de même pour la messagerie, votre « lieu de vie numérique » en quelque sorte.
Le mur du réel de la messagerie
Pour un outil aussi structurant que la messagerie, ancré dans le SI et dans les usages des collaborateurs, l’allégorie de la maison est tout à fait adaptée. Votre messagerie, c’est la base d’une bonne partie de votre travail collaboratif, le socle des échanges avec l’extérieur, l’agenda qui structure votre temps (et celui des VIPs !), les emails qui voient passer toute l’information critique de l’organisation et supportent même divers processus métiers.
Depuis des années vous utilisez le couple Exchange/Outlook et tout se passe bien, merci. Sauf que les prix montent en flèche et les risques liés à une géopolitique instable aussi : droits de douane, risques de rupture de service, politique tarifaire inflationniste, etc. Vous voudriez pouvoir migrer vers une solution souveraine et vous trouvez des options qui proposent globalement, de loin, les mêmes briques : envoyer recevoir des emails, caler des rendez-vous, envoyer des PJ.
Pourtant, en évaluant dans le détail la possibilité de migrer vous vous apercevez de nombreux usages et habitudes (même métiers), calqués sur les fonctionnalités avancées proposées par Outlook, qui ne sont pas couverts par les alternatives. Comme dans l’exemple de la maison, vous savez que vos utilisateurs ne vous suivront pas si vous devez bousculer leur mode de vie. Surtout qu’ils sont déjà chargés par leur activité et n’ont pas vraiment de temps à consacrer au changement d’un outil qui leur donne aujourd’hui satisfaction !
Les écarts entre la vision macroscopique et la réalité du terrain, invisibles dans les comparatifs, conditionnent pourtant le choix et l’adoption réelle des alternatives. Et c’est bien ici l’angle mort des discours sur la souveraineté.
S’adapter à l’utilisateur car l’inverse ne marche pas
Parce que changer de messagerie revient à changer une brique critique sur laquelle reposent de nombreux usages, applications et process, installés depuis des années, les directions informatiques privilégient généralement des solutions qui garantissent la continuité du travail. Il ne s’agit pas d’un refus de la souveraineté mais d’une manière de limiter les risques en préservant les usages et le fonctionnement de l’organisation.
Pour les offreurs, clamer qu’il faut déclencher et accompagner un changement d‘usage pour que les utilisateurs s’adaptent à votre nouvelle solution en remplaçant leurs process métiers, est un fantasme ou aveu de faiblesse qui n’a pas de réalité lorsqu’on se place du côté des utilisateurs.
Il est primordial de comprendre que ce ne seront pas les clients qui s’adapteront, c’est au fournisseur de faire l’effort d’adaptation au besoin des clients. Ce n’est qu’ensuite qu’un changement progressif d’usage est possible.
Concrétiser la sortie des messageries Microsoft passe donc, du point de vue des utilisateurs, par la continuité : changer, sans changer en somme !
Comment réaliser ce paradoxe ? En répondant aux 2 demandes fondamentales des utilisateurs :
- permettre de continuer d’utiliser Outlook et ses très nombreuses fonctionnalités clés, au moins de façon transitoire sur les premières années
- permettre une migration la plus fluide possible en limitant toutes les frictions, soit proposer une reprise de données qui aille jusqu’au contexte de l’utilisateur pour minimiser toute différence
Le support d’Outlook
C’est bien simple, pour l’utilisateur, la messagerie c’est Outlook. Vos collaborateurs n’ont pas de notion de serveur, de protocole ou de format, et c’est bien normal ! Pour eux, la messagerie c’est comme l’électricité, on appuie sur le bouton et ça fonctionne.
Les utilisateurs ont leurs habitudes sur Outlook et il ne s’agit pas que d’ergonomie. Outlook (lorsqu’il est utilisé avec les serveurs Microsoft) propose de nombreuses fonctionnalités avancées qui sont devenues nécessaires pour de nombreux utilisateurs et cas d’usages. On peut citer :
- La délégation (VIP / assistant) à la mode Microsoft
- les boîtes aux lettres partagées « à la Exchange » (avec Agendas, carnets d’adresses, catégories propres, gestion propre, etc.)
- Les contre-propositions de créneaux horaires pour les invitations
- Les mails tips (information sur l’état de la boîte du destinataire avant l’envoi du mail)
- …
La migration sans friction
Avoir trouvé le produit qui convienne aux utilisateurs n’est pas suffisant. Il reste une étape clé : la capacité à migrer vers la solution.
Migrer une messagerie ne consiste pas à copier quelques fichiers (comme on l’entend parfois). Chaque utilisateur a construit son propre environnement avec ses données et souhaitera retrouver cet ensemble tel quel dans la nouvelle solution. Cela consiste à reprendre :
- de nombreuses données différentes : utilisateurs, groupes, alias, boîtes partagées, mails, dossiers et hiérarchies, agendas, carnets d’adresses, ressources, tâches, notes, filtres et règles, catégories, etc.
- droits d’accès et partages de boîte aux lettres et dossiers, droits, partages et délégations d’agendas, préférences, état du répondeur, etc. pour préserver le contexte des utilisateurs
En prime, la messagerie cumule les facteurs de complexité suivants :
- Application utilisée par toute la population (salariés, agents, direction, etc.)
- Volumes très importants
- Ne doit jamais s’arrêter !
Bien souvent l’ancien et le nouveau système doivent coexister pendant un certain temps. Dans cette configuration, les emails doivent continuer de circuler, les agendas doivent être à jour et fiables, les équipes ne peuvent pas se permettre de ralentir.
Embarquer les utilisateurs nécessite donc un outil de migration éprouvé pouvant reprendre l’ensemble des données, gérer la transition, avec des capacités de déploiement préservant le contexte de l’utilisateur.
De l’importance de la maitrise technologique
Assurer le support d’Outlook en mode Exchange, proposer ses fonctionnalités en webmail et disposer d’un outil de migration complet sont les clés de l’acceptation utilisateur, condition indispensable à toute migration de messagerie.
Si ces deux chantiers sont autant nécessaires que naturels pour l’utilisateur, ils n’en sont pas moins extrêmement complexes (par exemple supporter Outlook nécessite d’architecturer le produit selon le fonctionnement d’Outlook) et demandent un travail permanent.
Il n’existe qu’une seule solution qui soit parvenue à cet exploit, c’est BlueMind !
La maîtrise technologique et de gouvernance de l’ensemble de la solution sont ici la clé de la souveraineté.
Du prisme de l’offreur à celui de l’utilisateur et de l’usage
Les débats sur la souveraineté regroupent souvent des partisans convaincus et des offreurs de solutions alternatives, naturellement d’accord entre eux et qui ne comprennent pas que les utilisateurs ne les suivent pas.
La transformation ne se décrète pas. Dans le domaine de la messagerie, le changement s’inscrit dans la continuité des pratiques existantes, des habitudes et des outils déjà en place qui prennent le pas sur les aspects souveraineté.
Ainsi, pour concrétiser un choix souverain en messagerie, vanter plus fort la souveraineté ou demander un changement d’usage aux utilisateurs est totalement vain ! Pour les offreurs, sur le papier la clé c’est de passer du prisme « souveraineté » à celui de l’utilisateur ; l’écouter, recentrer le focus sur les usages et y apporter une réponse positive, quoi qu’il en coute… même si cela demande un travail colossal.
Supporter Outlook et ses fonctionnalités avancées est une tâche dantesque, mais nécessaire pour concrétiser la sortie des serveurs de Microsoft. Pour les utilisateurs, il devient ensuite possible de diversifier les accès (Outlook, webmail, Thunderbird, mobile) à leur rythme, et de planifier une transition progressive vers une sortie d’Outlook sans perte de fonctionnalités.
Ce n’est pas dans l’incantation mais dans la réalité opérationnelle du terrain que la souveraineté numérique se concrétise… et pour la messagerie, le succès de BlueMind le montre bien !
