Certaines adresses e-mail sont de véritables espaces de travail collectifs. Derrière une même boîte contact@, recrutement@, service-XY@ ou encore support@ , plusieurs personnes suivent les messages, les catégorisent, les priorisent, organisent des rendez-vous ou coordonnent des échanges avec l’extérieur. Ces boîtes partagées structurent une partie importante du travail quotidien.
Cette réalité est un des nombreux usages qui explique en grande partie la place que conserve encore aujourd’hui le duo Outlook/Exchange dans les systèmes d’information. Au-delà de la messagerie, Outlook a façonné des habitudes de travail, des réflexes et même des processus métiers. Toute démarche de changement de solution se confronte donc à une question très concrète : comment préserver ces usages tout en répondant au nouveau besoin, par exemple de solution plus souveraine ?
La stratégie de BlueMind s’inscrit dans cette approche. BlueMind part des usages réels des utilisateurs dans Outlook pour les intégrer naturellement dans la solution, et les rendre accessibles via Outlook lui-même ainsi que depuis le webmail, afin de garantir la continuité des pratiques.
Les nouvelles boîtes partagées de BlueMind, dites « à la Exchange » illustrent cette démarche. Elles reprennent les logiques de fonctionnement auxquelles les utilisateurs sont habitués tout en les intégrant pleinement dans l’environnement BlueMind, on vous explique tout dans cet article !
Des boîtes partagées qui deviennent de véritables comptes collaboratifs
Les boîtes partagées d’Exchange ou 365, appelées « shared mailboxes », sont des boîtes qui n’appartiennent pas à un utilisateur mais qui proposent les fonctionnalités collaboratives des boîtes individuelles : agenda, carnet d’adresses, catégories spécifiques, filtres, délégations, etc. Elles sont généralement utilisées comme boîtes de services ou de groupes.
Aucune autre solution ne les propose… à l’exception de BlueMind !
Les nouvelles boîtes aux lettres partagées introduites depuis BlueMind 5.5 remplacent les anciennes boîtes partagées (qui ne proposaient que la partie emails) et leur logique à évolué en profondeur pour coller au modèle Exchange, plébiscité par les utilisateurs. Une boîte partagée ne se limite plus à une simple adresse e-mail gérée par plusieurs personnes comme service-XY@entreprise.com ou etat-civil@mairie.fr. Elle dispose désormais de l’ensemble des briques collaboratives que l’on trouve dans un compte utilisateur. On y retrouve donc calendrier, carnet d’adresses, gestion des tâches, catégories, délégations, etc.
Ces boîtes sont créées et administrées comme de véritables comptes. Elles possèdent les mêmes dossiers par défaut, des capacités fonctionnelles très proches, cependant leur accès s’effectue par délégation de droit et non par une connexion directe.
Cette évolution permet la continuité des usages auxquels les utilisateurs sont habitués avec Outlook. Une boîte partagée peut organiser une réunion, être invitée à un événement ou participer à la coordination d’une équipe. Les accès se font ensuite par délégation, ce qui permet aux utilisateurs autorisés d’agir au nom de cette boîte selon les droits qui leur sont accordés.
Une expérience cohérente entre BlueMind, webmail et Outlook
De nombreuses équipes utilisent Outlook sur leur poste de travail tout en accédant à leur messagerie depuis l’interface web BlueMind ou en mobilité. Ainsi, les nouvelles boîtes partagées ont été conçues pour que cette cohabitation reste fluide. Les utilisateurs retrouvent les mêmes structures et les mêmes comportements dans les deux environnements.
Les catégories de messages, propres à chaque boîte partagée, illustrent bien cette continuité : lorsqu’un message est catégorisé dans Outlook, la même information apparaît dans BlueMind.
(Insérer video 2 min sur les catégories : https://youtu.be/cvLseSVrrdQ?si=3JtkxQmlioYpNu-K)
Les membres d’une boîte partagée peuvent ainsi organiser leurs messages avec les mêmes repères visuels (couleur, étiquettes, importance, priorité), quel que soit l’outil utilisé. Cette cohérence facilite les échanges entre utilisateurs d’Outlook et utilisateurs du webmail de BlueMind. Elle permet aussi de passer d’un environnement à l’autre sans avoir à réapprendre ses habitudes et ainsi favorise le passage progressif d’Outlook au webmail.
Partages et délégations repensés
Les nouvelles boîtes partagées améliorent également la gestion des règles et des filtres.
Les équipes IT et les utilisateurs venant du monde Microsoft, retrouvent le fonctionnement et les usages auxquels ils sont habitués. Une boîte partagée se comporte comme un véritable espace de travail collectif, capable d’organiser automatiquement ses flux de messages.
BlueMind 5.5 a introduit une interface unifiée pour gérer les partages et les délégations. Le principe reste simple. Quel que soit l’objet concerné, utilisateur ou boîte partagée, les droits se configurent désormais de la même manière. Les utilisateurs peuvent continuer à gérer certaines délégations depuis leurs préférences, tandis que les administrateurs disposent d’un contrôle complet depuis la console d’administration.
Côté administration :
Côté utilisateurs :
Une évolution particulièrement utile apparaît avec la délégation par groupe. Lorsqu’une messagerie ou un calendrier doivent être accessibles à une équipe entière, il suffit désormais d’attribuer les droits et délégations à un groupe. Tous ses membres héritent automatiquement des mêmes permissions, ce qui facilite grandement la gestion dans les organisations de grande taille et complète la compatibilité avec ce que propose Outlook.
Conclusion : une brique clé pour la collaboration quotidienne !
Depuis BlueMind 5.5, les boîtes partagées ont gagné en richesse fonctionnelle et en cohérence technique. Les utilisateurs bénéficient de l’expérience familière qu’ils ont acquis avec Exchange et Outlook, tout en bénéficiant d’un environnement ouvert et maîtrisé.
Cette évolution illustre l’approche portée par BlueMind depuis l’origine : s’adapter aux utilisateurs ! Offrir une messagerie collaborative capable de s’intégrer naturellement dans les usages existants (lien vers l’article sur les usages), tout en donnant aux organisations les moyens de garder la maîtrise de leur environnement numérique.
