Manche E-Mail-Adressen sind in Wirklichkeit gemeinsame Arbeitsbereiche. Hinter Postfächern wie kontakt@, recruiting@, service-XY@ oder support@ verbergen sich in der Regel mehrere Personen. Sie prüfen und bearbeiten die eingehenden E-Mails, kategorisieren und priorisieren sie, organisieren Termine oder koordinieren den Austausch mit externen Kontakten. Solche gemeinsam genutzten Postfächer strukturieren einen wichtigen Teil der täglichen Arbeit.
Dieser Anwendungsfall ist einer von vielen, die deutlich machen, warum das Duo Outlook und Exchange auch heute noch einen festen Platz in Informationssystemen einnimmt. Über die reine E-Mail-Funktion hinaus hat Outlook Arbeitsgewohnheiten, Automatismen und sogar Geschäftsprozesse geprägt. Wer zu einer anderen Lösung wechseln möchte, steht deshalb vor einer sehr konkreten Frage: Wie lassen sich diese Nutzungsgewohnheiten erhalten und zugleich neue Anforderungen umsetzen, zum Beispiel der Wunsch nach einer souveränen Lösung?
Die Strategie von BlueMind folgt genau diesem Ansatz. BlueMind orientiert sich daran, wie Anwender Outlook tatsächlich nutzen, und integriert diese Gewohnheiten nahtlos in die Lösung. Ziel ist es, die gewohnten Funktionen sowohl in Outlook als auch in Webmail verfügbar zu machen und so für Kontinuität in der täglichen Arbeit zu sorgen.
Die neuen gemeinsamen Postfächer von BlueMind, im Stil von Exchange, sind ein Beispiel für diesen Ansatz. Sie greifen die Funktionen auf, an die Anwender gewöhnt sind, und integrieren sie vollständig in die BlueMind-Umgebung. Mehr dazu können Sie in diesem Artikel nachlesen.
Gemeinsame Postfächer als echte kollaborative Konten
Gemeinsame Postfächer in Exchange oder Microsoft 365, sogenannte „shared mailboxes“, gehören keinem einzelnen Benutzer. Sie bieten jedoch die kollaborativen Funktionen, die auch bei individuellen Postfächern zur Verfügung stehen. Dazu gehören Kalender, Adressbuch, spezifische Kategorien, Filter, delegierte Aufgaben und einiges mehr. Diese gemeinsamen Postfächer werden in der Regel als Service- oder Gruppenpostfächer verwendet.
Keine andere Lösung bietet das – mit Ausnahme von BlueMind.
Die neuen gemeinsamen Postfächer, die mit BlueMind 5.5 eingeführt wurden, ersetzen die bisherigen, die nur den E-Mail-Teil abdeckten. Ihre Logik wurde grundlegend weiterentwickelt und entspricht jetzt dem bei Anwendern beliebten Exchange-Modell. Ein gemeinsames Postfach beschränkt sich nicht mehr auf eine einfache E-Mail-Adresse, die von mehreren Personen verwaltet wird, wie service-XY@unternehmen.com oder einwohneramt@stadt.de. Es bietet nun alle Bausteine für die Kollaboration, die man auch in einem Benutzerkonto findet, also Kalender, Adressbuch, Aufgabenverwaltung, Kategorien, Delegationen und so weiter.
Gemeinsame Postfächer werden jetzt wie echte Konten angelegt und verwaltet. Sie verfügen über die gleichen Standardordner und sehr ähnliche funktionale Möglichkeiten. Der Zugriff erfolgt jedoch über eine Übertragung der Rechte und nicht über eine direkte Anmeldung.
Diese Neuerung sichert die Kontinuität der Funktionen, die die Anwender von Outlook kennen. Über ein gemeinsames Postfach kann eine Besprechung organisiert, eine Einladung zu einem Termin verschickt oder ein Team koordiniert werden. Der Zugriff erfolgt anschließend per Delegation. Berechtigte Benutzer können im Namen dieses Postfachs handeln, den ihnen zugewiesenen Rechten entsprechend.
Einheitliche Arbeitsweise in BlueMind, WebMail und Outlook
Viele Teams nutzen Outlook auf ihrem Arbeitsplatzrechner und greifen gleichzeitig über die BlueMind-Weboberfläche oder mobil auf ihre E-Mails zu. Die neuen gemeinsamen Postfächer sind so konzipiert, dass dieses Nebeneinander reibungslos funktioniert. Die Anwender finden in beiden Umgebungen die gleichen Strukturen und Funktionen vor.
Die nachrichtenbezogenen Kategorien, die für jedes gemeinsame Postfach spezifisch sind, verdeutlichen diese Kontinuität: Wenn eine E-Mail in Outlook kategorisiert wird, erscheint die entsprechende Information auch in BlueMind.
Die Mitglieder eines gemeinsamen Postfachs können ihre E-Mails mithilfe der gleichen visuellen Merkmale organisieren – Farben, Labels, Wichtigkeit, Priorität. Das gilt unabhängig davon, welches Tool sie verwenden. Diese Konsistenz erleichtert den Austausch zwischen Outlook-Nutzern und Nutzern von BlueMind-Webmail. Sie können von einer Umgebung zur anderen wechseln, ohne sich an neue Abläufe gewöhnen zu müssen. Das erleichtert den schrittweisen Übergang von Outlook zu Webmail erheblich.
Überarbeitete Freigaben und Delegationen
Mit den neuen gemeinsamen Postfächern wurde auch die Verwaltung von Regeln und Filtern verbessert.
IT-Teams und Anwender aus der Microsoft-Welt finden die Funktionsweise und Handhabung wieder, an die sie gewöhnt sind. Ein gemeinsames Postfach fungiert als echter gemeinsamer Arbeitsbereich, in dem Nachrichten automatisch geordnet werden.
BlueMind 5.5 verfügt über eine einheitliche Oberfläche für die Verwaltung von Freigaben und Delegationen. Das Prinzip ist einfach: Rechte werden immer auf die gleiche Weise konfiguriert, unabhängig davon, ob es sich um einen einzelnen Anwender oder ein gemeinsames Postfach handelt. Anwender können bestimmte Delegationen weiterhin in ihren Einstellungen verwalten. Die Administratoren haben über die Administrationskonsole die vollständige Kontrolle.
Auf Seite der Administration:
Auf Seite der Anwender:
Eine besonders nützliche Neuerung ist die Delegation nach Gruppen. Wenn ein Postfach oder ein Kalender für ein ganzes Team zugänglich sein soll, reicht es jetzt aus, einer Gruppe die entsprechenden Rechte und Befugnisse zuzuweisen. Alle Mitglieder dieser Gruppe erhalten automatisch die gleichen Berechtigungen. Das vereinfacht die Verwaltung in großen Unternehmen erheblich und gewährleistet die Kompatibilität mit den Funktionen von Outlook.
Fazit: Schlüsselbaustein im Alltag
Seit BlueMind 5.5 haben die gemeinsamen Postfächer an Funktionsvielfalt und technischer Konsistenz gewonnen. Die Anwender können auf die Erfahrungen zurückgreifen, die sie mit Exchange und Outlook aufgebaut haben. Gleichzeitig profitieren sie von einer offenen und kontrollierten Umgebung.
Diese Entwicklung verdeutlichen den Ansatz, den BlueMind seit jeher verfolgt: sich an die Anwender anzupassen. Ziel ist es, eine kollaborative E-Mail-Lösung anzubieten, die sich natürlich in bestehende Arbeitsabläufe integrieren lässt. Gleichzeitig sollen Unternehmen die Kontrolle über ihre digitale Umgebung behalten können.
