In Sachen geschäftliche E-Mail-Signatur werden die unterschiedlichsten Ansätze verfolgt:
- Da wäre zunächst einmal der in allen Farben funkelnde Weihnachtsbaum, der das zehnfache der E-Mail wiegt und ironischerweise oft auch noch von einem Hinweis auf umweltfreundliches Verhalten begleitet ist;
- Dann das spartanische Name – Vorname – Funktion;
- Und schließlich die Endlos-Version mit vollständigen Auszügen aus dem Datenschutzgesetz;
- usw.
Der Phantasie sind keine Grenzen gesetzt. Für ein Unternehmen bedeutet es oft ein echtes Kopfzerbrechen, diese Signaturen so zu gestalten, dass ein unverwechselbares und konsistentes Firmenimage vermittelt wird. Zugegeben, die Signaturfrage ist ein unangenehmes, heikles Thema, das gerne vertagt oder gleich gänzlich ignoriert wird. Aber ist es nicht bedauerlich, viel Zeit und Geld in das wichtigste Event des Jahres zu stecken, wenn die E-Mail-Signaturen weiterhin den Eindruck erwecken, dass Sie auf dieser Ebene die Schlacht verloren haben?
Es gibt mindestens 6 handfeste Gründe, warum Sie sich die Zeit nehmen sollten, über die Strukturierung Ihrer E-Mail-Signatur nachzudenken und diese anschließend umzusetzen:
1. Die E-Mail-Signatur Das wichtigste Mittel zur Verbreitung Ihres Firmenimages
Ist Ihnen das „Powerpoint killed me“-Konzept vertraut? Davon ist die Rede, wenn eine Präsentation so schlecht aufgebaut ist, dass sie ihr Publikum regelrecht einschläfert. Angesichts der Bedeutung des Kommunikationsmittels E-Mail ist es nicht weiter verwunderlich, dass schlecht konzipierte E-Mail-Signaturen massive Auswirkungen haben können: Tod per Unterschrift! Wenn Ihre einzige Strategie darin besteht, den Mitarbeitenden bei der Gestaltung ihrer Signatur freie Hand zu lassen, sind zweifelhafte Überraschungen bereits vorprogrammiert.
Mit der E-Mail-Signatur vermitteln Sie der Außenwelt jeden Tag unzählige Male ein Bild Ihres Unternehmens. Halten Sie es schlicht und effizient und vereinheitlichen Sie die E-Mail-Signaturen Ihrer Mitarbeitenden um sicherzustellen, dass die Gesamtheit Ihrer Kommunikationsmittel ein kohärentes Bild vermittelt. Und vergessen Sie nicht, dass Ihre Signatur sowohl auf PCs als auch auf Smartphones erscheinen wird.
2. Ihre Mitarbeitenden – die besten Botschafter Ihres Unternehmens
Von einer 100%-Öffnungsrate von E-Mails können Marketingprofis nur träumen. In Wirklichkeit werden bei Mailingkampagnen Öffnungsraten von rund 29 % erreicht, wobei dieser Wert stark von dem jeweiligen Sektor abhängt. Im Vergleich dazu werden geschäftliche 1to1-Mails so gut wie immer geöffnet. Eine Führungskraft verbringt im Schnitt 5 bis 6 Stunden täglich damit, die rund 120 neuen Nachrichten in ihrem Posteingang zu bearbeiten. Diese von Ihren Mitarbeitenden versendeten Mails sind eine großartige Möglichkeit, anhand der Mail-Signatur Neuigkeiten des Unternehmens oder sonstige Informationen weiterzugeben. Damit erreichen Sie – ohne aufdringlich zu wirken – ein qualifiziertes, interessiertes Publikum, müssen aber darauf achten, ein vernünftiges Gewicht nicht zu überschreiten und bei der Ausschmückung Zurückhaltung zu wahren, damit die Signatur nicht mehr Aufmerksamkeit auf sich zieht, als die eigentliche Nachricht.
3. Ihren Website-Traffic steigern
Auf Blickanalysen spezialisierte Marketingstudien haben gezeigt, dass Signaturen den Blick des Lesers mechanisch anziehen, wenn sie einen optischen Call-to-action (eine Schaltfläche, ein Banner, eine Anklick-Einladung usw.) enthalten.
Mit gut gestalteten E-Mail-Signaturen können Sie Besucher auf Ihre Website, Ihren Blog, Ihr Weißbuch usw. lenken. Dabei ist aber unter anderem darauf zu achten, dass das Gewicht der Signatur die CO2-Bilanz nicht übermäßig belastet und ihre Anzeige nicht behindert, die Länge so gewählt wird, dass die Schaltfläche sichtbar bleibt und eine klare und eindeutige Botschaft vermittelt wird. Durch den Einsatz von UTM-Tags können Sie den generierten Traffic genau auswerten und die Signatur in Ihren Marketingplan integrieren: eine kleine Investition mit hohem Mehrwert!
4. Mit dem richtigen Tool die Signatur-Gestaltung schnell und schmerzlos erledigen
BlueMind bietet Ihnen ein komplettes Tool zur Verwaltung von E-Mail-Signaturen, mit dem Sie viel Zeit sparen. Mit wenigen Klicks können Sie eine oder mehrere Signaturen erstellen und sie auf eine oder mehrere vordefinierte Gruppen anwenden (alle Mitarbeitende oder nach Ihren Kriterien: Abteilungen, Niederlassung, Region usw.). Für zeitlich begrenzte Aktionen können Sie außerdem das Datum wählen, an dem die Signatur erscheinen soll. Bei Erreichen des Stichtags wird die Signatur automatisch deaktiviert und/oder durch eine andere Signatur Ihrer Wahl ersetzt. Ein minimaler Zeitaufwand für ein Höchstmaß an Effizienz.
In diesem Video erfahren Sie, wie Sie in weniger als 2 Minuten eine neue Signatur erstellen und sie auf die Benutzer Ihrer Wahl anwenden können.
5. Die CO2-Bilanz der ausgehenden Mails im Griff haben
Der digitale Datenverkehr hat einen nicht zu vernachlässigenden Anteil am Klimawandel. Einen ausführlichen Artikel und konkrete Lösungen zu dieser Problematik bieten wir hier. E-Mails, genauer gesagt ihr unüberlegter Gebrauch (umfangreiche Anhänge, übergewichtige Signaturen, eine Vielzahl nutzloser Empfänger, SPAM usw.) können Ihre Ökobilanz stark belasten.
Durch die Harmonisierung der geschäftlichen Signaturen Ihrer Mitarbeitenden wird es Ihnen möglich, das Gewicht der gesendeten Dokumente zu steuern. Erstellen Sie leichte Banner und Bilder, die schnell angezeigt werden, ohne die eigentliche Nachricht im wahrsten Sinne des Wortes eigenhändig zu sabotieren. Und nutzen Sie die Möglichkeit, Signaturen für interne Nachrichten mit einem Klick in Ihrem BlueMind zu deaktivieren.
6. Das Engagement Ihrer Teams fördern
Eine professionelle und einheitliche Unternehmenssignatur kann unter Ihren Teams das Gefühl der Zugehörigkeit und das Engagement fördern. Was Sie selbst möglicherweise für eine Nebensache halten, ist für Ihre Mitarbeitenden durchaus von Bedeutung. Kommunikationsmittel, die einheitlich gestaltet sind und nicht „zusammengebastelt“ wirken, können dazu beitragen, Teamgeist und ein Zugehörigkeitsgefühl zu schaffen, die das Engagement des gesamten Teams stärken. Das Versenden einer Nachricht mit einer Firmensignatur bedeutet, im Namen des Unternehmens zu sprechen und sein Image, seine Werte zu vermitteln: entsprechend hoch ist ihre Bedeutung für die Beteiligung Ihrer Mitarbeitenden.
Fazit
Mit seinem einfach zu bedienenden Tool mit zahlreichen Optionen eröffnet Ihnen BlueMind eine Welt jenseits der zusammengeschusterten E-Mail-Signaturen und garantiert Ihnen ein konsistentes und professionelles Erscheinungsbild, das Ihren Geschäfts- und Marketingzielen dient. Mehr über das Signatur-Management in BlueMind erfahren Sie hier. Oder kontaktieren Sie hier unser Team, um Ihr E-Mail-Vorhaben direkt zu besprechen.
#WirHabenDieWahl
