6 bonnes raisons de soigner votre signature d’email professionnel

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Ne nous voilons pas la face, la signature de vos emails professionnels est probablement le cadet de vos soucis. BlueMind vous enlève cette épine du pied avec un outil simple et rapide.

En matière de signature de mails professionnel, il y a plusieurs écoles :

  • le sapin de noël qui clignote partout et pèse 1000 fois le poids du message lui-même, (parfois, comble de l’ironie, pour indiquer de respecter l’environnement…)
  • le laconique nom, prénom, fonction,
  • l’interminable qui vous cite des passages règlementaires de la CNIL,

Il y a autant d’œuvres que d’artistes. Pour une entreprise c’est souvent très compliqué de coordonner ces signatures pour véhiculer une image unique et cohérente. Les signatures sont un sujet pénible, compliqué et donc toujours repoussé ou jamais traité, mais quel dommage dépenser autant de temps et d’argent sur votre évènement le plus important de l’année alors que vos signatures mails sont un vrai carnage artistique.

Pourquoi et comment devriez-vous prendre le temps de soigner vos signatures mail ? 6 raisons imparables :

1. La signature mail : 1er canal de diffusion de l’image de votre entreprise

Vous connaissez la « mort par Powerpoint » ? C’est quand une présentation est tellement mal faite qu’elle endort son auditoire. Quand on sait que l’email est le premier canal de communication des entreprises, on imagine facilement l’impact négatif que peuvent avoir des signatures de mail mal conçues : la mort par signature ! Si vous laissez libre court à l’imagination de vos collaborateurs, vous pourrez vous retrouver avec quelques surprises…

Une signature d’email est le premier véhicule de l’image de votre entreprise. Faites simple et efficace autant que possible et maitrisez ce que vos collaborateurs envoient en harmonisant les signatures pour diffuser une image homogène et propre sur tous les supports. N’oubliez pas que votre signature sera affichée aussi bien sur ordinateur que sur smartphone.

Exemple de signature à ne pas suivre
Exemple à ne pas suivre

2. Vos collaborateurs, meilleurs ambassadeurs de votre entreprise

Un taux d’ouverture d’email proche de 100%, les professionnels du marketing en rêvent. Dans les faits les campagnes de communication par voie de mailing culminent gentiment autour de 29% (très dépendant du secteur). En parallèle de ces chiffres, les emails professionnels 1to1 sont, eux, presque toujours ouverts.

Un cadre passe environ 5 à 6h par jour sur sa messagerie à traiter les quelques 120 messages (en moyenne) qu’il reçoit quotidiennement. Ces mails professionnels envoyés par vos collaborateurs sont une formidable opportunité de communiquer ou du moins de faire passer un message ou une information, via la signature, sur les actualités de votre entreprise. Vous atteindrez une audience qualifiée, intéressée, sans être ni invasifs ni gênants pour le destinataire (Attention toutefois à rester raisonnables dans le poids, la taille et les fioritures pour que votre signature n’accapare pas plus d’attention que votre message lui-même).

3. Générez du trafic sur votre site

Les études marketing qui tracent le regard ont démontré que les signatures attirent mécaniquement l’œil du lecteur quand elles contiennent un call-to-action visuel (un bouton, une bannière, une invitation à cliquer…).

Extrait de "The Science of email signatures" by Eyequant et Sigstr
Extrait de « The Science of email signatures » by Eyequant et Sigstr

Avec des signatures de mail bien conçues (légères pour maitriser l’empreinte carbone nous y reviendrons plus loin et qu’elles s’affichent bien, pas trop longues pour que le bouton reste visible, avec un message clair et unique, etc.) vous pourrez générer du trafic sur votre site, votre blog, vos livres blancs, etc. Avec l’utilisation de balises UTM vous serez en mesure d’évaluer précisément le trafic ainsi généré et d’intégrer la signature dans votre plan marketing : petit investissement, grand résultat !

4. Avec le bon outil, c’est simple et rapide

BlueMind vous met à disposition un outil complet de gestion des signatures d’email pour vous faire gagner un temps considérable. En quelques clics vous pouvez créer une ou plusieurs signatures et les appliquer à un ou plusieurs groupes prédéfinis (ensemble des collaborateurs ou selon vos critères : services, branche, région…). Vous pourrez choisir les dates d’apparition de la signature, idéal pour faire la promotion d’une action limitée dans le temps. A la date d’échéance la signature sera automatiquement désactivée et/ou remplacée par une autre de votre choix. Un minimum d’investissement en temps pour un maximum de rendu professionnel.

Découvrez dans cette vidéo comment créer simplement une nouvelle signature et l’appliquer aux utilisateurs de votre choix, le tout en moins de 2 minutes :

5. Maitriser l’empreinte carbone des emails sortants

Le numérique a un impact non négligeable sur le réchauffement climatique. Nous vous proposons un article complet et des solutions concrètes sur ce sujet ici. Les emails, et plus précisément leurs mauvais usages (pièces jointes très lourdes, signatures obèses, multiplication des destinataires inutiles, SPAM, etc.) peuvent peser très lourd sur votre empreinte carbone.

Harmoniser les signatures professionnelles de vos collaborateurs c’est vous assurer de maitriser le poids de ce qui est envoyé. Construisez des bannières light, des images qui s’afficheront rapidement sans plomber – au sens propre – le poids du message lui-même et désactivez les signatures pour un usage interne d’un simple clic dans votre BlueMind.

6. Renforcer l’engagement de vos équipes

Une signature d’entreprise professionnelle et harmonisée est un outil d’appartenance et d’engagement pour vos équipes. C’est peut-être un détail pour vous, mais pour le collaborateur ça veut dire beaucoup. Un ensemble d’outils de communication homogènes et non pas « bricolés » chacun dans son coin contribue à créer un esprit d’équipe et d’appartenance qui renforce l’engagement.

Envoyer un message avec une signature corporate, c’est parler au nom de son entreprise, véhiculer son image et ses valeurs, c’est un élément important de l’implication de vos collaborateurs.

Fièrement envoyé avec BlueMind !

Conclusion

Avec un outil simple à prendre en main et aux multiples options, BlueMind vous permet de vous débarrasser du fardeau des signatures email bricolées et vous garanti de diffuser une image homogène et professionnelle au service de votre entreprise et de vos objectifs marketing. Pour retrouver plus d’informations sur l’outil de gestion des signatures dans BlueMind cliquez ici.

Pour contacter notre équipe et discuter de votre projet de messagerie :

Leslie Saladin

Leslie Saladin

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