Wahrscheinlich haben wir alle schon einmal die Situation erlebt, dass eine sehr wichtige E-Mail, die an uns adressiert war oder die wir verschickt haben, nie angekommen ist. Die Gründe dafür können vielfältig sein: Fehler bei der Eingabe der E-Mail-Adresse, eine übereifrige Anti-Spam-Lösung, ein zu schwerer Anhang, ein überfüllter Posteingang, Authentifizierungsprobleme … Was auch immer der Grund ist – eine E-Mail, die wir für zugestellt halten, die aber verloren ist, kann schwerwiegende Folgen haben.
Damit sich solche Situationen vermeiden lassen, hat BlueMind die Funktionen „Empfangsbestätigungen“ und „Lesebestätigungen“ implementiert.
Empfangsbestätigungen: Ihre Nachricht ist angekommen
Definition und Vorteile
Wenn Sie eine wichtige E-Mail versenden, müssen Sie unbedingt sicherstellen, dass sie bei ihrem Empfänger oder ihren Empfängern ankommt. Empfangsbestätigungen bieten Ihnen diesen Seelenfrieden.
Die Empfangsbestätigung ist eine automatische Benachrichtigung, die der Server des Empfängers sendet. Sie informiert den Absender darüber, dass die E-Mail auf dem Server des Empfängers angekommen ist. Der große Vorteil: Es ist für Ihren Empfänger völlig transparent. Er muss keine Aktion durchführen, da alles automatisch auf der Serverseite geschieht.
Achtung: Dies bedeutet nicht, dass Ihr Empfänger die E-Mail zur Kenntnis genommen hat.
Arbeitsweise und Besonderheiten
Die Benutzer können diese Funktion mit einem Klick beim Verfassen ihrer E-Mails aktivieren oder deaktivieren. Sie können aber auch wählen, ob sie systematisch eine Empfangsbestätigung für jede gesendete E-Mail anfordern möchten. Das geschieht in ihren BlueMind-Einstellungen. Dabei gibt es die Möglichkeit, dies manuell für jede Nachricht zu deaktivieren. Das ist hilfreich, wenn Sie zum Beispiel an viele Personen gleichzeitig schreiben und vermeiden möchten, dass Sie eine Welle von Empfangsbestätigungen erhalten.
Achtung: Es ist nicht empfehlenswert, systematisch Bestätigungsanfragen zu versenden. Setzen Sie die Funktion sparsam ein, um nicht unnötig Datenverkehr zu erzeugen.
Übrigens: Wenn Sie an mehrere Personen gleichzeitig schreiben und eine Empfangsbestätigung anfordern, erhalten Sie so viele Empfangsbestätigungen, wie es Empfängerserver gibt. Wenn sich alle Ihre Empfänger auf demselben Server befinden (wenn Sie etwa an mehrere Personen in derselben Firma schreiben), dann erhalten Sie nur eine einzige Empfangsbestätigung, die die betreffenden Adressen auflistet.
Diese Empfangsbestätigung versichert Ihnen, dass die Nachricht den richtigen Weg zu Ihrem Gesprächspartner genommen hat und nicht blockiert wurde, etwa durch eine Anti-Spam-Lösung. Die Empfangsbestätigung garantiert jedoch nicht, dass Ihre Nachricht gelesen wurde. Dafür bietet Ihnen BlueMind eine weitere Option: die Lesebestätigung.
Lesebestätigungen: Ihre Nachricht wurde geöffnet
Definition und Vorteile
Müssen Sie sichergehen, dass Ihr Empfänger die Nachricht, die Sie ihm schicken, auch wirklich gelesen oder geöffnet hat? Dann brauchen Sie mehr als eine Empfangsbestätigung. Sie benötigen eine Lesebestätigung.
Wenn der Empfänger Ihre E-Mail öffnet, erscheint oben im Lesefenster ein Banner, das ihn darauf hinweist, dass Sie – der Absender – eine Lesebestätigung wünschen. Im Gegensatz zur Empfangsbestätigung ist die Lesebestätigung manuell und liegt im Ermessen des Empfängers: Er kann entscheiden, ob er sie senden oder ignorieren möchte.
Funktion und Besonderheiten
Wie bei der Empfangsbestätigung können die Benutzer diese Funktion mit einem Klick aktivieren oder deaktivieren, wenn Sie ihre E-Mail verfassen. Sie können aber auch in ihren BlueMind-Einstellungen festlegen, dass die Anfrage nach einer Lesebestätigung automatisch mit jeder ausgehenden E-Mail gesendet wird.
- Nie eine Lesebestätigung senden: Es wird keine Antwort gesendet. Das Banner erscheint nicht in der Kopfzeile von Nachrichten, die eine Anfrage enthalten.
- Mich fragen: Das Banner erscheint in der Kopfzeile von Nachrichten mit einer Anfrage und ermöglicht es, manuell zu antworten.
- Lesebestätigung immer senden: Jede Nachricht, die eine Aufforderung zur Lesebestätigung enthält, wird automatisch beantwortet. Das Banner erscheint nicht in der Kopfzeile der Nachrichten.
Achtung: Da die Lesebestätigung der Entscheidung des Benutzers unterliegt, ist diese Information unzuverlässig. Benutzer empfinden diese Anfragen häufig als unnötig oder sogar aufdringlich und sind nicht immer bereit, eine Bestätigung zu senden.
Ähnlich wie bei Empfangsbestätigungen raten wir davon ab, systematisch Anfragen nach Lesebestätigungen zu versenden. Wenn Sie die Funktion überlegt und gezielt einsetzen, schonen Sie Ihre Korrespondenten und vermeiden unnötigen Datenverkehr.
Fazit
Empfangs- und Lesebestätigungen in BlueMind sind wichtige Werkzeuge, die dazu dienen, die Kommunikation und Zusammenarbeit in Ihrer Organisation zu verbessern. Mithilfe dieser Funktionen können Sie Ihre Nachrichten mit Zuversicht versenden, den Empfang und das Lesen verfolgen und sicherstellen, dass Ihr geschäftlicher Austausch effizient und produktiv ist. Entdecken Sie jetzt BlueMind und nutzen Sie diese Funktionen, um Ihre geschäftliche Kommunikation zu optimieren.
