Depuis les années 80, la messagerie accompagne toutes les organisations, traverse toutes les modes et toutes les révolutions technologiques. Chaque collaborateur, chaque jour, s’appuie sur elle pour travailler, si bien qu’elle est aujourd’hui l’outil le plus utilisé du monde professionnel. On peut dire qu’elle fait partie des meubles !
C’est pour cela qu’on dit que la messagerie est un logiciel legacy. En langage IT, legacy ne veut pas dire « vieux et dépassé », mais faisant partie du patrimoine. Il s’agit d’un système dont les premières fondations sont anciennes, de plus en plus vital, utilisé partout, et qu’il faut faire évoluer sans jamais casser ce qui existe. La messagerie est donc à la fois familière, incontournable… et exigeante.
Dans cet article nous verrons comment cet outil historique – que certains imaginaient même pouvoir remplacer à une époque – a au contraire su suivre les évolutions pour devenir indispensable et comment le faire évoluer sans rompre la continuité ? Comment conserver l’héritage en préservant l’innovation et les usages ? C’est parti !
La messagerie, un patrimoine vivant dans chaque organisation
Dire que la messagerie est legacy, c’est constater qu’aucune entreprise ne part jamais d’une page blanche. Prenons un exemple concret : une organisation qui, face à la fin du support d’Exchange 2016 ou 2019 veut migrer ses 2000 utilisateurs vers une solution souveraine. Derrière ces boîtes aux lettres, il y a des millions de messages, des archives, des carnets d’adresses liés aux annuaires internes, des calendriers partagés, des applications métier qui se connectent… et surtout des utilisateurs habitués à Outlook, devenu le synonyme de « messagerie » pour la plupart d’entre eux.
Changer de messagerie, ce n’est pas « juste » installer un nouveau logiciel. C’est reprendre ce patrimoine sans perte ni rupture, en garantissant que tout continue de fonctionner le lendemain : les mails doivent arriver, les agendas se synchroniser, Outlook rester disponible et opérationnel pour les utilisateurs.
C’est en cela que la messagerie est legacy : elle ne fait quasiment jamais partie des discussions d’innovation, d’investissement voir de buzz, pourtant elle est la brique la plus critique de nombreux SI. Elle s’est construite et repose sur 2 piliers :
- Des standards vieux de plusieurs décennies (SMTP, IMAP, POP,..) assurant l’interopérabilité universelle au niveau des échanges
- Des fonctionnalités et habitudes d’usages très ancrées, en grande majorité issues du logiciel spécifique Outlook.
Ces deux prismes sont aujourd’hui clés dans tout sujet de messagerie.
Des usages forgés par des habitudes et des fonctionnalités
Si la technique pèse lourd, les usages n’en sont pas moins déterminants. Outlook, avec ses plus de 400 millions d’utilisateurs actifs, en est l’exemple parfait. Pour de nombreux utilisateurs, la messagerie, c’est Outlook ! Au fil des années, ils ont bâti des réflexes qui se catégorisent en deux aspects :
- des habitudes ancrées : à l’application, à son ergonomie, à la façon d’organiser leurs dossiers, de gérer leurs contacts, de partager leurs agendas, de fouiller leurs archives etc.
- L’usage de fonctionnalités particulières : les délégations à la Microsoft pour gérer les scénarios directeurs/assistants, le transfert d’invitations, les mailtips (informations sur les destinataires avant l’envoi d’mail) etc.
Changer la messagerie, revient donc premièrement à bousculer ces habitudes intimes et quotidiennes alors que toute rupture brutale est vécue comme une régression. D’ailleurs, ces effets s’anticipent et s’atténuent avec de l’écoute amont, de l’information, de la formation, bref de l’accompagnement au changement. Notez que c’est aussi vrai lors de changements de versions d’Outlook !
Deuxièmement, changer de messagerie c’est toucher aux fonctionnalités. Si l’adaptation à une nouvelle ergonomie trouve des réponses dans l’accompagnement au changement, la disponibilité des fonctionnalités avancées proposées par Outlook (et considérées comme standards par les utilisateurs) est un pré-requis indispensable. Sans leurs cas d’usages habituels, les utilisateurs risquent fortement de rejeter la nouvelle solution.
Contrairement à un outil collaboratif tout neuf qui impose ses propres codes, la messagerie n’a pas ce luxe. Elle doit évoluer en douceur, sans jamais casser la continuité des habitudes, ni des fonctionnalités !
La messagerie au cœur d’un écosystème collaboratif en mutation
Longtemps la messagerie a été un outil isolé : on y échangeait des mails, on gérait ses rendez-vous et le reste se faisait ailleurs. Aujourd’hui, elle est la colonne vertébrale d’un environnement de travail éclaté, fait de visioconférences, de chat, de partage documentaire et d’applications connectées. Les usages ont profondément changé. Désormais on consulte ses mails depuis plusieurs terminaux, on partage des agendas à distance, on coédite des documents, on cherche une fluidité continue entre les canaux.
Cette mutation n’a pas effacé le rôle central de la messagerie, bien au contraire ! Outil le plus utilisé du quotidien, elle est devenue le socle, voir même le tremplin vers les outils collaboratifs : démarrez une visioconférence depuis l’agenda, lancez un appel téléphonique depuis vos contacts, partagez vos fichiers via un email…
BlueMind a été conçu pour se connecter naturellement à l’ensemble de votre périmètre collaboratif actuel et futur. Son architecture ouverte et ses API permettent d’intégrer les outils existants sans imposer de rupture. Chaque organisation peut ainsi faire évoluer son environnement selon ses besoins, tout en conservant la cohérence de ses usages.
Encore une fois, il s’agit pour la messagerie de préserver le patrimoine de votre organisation, tout en restant ouvert à ce que pourra être la collaboration à l’avenir. Et c’est précisément à ce point d’équilibre que se situe BlueMind.
BlueMind : transformer l’héritage en valeur
Chez BlueMind, nous prenons en compte l’importance et l’ancrage de la messagerie dans le SI. Notre rôle est d’accompagner les organisations dans la reprise de leurs environnements et données existants (Exchange, Zimbra ou autres) en minimisant les frictions pour les utilisateurs tout en assurant des migrations sans rupture.
Nous permettons la continuité des usages grâce à notre support natif d’Outlook, unique en Europe, tout en offrant une diversité d’accès évolués : un webmail moderne et intuitif, pensé pour les usages collaboratifs d’aujourd’hui, le support avancé des mobiles et de Thunderbird. Notre architecture open source est conçue pour assurer une évolution durable.
Avec BlueMind votre patrimoine de messagerie n’est plus un frein à son changement. La valeur de notre travail est d’offrir un chemin vers une messagerie plus souveraine tout en assurant une continuité pour les utilisateurs. Notre rôle est de permettre et accompagner ce changement et de l’inscrire durablement dans le futur numérique français et européen.
