Pourquoi être nativement compatible Outlook est-il révolutionnaire ?

Pour les non experts du domaine, la messagerie se résume généralement à ce qu’ils voient et utilisent : le client de messagerie, qui est souvent Outlook. Outlook est en réalité le moyen d’accès à vos emails et agendas qui sont stockés et gérés sur le serveur, Microsoft Exchange. Fondamentalement, ces deux applications fonctionnent ensemble, l’une côté serveur (Exchange) et l’autre côté bureau/client (Outlook).

Outlook est le client le plus utilisé en matière de messagerie professionnelle. 56% des entreprises utilisent la suite O365 qui intègre Outlook (source) en 2018. A la vue de ce chiffre, il semble normal, voir évident, que les serveurs de messagerie alternatifs soient capables de s’interfacer avec le client mail le plus répandu en entreprise, n’est-ce pas ?

Eh bien non, ce n’est pas si évident. En vérité, c’est une véritable révolution.

Explications.

Microsoft : une stratégie basée sur le lock-in

Une note de service adressée à Bill Gates en 1997 par le directeur général de C++ chez Microsoft, Aaron Contorer, résume très bien la stratégie de lock-in technologique déployée par la firme de Redmond : « Les clients évaluent constamment d’autres plates-formes, (mais) il y aurait tellement de travail à changer qu’ils espèrent que nous allons simplement améliorer Windows plutôt que de les forcer à déménager. »

Cette note a plus de vingt ans, on pourrait penser que les choses ont évolué depuis… non ?

Nous pouvons prendre l’exemple de la domination d’Active Directory dans les services d’annuaires. Active Directory couplé à Microsoft Exchange a permis de dominer l’infrastructure (serveur de messagerie) de la majorité des entreprises sur la planète selon un principe simple : si vous vouliez recevoir des mails, vous aviez besoin d’Exchange et Exchange  nécessite ActiveDirectory pour fonctionner.

Les services informatiques achetaient les deux comme si c’était normal. C’est ainsi qu’AD et Exchange sont devenus l’infrastructure de pratiquement toutes les organisations. La stratégie de Microsoft pouvait se résumer à contrôler le backend pour contrôler le frontend avec la fameuse méthode « Embrace and extend ». Les administrateurs informatiques n’avaient guère le choix :

• Les systèmes Windows se connectent mieux à AD et Exchange
• Les Macs et les périphériques Linux ne peuvent pas être gérés par AD
• Outlook sur Mac est une expérience dégradée
• Outlook n’existe pas sous Linux

Cette stratégie a fonctionné : Microsoft a essentiellement intégré de la rigidité dans son système de sorte qu’il serait logique pour une organisation d’être équipée Microsoft de bout en bout (source). En frontend côté email qui retrouvons nous ? Microsoft Outlook. Outlook… qui est le client de messagerie d’Exchange. La boucle est bouclée. 

Rompre avec Microsoft – 1 : quelles alternatives ?

Les produits Microsoft ont été développés pour fonctionner en vase clos, les uns nécessitant les autres dans une boucle vertueuse infinie. Vertueuse pour Microsoft en tout cas, car côté client c’est une autre histoire. Comme on peut l’imaginer, cette situation a créé une dépendance technologique très forte. Remplacer l’un des maillons de la chaîne revient à fragiliser les autres puisque tout est développé avec l’idée d’une interdépendance et d’une compatibilité exclusive au « M » de GAFAM. Avec O365 et en proposant des abonnements dont elle peut modifier les tarifs à sa guise, Microsoft a vassalisé des systèmes d’information complets.

Il existe pourtant des alternatives. Pour le poste client, on pense à LibreOffice  par exemple qui permet de bénéficier d’une suite bureautique complète, à peu près équivalente à celle de Microsoft. Toute la nuance tient dans le « à peu près ». Exemples : les incompatibilités et écarts de mise en forme entre Libre Office Writer et Microsoft Word. Chacun de ces softs sait lire et écrire dans le langage natif de l’autre (.odt/.ods pour Writer et .doc/.docx pour Word), pour autant la compatibilité est loin d’être parfaite et difficile à prévoir. On peut retrouver sur cette page une présentation générale des fonctions de Microsoft Office pouvant occasionner des opérations de conversion avec LibreOffice (au résultat parfois aléatoire).

Il existe bien des alternatives à Microsoft. Vous pouvez imposer à vos utilisateurs d’abandonner leurs habitudes sur Ms Office pour switcher sur une alternative libre mais il faudra dans ce cas bien gérer la transition : convertir tous vos documents, réécrire certains, accompagner vos utilisateurs, valider que vous pourrez continuer à collaborer avec vos correspondants etc.

Rompre avec Microsoft – 2 : s’aliéner certains utilisateurs

Le changement d’outil, de façon générale, génère quelques contraintes pour certains utilisateurs. Il oblige les utilisateurs à réapprendre des procédures qui étaient auparavant sans effort et à perdre du temps à hésiter sur des options nouvelles. En plus d’être une baisse de productivité, cela peut être perçu comme un affront pour les habitués qui se retrouvent incompétents sur une tâche où ils excellaient jusqu’à lors (les macros d’Excel par exemple).

Dans le cadre de la messagerie, il existe bien sûr de nombreuses alternatives. A première vue, utiliser le client Outlook avec un autre serveur qu’Exchange est tout à fait possible. Outlook peut être utilisé avec n’importe quel serveur IMAP… si vous ne souhaitez utiliser que l’email sans aucune fonction collaborative, acceptez une expérience dégradée et n’avez pas peur des bugs !

Certaines solutions tentent de palier ce problème en proposant un connecteur qui, en plus de l’email, va permettre de synchroniser les agendas, les contacts et les paramètres de partage. Cependant cela modifie les interfaces d’Outlook et ajoute des problèmes techniques, fonctionnels et de déploiement et gestion du connecteur dans Outlook. Pour vos utilisateurs, ce n’est pas le « Outlook » tels qu’ils le conçoivent mais une version dégradée.

Comme pour Calc avec Excel ou Writer avec Word, ce n’est pas encore tout à fait pareil. La messagerie est un outil si critique pour les organisations, les utilisateurs y ont ancré tant d’habitudes, qu’il est à ce jour difficile pour une infrastructure traditionnellement « Microsoftienne » de basculer sur une autre solution.

Les DSI voudraient réduire leur dépendance numérique tout en diminuant leurs coûts mais dans les faits, la crainte de s’aliéner les utilisateurs impose le choix.

Reconnaissez-vous ce schéma ? Les utilisateurs réclament Outlook. Outlook ne fonctionne qu’avec Exchange. Exchange fonctionne avec Active Directory. Microsoft enferme ses utilisateurs dans une boucle de dépendance qui les prive de leur souveraineté.

Outlook sans Exchange : le protocole MAPI

L’approche de BlueMind pour libérer la messagerie de sa dépendance à Microsoft a consisté à partir du besoin utilisateur. Une partie des utilisateurs veut Outlook, et ce n’est pas négociable. Et Outlook tel que les utilisateurs le connaissent, soit tel qu’il fonctionne avec Exchange, pas en mode dégradé.

Outlook communique avec Exchange Server via un ensemble de protocoles appelé MAPI, totalement différent des protocoles standards (POP, IMAP qui ne gèrent que la partie emails) qui permet de synchroniser l’ensemble des données d’Outlook (Calendriers, Contacts, Tâches, Notes et informations libres/occupées pour la planification,..). Remplacer Exchange nécessite donc d’implémenter la pile MAPI côté serveur afin de communiquer avec Outlook exactement comme le fait le serveur de Microsoft.

C’est un challenge sur lequel se sont heurtées nombre d’entreprises. « Le défi technique était immense, » explique Thomas Cataldo, Directeur Technique de BlueMind, « implémenter toutes les couches MAPI côté serveur a nécessité plus de cinq ans de travail à plusieurs collaborateurs. La v4 de BlueMind sortie début avril est la seule solution au monde à être nativement compatible Outlook sans connecteur. C’est une véritable prouesse et c’est surtout une opportunité unique pour les entreprises de concilier enfin satisfaction utilisateur et souveraineté. »

La nouvelle version 4 de BlueMind apporte une solution définitive au quasi-monopole du marché de la messagerie d’entreprise. En permettant aux organisations de conserver le client Outlook de façon transparente pour l’utilisateur, mais aussi d’utiliser de façon riche et collaborative les autres clients comme Thunderbird, le web ou les mobiles, la solution BlueMind offre une alternative européenne ouverte et moins chère pour la messagerie.

Pour conclure…

Alors que France et Europe se mobilisent enfin sur la question de leur indépendance numérique, BlueMind rend aux organisations leur liberté de choix sur l’application la plus critique et la plus utilisée dans les organisations ! Enfin il est possible de conserver en toute transparence le client Outlook tout en passant à l’Open Source Européen. Les organisations n’ont plus à dépendre de solutions américaines pour préserver les habitudes de leurs utilisateurs. Satisfaction utilisateurs et souveraineté sont désormais compatibles dans un secteur que l’on pensait pourtant perdu aux géants américains : la messagerie d’entreprise. La révolution est en marche.

#NousAvonsLeChoix

Pour en savoir plus, nous vous invitons le 6 juin 2019 au BlueMind Summit, l’occasion unique de rencontrer les acteurs de cette révolution et d’avancer ensemble vers un numérique plus sain, indépendant et maîtrisé.

Retrouvez ici l’ensemble du contenu de BlueMind v4.