Même si pour l’instant 2021 n’est pas tout à fait la terre promise de liberté retrouvée que l’on espérait après les tumultes de 2020, cette nouvelle année mérite qu’on l’aborde avec optimisme. Les aléas des confinements successifs vous ont probablement amenés à repenser votre organisation de travail. En 2020 Radicati estime que 306,4 milliards d’emails ont été envoyés et reçus quotidiennement, une progression de +4% par rapport à 2019 et qui ne montre aucun signe de ralentissement.
Devant cet afflux de messages, prenons de bonnes résolutions pour ne pas être dépassé et pouvoir travailler dans les meilleures conditions.
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Devenez la Marie Kondo de la messagerie !
La Japonaise Marie Kondo s’est fait connaître en 2011 avec son ouvrage « La Magie du Rangement » où elle présente sa méthode pour allier ordre et sérénité : chaque chose a une place et une place pour chaque chose. Les objets qui ne procurent pas de joie (tokimeku en v.o.) doivent quitter les lieux.
Comment appliquer cette méthode à vos emails ? Vous le savez, beaucoup des messages que vous recevez ne sont pas franchement utiles. Ils ne vous apportent pas beaucoup de « tokimeku », et ne font rien avancer. Leur place est dans la corbeille.
La meilleure astuce pour une boite de réception beaucoup plus zen : les filtres ! Très faciles à paramétrer sur BlueMind, les filtres seront vos petites fées du logis. En fonction de l’expéditeur, des destinataires, de l’objet, du contenu ou encore de l’entête, vos emails seront automatiquement marqués comme lu, importants, transférés, effacés ou simplement rangés dans le dossier de votre choix. Un gain de temps considérable et une boite de réception beaucoup plus cool !
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La méthode Gandalf : vous ne passerez pas !
Comment éviter de vous faire submerger par des armées de mails inutiles ? En les empêchant d’arriver jusqu’à vous !
Premier rempart : l’anti-spam ! Assurez-vous qu’il soit configuré correctement et n’hésitez pas à lui donner un coup de pouce en signalant les messages plutôt que de les mettre simplement à la corbeille.
Pour les newsletters qui ne vous intéressent pas, si vous vous contentez de les supprimer… elles continueront d’arriver, un peu comme les moustiques en été tant que la fenêtre est ouverte et la lumière allumée. Prenez le temps de scroller jusqu’en bas et de cliquer sur « me désabonner », vous gagnerez du temps plus tard, et en plus c’est bon pour l’environnement !
Enfin pour éviter de recevoir une tripotée de messages qui ne vous concernent qu’à moitié (ou pas du tout) soyez particulièrement vigilants à n’adresser vos emails qu’aux personnes réellement nécessaires. Vous éviterez ainsi les « répondre à tous » qui ne vous concernent pas.
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Le style Georges Abitbol : l’homme le plus classe du monde
Si vous ne connaissez pas encore Georges Abitbol, sachez que c’est l’homme le plus classe du monde. Adopter le style Georges Abitbol, c’est ne jamais oublier de mettre à jour son message d’absence, avoir une signature de mail concise, pas trop lourde et adaptée à l’actualité de votre entreprise, proposer des mails soignés, pertinents et ne pas envoyer des pièces jointes en surpoids.
En télétravail vous pouvez garder vos pantoufles et laisser cette marque d’oreiller sur votre joue mais vos emails, votre principal outil de communication doivent rester impeccables. Heureusement BlueMind a mis en place des outils qui vous permettent de rester concentrés sur le fond sans vous préoccuper de la forme.
Pour vos signatures mail par exemple, il est possible de centraliser leur gestion pour uniformiser les signatures de votre service ou de l’ensemble de vos collaborateurs. BlueMind vous met à disposition un outil simple et pratique qui permet de définir des signatures et de les appliquer en fonction de critères fins à tout ou partie de votre entreprise.
Côté pièce jointe, rien de pire qu’un document énorme qui ralentit (ou empêche) l’envoi et se réplique comme un virus à chaque transfert. BlueMind vous permet d’envoyer toutes les pièces jointes nécessaires sans vous préoccuper de leur poids grâce au détachement de PJ. Vous n’envoyez plus le document lui-même mais un lien permettant d’y accéder, et ceci de façon automatique sans changer vos habitudes. En cas de transfert, le document n’est pas répliqué, seul le lien est renvoyé. L’environnement vous dira merci.
Enfin soyez vigilants à la formulation de vos emails. Ne pas avoir vos interlocuteurs en face de vous élimine de fait tout le non verbal et il ne reste à votre destinataire que les mots bruts de votre message. A lui de s’imaginer le ton qui va avec. Un message que vous souhaitez simplement bref et concis peut paraitre agressif pour celui qui le reçoit.
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Maitrisez votre temps comme Marty McFly
Une fois que votre messagerie est rangée et que vous êtes certains que l’essentiel des messages qui atteignent votre inbox sont vraiment utiles, reste à les traiter efficacement. Et pour ça il faut s’appliquer un peu de discipline. En premier lieu ne laissez pas vos mails vous perturber lorsque vous êtes en train de réaliser une tâche. Utilisez le mode « ne pas déranger » de votre téléphone et éteignez votre messagerie sur votre ordinateur, le temps de terminer.
Lorsque votre messagerie est activée, une bonne méthode pour éviter les saturations conjointes de votre boite de réception et de vote to-do-list est d’appliquer des règles de priorité. Par exemple :
- Ce mail est important et urgent : je le traite immédiatement,
- Ce mail est important mais demande du temps : je le mets de côté pour quand je disposerai de ce temps, en me fixant une deadline,
- Ce mail n’est pas urgent mais demande moins de 3 minutes de mon temps : je le traite immédiatement pour évacuer cette tâche et éviter qu’elle ne s’ajoute à ma liste de choses à faire,
- Ce mail n’est ni urgent ni important : je le classe dans un dossier ou le jette à la poubelle (je pense à me désabonner si c’est possible et je signale comme spam si c’est le cas).
Le point 3 est probablement le plus difficile à mettre en œuvre. Presque contre intuitif, il suppose que vous preniez le temps de réaliser une tâche annexe sans grande importance alors que vous avez probablement beaucoup de pain sur la planche par ailleurs. Pourtant c’est bien l’une des clés d’une organisation efficace : si vous n’évacuez pas rapidement les petites tâches rapides, elles finissent par s’accumuler et devenir une charge mentale supplémentaire.
Gardez en tête également que ces tâches sans importance pour vous et qui prennent moins de 3 minutes, comme mettre à disposition une donnée par exemple, peuvent considérablement aider un collègue dont le travail dépend de votre action. C’est peut-être un détail pour vous, mais pour lui ça veut dire beaucoup.
Les réaliser dès qu’elles arrivent vous permet également d’avoir la satisfaction d’avoir achevé quelque chose alors que vos autres projets peuvent mettre des mois à porter leurs fruits.
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Conclusion
On ne va pas se mentir, pour l’instant 2021 ressemble à s’y méprendre à 2020. Cependant cette fois nous avons le recul et le temps de nous organiser pour travailler à distance plus posément et pour adapter nos modes de communication au « tout digital ». Ce qui ne change pas (et ne changera pas de sitôt) c’est la prédominance de l’email comme outil principal. Sachant qu’il représente toujours 5 à 6h du quotidien d’un cadre, il est évident que mieux l’utiliser, c’est mieux travailler.
Nous espérons que ces bonnes résolutions vous aideront à être plus efficaces et aussi et surtout plus serein.e.s pour cette année à venir et les surprises qu’elle nous réserve encore.
Toute notre équipe vous souhaite une très bonne année 2021.
