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L’avènement du Digital Workplace
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La vague de la transformation digitale révolutionne nos façons de travailler. Selon une étude Alfresco (2019) 83% des travailleurs se disent aujourd’hui dépendants de la technologie pour collaborer. Travail à distance, mobilité, instantanéité, BYOD, nouveaux outils… le bureau n’est plus simplement un lieu physique, mais tout un environnement numérique toujours connecté qu’on appelle le « digital workplace ». Gartner parle de « dextérité numérique » pour définir la capacité et le désir d’exploiter les technologies existantes et émergentes pour obtenir de meilleurs résultats commerciaux.
Selon les analystes et résultats déjà observés en entreprise, le Digital Workplace augmente l’interaction, stimule l’engagement, améliore l’expérience numérique des collaborateurs et globalement a des effets très positifs sur la productivité.
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Les 3 clés d’une stratégie Digital Workplace réussie
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Pour tirer le meilleur parti d’un environnement de travail digital, les organisations ont besoin de solutions qu’elles peuvent mettre en œuvre simplement et adapter à leurs propres besoins avec souplesse. Le Digital Workplace est un engagement conscient et continu qui combine :
- La culture : le lieu de travail numérique est un changement de culture. C’est intégrer le fait que nos façons de travailler aujourd’hui sont différentes de la définition première du terme « lieu de travail », et que cette différence est attribuable à l’évolution des technologies (numériques).
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- La technologie : le digital workplace ne se résume pas à un intranet. C’est un portail vers une combinaison de plateformes et grand nombre d’applications qui facilite la communication et offre une expérience de travail aussi agréable qu’efficace.
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- Les gens : si les outils sont importants, il faut aussi tenir compte des personnes qui les utilisent – et de la façon dont outils et personnes se combinent pour créer une culture « digital workplace » réussie.
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Plus qu’un simple agrégat d’outils, une stratégie Digital Workplace prend en considération les risques et contraintes de la digitalisation du travail : la ligne vie privée – vie professionnelle plus difficile à tracer, des usages inadéquats des outils (notamment l’email, trop souvent confondu avec un chat ou utilisé comme lieu de stockage de documents…), ou bien encore des sollicitations et interruptions permanentes qui nuisent à la productivité.
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Mettre en œuvre une stratégie Digital Workplace dans votre organisation
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Un lieu de travail numérique permet aux individus, aux équipes, aux collègues, aux clients et aux partenaires de partager, de communiquer en temps quasi réel et de collaborer avec peu ou pas de friction, permettant ainsi à tous ces intervenants d’accomplir leur travail plus efficacement.
Dans ce contexte, l’email –qui reste l’outil de communication le plus utilisé en entreprise (et en constante augmentation) – est souvent considéré comme le pivot central. Votre messagerie professionnelle voit passer toute votre entreprise : vos commandes, factures, contrats, rendez-vous, comptes-rendus etc. elle est un élément critique de votre organisation, indispensable à vos collaborateurs.
L’email est l’outil principal, mais pour véritablement servir une stratégie de Digital Workplace, il gagne a être intégré dans une suite collaborative complète.
BlueMind s’est positionné depuis sa création comme une alternative souveraine, ouverte et pérenne pour la messagerie. Nous travaillons avec un réseau de partenaires techniques issus de l’écosystème Open Source européen. Aujourd’hui nous sommes fiers de pouvoir vous présenter leurs offres de suites collaboratives unifiées basées sur BlueMind.
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Les Digital Workplaces Open Source basés sur BlueMind
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W’Sweet, par Worteks
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W’Sweet est une solution applicative et collaborative Open Source développée par Worteks, basée sur BlueMind ainsi que sur les logiciels LemonLDAP::NG, Rocket.chat, Jitsi Meet et Nextcloud. Elle permet à tout collaborateur un accès rapide et unifié à l’ensemble des ressources internes de son entreprise (SSO).
Au-delà des classiques installations de la solution “on-premises” et “hébergée”, Worteks a mis en place une solution en SaaS novatrice permettant de maîtriser et de garantir la localisation géographique des données. Un potentiel sans limite de stockage ou de puissance, en quelques mots : pas de limite concernant le nombre d’utilisateurs.
L’objectif est de concurrencer des solutions venant d’outre-atlantique et de proposer une opportunité souveraine aux structures (publiques et privées) qui sont soucieuses de la localisation et de la confidentialité de leurs données.
My B’Suite, par FactorFX
My B’Suite est une solution SaaS, regroupant les outils collaboratifs les plus adaptés aux méthodes de travail actuelles. La solution muscle la messagerie collaborative BlueMind en y ajoutant des briques complémentaires pour être au plus près des usages quotidiens des organisations.
En plus de la messagerie collaborative Bluemind (mail, agenda, contacts, tâches), My B’Suite rassemble des services tels que l’édition de texte, les feuilles de calcul, un éditeur de diapos, des services cloud pour stocker vos fichiers, du chat et de la visio. My B’Suite permet à tous les utilisateurs de créer et de partager à tout moment, en tout lieu et sur tout type d’appareils.
Les avantages sont nombreux : une mise en service et une accessibilité immédiate avec un simple accès à Internet, des données hébergées en France et sécurisées, une version unique de logiciel mise à jour automatiquement, aucune opération de maintenance (sauvegardes et mises à jour automatiques), aucune dépense d’équipement et un coût accessible et maîtrisé au travers d’un abonnement.
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EORIS IT Solutions
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EORIS a développé une plateforme collaborative basée sur des outils Open Source rassemblant :
- BlueMind pour votre messagerie, vos calendriers, vos contacts et vos tâches
- Une gestion de fichiers en ligne avec Nextcloud
- Un chat d’entreprises avec rocket chat
- Une solution de visioconférence
L’ensemble est accessible via une simple url et une authentification unique. Retrouvez le webmail de BlueMind intégré totalement au sein de cette interface. D’un simple clic vous pouvez basculer vers vos contacts, vos calendriers, vos tâches et accéder à votre gestion de fichiers partagés qui vous donne la possibilité d’éditer n’importe quel document en ligne au sein de votre navigateur, de manière totalement collaborative avec les autres utilisateurs.
Retrouvez également le chat d’entreprise avec une gestion multicanal privé et public. Enfin la solution vous permet d’utiliser un outil de visio-conférence aussi bien avec des utilisateurs internes que des utilisateurs externes à votre organisation. Gagnez en productivité en donnant la possibilité à vous utilisateurs d’avoir tous les outils à portée de clic.
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Les autres Digital Workplaces
Nous travaillons également avec des partenaires technologiques capables de s’interfacer avec BlueMind pour proposer une suite collaborative complète. Les solutions que nous vous présentons abordent le Digital Workplace avec une mission spécifique : GoFast pour une GED souveraine et innovante, Jalios et Jamespot pour fluidifier et valoriser la collaboration et l’esprit d’équipe.
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GoFast par CEO Vision (Open Source)
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GoFAST Digital Workplace et GED Collaborative est une solution innovante, basée sur le meilleur de l’Open Source. C’est la symbiose de : Alfresco, Drupal, Bonitasoft, OnlyOffice, Solr, Jitsi Meet, etc. Grâce à son concept disruptif, elle constitue la meilleure alternative Onpremise, souveraine et Open Source à SharePoint/Office365/Teams.
Parmi les principales fonctionnalités : GED, Suite Office Collaborative, Workflows, Recherche puissante, Gestion des Tâche (Kanban), Web-conférence, Chat, Administration délégable avec les accès aux contenus gérés par le métier, séparée de l’administration système, etc.
GoFAST répond aux problématiques liées au :
- Remplacement des serveurs de fichiers,
- Mise en place et optimisation du travail transversal et collaboratif au bureau et en mobilité,
- Réduction des erreurs dans la gestion documentaire (objectif : zéro doublon, ni erreur de version),
- Dématérialisation et optimisation des processus métiers (Workflows),
- Réduction du nombre d’emails (surtout internes) et à l’interdiction des pièces-jointes,
- Cycle de vie des documents et sécurité des données (gestion des versions, accès sécurisé RGPD, hébergement chez le client, pistes d’audit…),
- Gain de productivité, économie de temps et des coûts,
- Sortie des plateformes propriétaires couteuses ou SaaS (surtout non souverain).
Les cas d’usages métiers sont extrêmement nombreux, par exemple la gestion : des courriers/factures, contrats et marchés publics, processus qualité/stratégiques/certification, base de connaissances, référentiel juridique, budgets, partage avec les élus, dossiers salariés, travail à distances/site annexes/télétravail, etc.
Principales références : AIFE (Ministère des Finances), Région Occitanie, Botanic, LNE, Republic Technologies International, INSA Lyon, Ville de Loos, Unedic AGS, etc.
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JPlatform par Jalios
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Solution tout-en-un, modulaire, complète et évolutive, JPlatform vous permet de créer votre plateforme de Digital Workplace, d’intranet social et collaboratif ou encore de GED collaborative pour travailler ensemble efficacement. JPlatform transforme « l’expérience collaborateur » en offrant à chacun plus d’autonomie, de confort et d’efficacité au quotidien et en favorisant l’innovation collective.
JPlatform se distingue par sa couverture fonctionnelle exceptionnelle. Grâce à sa modularité, son évolutivité et la cohérence de ses composants, elle répond aux objectifs de l’entreprise en permettant une mise en oeuvre complète, progressive ou restreinte, selon votre besoin, ainsi qu’une intégration à d’autres services déjà déployés. C’est une solution éprouvée tant par des clients grands comptes que par des PME ou des collectivités.
A la pointe de l’innovation en matière d’Intranet/Extranet, JPlatform est aussi une solution qui s’enrichit en permanence de nouvelles fonctionnalités pour mieux collaborer et communiquer, bref pour vous aider à travailler ensemble efficacement.
« Les principaux bénéfices de la plateforme ? Renforcer les liens en offrant plus d’interactivité entre les contributeurs et utilisateurs et faciliter le travail des équipes commerciales grâce à une plateforme unique pour tous les usages du quotidien », Estelle QUENCEZ, Responsable Plateforme Marketing Digital « Link’Co » chez SFR Business
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Smart Place, par Jamespot
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Smart Place vous permet de bénéficier d’un espace de travail numérique unique vous permettant d’accéder à l’ensemble de vos applications métiers. Véritable révolution dans le monde des Digital Workplaces, Smart Place s’inspire des usages du mobile pour vous apporter une interface lisible, ergonomique et facile à prendre en main. Combinez Smart Place à votre réseau social d’entreprise Jamespot et tirez parti d’une solution SaaS centrée sur votre productivité.
Structurée en plusieurs niveaux (organisation, équipe/métier et individuel), l’application permet de créer facilement des pages portails – appelées desks – disposant de leurs applications et widgets spécifiques. Smart Place est équipée de l’ensemble des applications métiers développées par Jamespot et dispose à date de plus de 100 connecteurs vers les applications phares pour le business (ex : Sindup, Trustelem, Zapier, etc.).
Grâce à Smart Place, l’organisation profite de toute l’intelligence collective et collaborative de Jamespot via des widgets synchronisés avec les applications du système (ex : mails, agendas, reminders, notifications, drives, etc.). Avec l’application mobile, emportez toute l’information professionnelle de votre Digital Workplace Jamespot.
