Erfolgreiche Migration des betrieblichen E-Mail-Systems

Welche Fragen sollten Sie sich im Vorfeld stellen? Was sind die Schritte für die erfolgreiche Durchführung eines Migrationsplans?

Wenn Sie diesen Blog regelmäßig verfolgen (und wenn Sie es noch nicht tun, laden wir Sie wärmstens dazu ein), dann haben Sie bereits eine Vorstellung von der Kritizität der E-Mail im beruflichen Kontext. E-Mail ist das bei weitem am häufigsten verwendete Kommunikationsmittel, der Standard für die Kommunikation im und zwischen Unternehmen. Die jüngsten Ereignisse haben es wieder ins Bewusstsein gerufen: Die massive Umstellung auf die Arbeit im Home Office hat die Bedeutung der E-Mail im beruflichen Kontext eingehend unterstrichen.

Die Migration des E-Mail-Systems ist eine große Herausforderung, die schnell zu Spannungen bei den Endbenutzern führen kann, denn die Nutzung ist wichtiger geworden als die Technik. Wir sind da, um Ihnen unnötigen Stress zu ersparen!

In diesem Artikel werden wir Ihnen sehr viele Frage stellen. Es handelt sich um Fragen, die Sie sich vor und während jedes Migrationsprojekts Ihres E-Mail-Systems selbst stellen müssen. Aber eins nach dem anderen ….

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Warum migrieren?

Beginnen wir mit der Ausgangsfrage: Warum planen Sie eine Migration Ihres E-Mail-Systems?

E-Mail-Systeme haben eine lange Lebensdauer. Ein E-Mail-System ist ein Tool, das man mehrere Jahre behält. Ein Wechsel ist keine einfache Sache und steht häufig im Zusammenhang mit zentralen Herausforderungen der betreffenden Organisation.

Einerseits wird gewechselt, um neue Funktionen zu nutzen, insbesondere im Bereich der kollaborativen Tools und der vereinheitlichten Kommunikation. Die Erfahrungen während der Pandemie im Jahr 2020 haben diesen Punkt noch betont: E-Mail, Telefon, Video, Chat, Mobilität generell sind unverzichtbar geworden. Ein überarbeitetes E-Mail-System kann die Gelegenheit sein, verschiedene neue Funktionen in die Standardbasis E-Mail/Kalender/Kontakte zu integrieren oder daran anzubinden.

Andererseits kann die Migration des E-Mail-Systems auch neue Sicherheitsanforderungen und Vorschriften erfüllen. Ein einfaches Beispiel: Das Hosting von Daten außerhalb der Europäischen Union ist nicht mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) vereinbar. Weitere Informationen finden Sie in unserem Artikel über die Datenhoheit.

Und letztlich kann der Wechsel – was häufig der Fall ist – auch durch die Umstände erforderlich werden: Übernahme, Fusion, Zusammenlegung, Vertragsende usw.

Sachzwänge und Herausforderungen

Begrenzen Sie zunächst den Umfang des Projekts. Sie müssen eine genaue und realistische Vorstellung davon haben, was das Projekt mit sich bringt: Über welche Ressourcen verfügen Sie bereits, welche Ressourcen benötigen Sie und wie lange wird es dauern, um das Projekt abzuschließen?

Wie Sie wissen (und wenn Sie noch daran zweifeln, wird es Ihnen bei diesem Projekt schnell bewusst werden), ist das E-Mail-System ein kritisches Tool, das ausnahmslos alle Abteilungen Ihres Unternehmens betrifft. Die Berücksichtigung aller Aspekte (Technik, Nutzung, Betrieb, Betreuung und Diplomatie, Weiterentwicklung usw.) durch das Projektteam und ein erfahrener Projektleiter sind für eine erfolgreiche Migration unerlässlich.

Auf der Ebene der Infrastruktur müssen Sie den aktuellen Bedarf analysieren und verstehen, aber auch die künftigen Entwicklungen prognostizieren und demzufolge die Ressourcen je nach den Anforderungen der neuen Lösung und des Migrationsbedarfs kalibrieren.

Dabei stellen sich einige Schlüsselfragen:

• Welches Budget?
• Welche Fristen?
• Lokal oder SaaS?
• Welche Sachzwänge oder Vorüberlegungen (gewählte/ausgeschlossene Lösungen usw.) gibt es?
• Welche Daten werden wiederverwendet?
• Welche Risiken, welche Umkehrbarkeit? 
• …

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Sorgfältige Auswahl Ihrer neuen Lösung

Die Wahl der neuen E-Mail-Lösung darf nicht leichtfertig getroffen werden. In den meisten Fällen versucht man, auf die Gewohnheiten der Benutzer Rücksicht zu nehmen. Aber ja, das E-Mail-System ist so stark im Alltag der Mitarbeiter verankert, dass eine Änderung des Kontexts (d. h. ein Wechsel des Client oder der Organisation des E-Mail-Systems) häufig einen Aufschrei auslöst. Um das zu verhindern, muss man die Mitarbeiter begleiten (siehe weiter unten).

Sie können sich aber auch dafür entscheiden, alles zu ändern…. ohne etwas zu ändern. Eine Lösung wie BlueMind gestattet Ihnen, weiterhin Ihren gewohnten E-Mail-Client wie Thunderbird oder MAC zu verwenden und gleichzeitig mit Open Source die Datenhoheit zu behalten. BlueMind ist auch die einzige Lösung, die den Client Outlook nativ (ohne Connector, so wie er mit Exchange funktioniert, und nicht im IMAP-Modus oder im ausfallsicheren Betrieb) unterstützt – eine echte Revolution! Sie können daher Outlook auf den Arbeitsstationen der Benutzer beibehalten und die Migration zu BlueMind absolut transparent durchführen.

Wenn Sie unsere neue Lösung wählen, überlegen Sie genau, welchen Bedarf Sie haben, und stellen Sie sich die richtigen Fragen:

• Was sind die Auswirkungen auf meine Benutzer und wie kann man sie auffangen?
• Wo werden meine Daten gespeichert?
• Wie werden meine Daten möglicherweise verarbeitet werden?

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Qualitäten und Funktionen

Natürlich spielt der Funktionsumfang eine wichtige Rolle. Jede Organisation hat ihren eigenen Bedarf. Stellen Sie zunächst sicher, dass Ihr neues E-Mail-System in seinem Kernbereich (E-Mail, Kalender, Adressbücher usw.) bestens funktioniert, was bereits eine gewisse Herausforderung darstellt, und überprüfen Sie dann seine Erweiterungskapazität, um neue Funktionen zu integrieren oder anzubinden (Vorhandensein kompletter API, Möglichkeit für Plug-Ins, Unterstützung für Standardformate und -protokolle usw.).

Einer der Schlüsselfaktoren für eine erfolgreiche Migration ist ein schrittweises Vorgehen.

Zuerst der Kern: Das eigentliche E-Mail-System stellt eine unabhängige Migration dar, die Erfahrung und Know-how erfordert. Erst danach, d. h. wenn die Migration des E-Mail-Systems abgeschlossen ist, kann man sich der Funktionserweiterung zuwenden: VO-IP, EDM, CRM, Video usw.

Weder projekt- noch nutzungsbezogen ist es realistisch, alles in einem einzigen großen Block oder Plan durchführen zu wollen. Erfahrungsgemäß scheitert ein Projekt oft daran, dass gegensätzliche Vorgaben miteinander vermischt werden und verhindern, dass man sich auf das Wesentliche konzentriert.

Unser Tipp: Vermeiden Sie Leistungsbeschreibungen im Stil eines Wunschzettels für den Weihnachtsmann mit E-Mail-System, Dokumentenmanagement, Chat, Voice, Video, Projektverwaltung und Groupware-Management im weiteren Sinn, denn diese sind bezeichnend für eine fehlende Strategie und den Mangel einer klaren Bedarfsbeschreibung, und ein unklares Ziel kann man auch nicht erreichen.

Wahl der Zugriffsmöglichkeiten auf den Client

Damit haben wir einen absolut entscheidenden Punkt des Migrationsprozesses erreicht, der die Gewohnheiten der Endbenutzer und daher die Bewältigung der Umstellung betrifft. Ein Wechsel des E-Mail-Systems bedeutet einen Wechsel des Arbeitswerkzeugs, mit dem Ihre Mitarbeiter die meiste Zeit verbringen.

Je nach den spezifischen Anforderungen Ihrer Tätigkeit werden Sie sich eher einer Webmail, einem Fat Client oder einer Kombination aus beidem, ausgestaltet mit mobilen Zugriffsmöglichkeiten, zuwenden.

Eine Webmail ermöglicht eine vereinfachte Bereitstellung, während ein Fat Client (Outlook, Thunderbird usw.) Bereitstellung, Konfiguration und Aktualisierungen erfordert. BlueMind erlaubt gemischte Szenarien mit Kollaboration und Freigaben zwischen allen Clients. So können sich Ihre Optionen künftig weiterentwickeln. Und Ihre Client-Zugriffstrategie kann problemlos folgen.

BlueMind verwaltet die automatische Konfiguration von Thunderbird, Outlook, Mobilgeräten usw. so, dass die Umstellung und die Konfiguration für die Benutzer und die Administratoren so transparent und einfach wie möglich sind.

Durch die Wiederverwendung der Daten und Parameter können die Mitarbeiter mit BlueMind ihren gewohnten Anwendungskontext auch dann vorfinden, wenn der Client sich ändert (z. B. von Outlook zu einer Webmail).

Umsetzung und Migration

Integration in das Informationssystem

Es ist unerlässlich, dass sich die gewählte Lösung in Ihre Standards (Schnittstellen oder Synchronisierungsprozesse mit Ihren Verzeichnissen) und Systeme (Routing der Nachrichten, damit die E-Mails korrekt übermittelt werden, wenn die Benutzer auf das neue E-Mail-System übertragen werden) einfügt.

Sie müssen auf die Konfiguration bzw. den Inhalt Ihres Verzeichnisdienstes (LDAP, AD usw.) für die elektronischen Nachrichten der neuen E-Mail-Plattform achten, damit Ihre Benutzer weiterhin auf die bereits vorhandenen Nachrichten, Termine und Kalender zugreifen können.

Bei diesem Schritt sollten Sie sich beispielsweise folgende Fragen stellen:

• Welche Daten sollen für die Benutzer und die Gruppen aus den Verzeichnissen übernommen werden?
• Wo ist die Bezugsquelle und wie werden die übrigen Objekte wiederhergestellt: funktionsfähige Postfächer, Ressourcen, globales Adressbuch usw.

Benutzerdaten und Client-Kontext

Der Client-Kontext entspricht sämtlichen Einstellungen (Zugriffe, Ansichten, Freigaben, Konfigurationen usw.), die Ihre Benutzer im vorherigen E-Mail-System vorgenommen haben. Wenn es gelingt, diesen Kontext auf die neue Lösung zu übertragen, werden die Reibungen, die bei einem Wechsel des Tools entstehen können, deutlich reduziert.

Dieser Kontext umfasst die Benutzerdaten (E-Mail-Nachrichten, Groupware-Aspekte wie Terminkalender, Adressbücher usw.) und erstreckt sich auf alle Nutzungsparameter:

• Berechtigungen und Profile
• Zugänge auf gemeinsame Postfächer
• Kalenderfreigaben und -delegierungen  
• Client-Konfiguration  
• sowie: Signatur, Weiterleitungen, Filter, Obergrenzen usw.

Die von BlueMind entwickelten Migrationstools (ausgehend von Exchange, Zimbra, Domino usw.) ermöglichen die Übernahme der Daten, Freigaben, Berechtigungen und Parameter, damit der Benutzer sofort seine gewohnte Produktionsumgebung wiederfindet.

Erarbeitung des Migrationsplans

Sobald alle vorgenannten Punkte definiert sind (oder auch parallel dazu), sollte der Migrationsplan erarbeitet werden. Wer wird migriert, wann wird migriert und welche genauen Schritte erfordert der Prozess? Die praktischen und technischen Fragen für die Erarbeitung dieses Migrationsplans lauten:

• Welche unterschiedlichen Benutzerprofile gibt es?
• Handelt es sich um eine progressive oder um eine komplette Migration?
• Wer wird migriert und wann? Welche Benutzergruppen?
• Kohabitation / geteilte Domäne (die BlueMind nativ verwaltet)?
• Werden bei einer progressiven Migration das alte und das neue System in der Übergangsphase nebeneinander existieren (Kohabitation)? Sind die funktionalen (z. B. Freigaben zwischen Systemen) und technischen Vorgaben während der Übergangsphase klar und werden sie verstanden?
• Welche Weiterverfolgung der Migration?

Unser Profi-Tipp: ein Pilot-Team, z. B. das Projekt-Team migrieren, bevor die Umsetzung in einem größeren Rahmen erfolgt.

Betreuung während des Wechsels

Vor oder während des Projekts muss Ihr IT-Team eine Schulung erhalten, die es in die Lage versetzt, Pannen zu beheben und die zukünftigen Probleme und/oder Fragen der Benutzer zu lösen bzw. zu beantworten.

Mit BlueMind können Sie den gewohnten Client Ihrer Benutzer behalten, unabhängig davon, ob es sich um Outlook, Thunderbird, Mac, mobile Angebote oder Webmail handelt; dadurch halten sich die Reibungen, die im Zusammenhang mit einem Wechsel des Tools entstehen können, in Grenzen. Dennoch geschieht es häufig, dass der finale Client durch technische oder praktische Zwänge vorgegeben ist.

Durch die Schulung von Ansprechpartnern kann die Last der Nutzerbetreuung über das IT-Team hinaus ausgeweitet und vor allem ein sehr viel entspannterer Übergang sichergestellt werden, da jeder weiß, an wen er sich wenden kann.

Parallel dazu müssen Sie die Ressourcen, Tools, Leitfäden und Dokumentationen für Ihre neue Lösung bereithalten. BlueMind verfügt über eine Vielzahl schlüsselfertiger Tools, die kontinuierlich aktualisiert werden.

Zu diesem Artikel gibt es ein Webinar, in dem unser Bereichsleiter für strategische Anbieter, Pascal Montagne, ausführlich erläutert, wie dieser Plan locker umgesetzt wird. Wenn Sie Fragen haben, können Sie sich hier an uns wenden.