Un matin de décembre, alors que le bureau s’est vidé pour les congés de Noël, un ticket tombe sur le support BlueMind. Une entreprise n’arrive plus à envoyer ses bons de commande à ses partenaires. Chaque message est rejeté en silence. Le service IT cherche l’erreur côté antivirus, vérifie les logs, suspecte le pare-feu. En réalité, le problème se cache ailleurs, plus banal : le poids total de l’email dépasse la limite permise sur le chemin jusqu’au destinataire !
Dans l’imaginaire collectif, un email est un objet léger, instantané. Un clic, et hop, le message part. Pourtant un email peut très vite devenir un mastodonte, surtout lorsqu’il embarque des fichiers volumineux ou une signature bricolée maison.
Dans cet article nous allons faire l’état des lieux des problèmes de poids que peuvent rencontrer vos emails et de comment BlueMind vous permet de les éviter ! C’est parti !
Un poids invisible mais bien réel
La limite de la taille des emails qu’un expéditeur peut envoyer à un destinataire est le minimum de toutes les tailles maximales autorisées sur le chemin de cet expéditeur à ce destinataire. A chaque étape (le serveur d’envoi, tous les relais et passerelles par lesquels passe le mail, de votre opérateur à l’opérateur du destinataire, les relais et serveur du destinataire) une taille maximale de mail est positionnée et le message en transit sera rejeté s’il dépasse cette taille.
Il est communément admis et pratiqué qu’une taille maximale raisonnable varie entre 10 et 20 Mo. Il est possible de positionner une taille supérieure sur son système, cela sera OK pour les messages internes, mais il n’est pas garanti que les messages dépassant la taille standard arrivent à tous vos destinataires.
La plupart des organisations définissent un plafond autour de 15 à 25Mo, pièces jointes comprises. En pratique, cela laisse bien moins de place qu’on ne le pense.
Prenons un fichier PDF de 15 Mo. Une fois intégré à un email, il est automatiquement encodé en base64 pour pouvoir circuler via le protocole SMTP. Cet encodage entraîne une augmentation d’environ 33 % de la taille du fichier. Résultat : votre PDF pèse soudain 20 Mo dans l’enveloppe finale.
Ajoutez à cela :
- les en-têtes du mail (meta informations)
- le contenu HTML de l’email
- les en-têtes techniques (SPF, DKIM, etc.)
- la signature (parfois riche en images)
- et les éventuels éléments de suivi
Et l’email passe facilement au-dessus de la limite qui sera permise sans que l’utilisateur ne s’en rende compte car son client de messagerie ne connaît pas la taille maximum qui sera autorisée sur le chemin ou sur le serveur de messagerie du destinataire.
Dans ce cas l’email ne sera pas délivré et l’expéditeur recevra un email en retour comprenant le message d’erreur qui n’est pas toujours simple à comprendre car exprimé techniquement.
Il est important de retenir que ce qui pèse lourd dans un mail ce sont les fichiers joints et les images (dans le mail, la signature,..). Le texte est toujours très léger à côté, et qu’en général les images représentent près de 99 % du poids d’un message. Il est donc clé de bien surveiller les images intégrées, notamment dans la signature, et même les petits logos, pas toujours petits en taille, qui seront reprises à chaque mail !
BlueMind : détacher pour mieux livrer
BlueMind a développé une fonctionnalité clé pour prévenir ces cas ou permettre l’envoi de gros fichiers : l’envoi de fichiers volumineux. Le principe est simple : plutôt que d’intégrer directement les fichiers dans l’email, BlueMind, de façon automatique les stocke dans un espace sécurisé sur le serveur ou sur un drive, et insère à la place un lien de téléchargement.
Ce lien est unique, protégé, et respecte les règles de sécurité de l’organisation. Pour le destinataire, rien ne change : il clique, il accède au fichier. Pour l’expéditeur, la manipulation est strictement identique à l’attachement de pièce jointe. Au simple glisser/déposer d’une pièce jointe excédant le poids maximum définit par l’administrateur, BlueMind proposera automatiquement d’uploader le fichier sur le drive et d’intégrer un lien au message. L’email envoyé reste léger et parcourt le chemin sans encombre évitant les contraintes de limite de taille.
L’envoi de fichiers volumineux est paramétrable selon la taille du fichier, le type de destinataire ou encore la politique de sécurité interne. Elle permet aussi de dé-saturer les serveurs, réduire la taille des boîtes aux lettres et fluidifier l’archivage.
Si la taille du fichier attaché est inférieure au paramètre de taille de détachement automatique, l’utilisateur aura le choix d’attacher son fichier de façon classique, ou de le lier (avec dépôt automatique sur le drive). Si l’organisation possède un drive (de type Hexagone, Exo, Nextcloud, GoFast, etc.) BlueMind pourra stocker les fichiers dessus. Cette fonctionnalité permet également de lier au mail un fichier se trouvant dans le drive.
Centralisez et maitrisez les signatures mail dans BlueMind
La gestion des signatures emails des collaborateurs relève quasi systématiquement du sacerdoce. Sans outil dédié, le service com’ fournit un fichier modèle en HTML aux utilisateurs, qui doivent l’intégrer dans leur client de messagerie. Au mieux les utilisateurs le font une fois, puis ensuite gèrent eux même leur signature. On voit ainsi fleurir des bannières avec des images obèses ou des créations personnelles qui s’affichent mal sur mobile, saturent les boîtes de réception et gonflent l’empreinte carbone de chaque échange. Sans parler des responsables marketing qui perdent des points de vie à tenter d’assurer la cohérence de l’image de l’organisation quand cette collaboratrice ou cet agent préfèrent un logo arc-en-Ciel bricolé sur WordArt, ou proposent encore le logo périmé depuis 2 ans…
C’est pour répondre à cet enjeu qui peut sembler mineur mais devient très vite ingérable que BlueMind a conçu sa gestion centralisée des signatures email. Le service communication a le temps de créer une signature légère, propre, lisible sur tous les supports, puis l’assigne en un geste à un service ou à l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise. Les campagnes temporaires trouvent aussi leur place grâce à une planification intégrée : une bannière événementielle apparaît le temps voulu, puis s’efface automatiquement à la date fixée.
Au quotidien, cette mécanique fluide élimine les bricolages individuels, réduit le poids des envois et assure une image parfaitement homogène. La fonction va plus loin encore puisque BlueMind permet de désactiver les signatures d’entreprise ou de proposer une signature spécifique pour les échanges internes, ce qui évite d’alourdir inutilement les milliers de messages qui n’ont pas vocation à embarquer visuels et bannières. Votre organisation gagne en cohérence, les utilisateurs en sérénité et la messagerie en sobriété.
Les conversations : un fil pour les rassembler tous !
Chaque fois qu’un utilisateur clique sur « Répondre » à un mail, il ajoute quelques lignes… et réexpédie en réalité tout ce qui précède. Pour 2 lignes d’informations nouvelles, c’est parfois l’équivalent d’un livre entier qui repart en coulisses : tous les échanges antérieurs, toutes les signatures, tous les logos, toute l’histoire du fil ! Pour limiter cette inflation BlueMind vous propose le mode conversation. Grâce à lui, les échanges d’un même fil se regroupent dans une seule entrée visuelle. Un simple clic déroule la chaîne entière, ce qui évite d’ouvrir dix messages pour comprendre où en est une discussion. Chaque utilisateur peut continuer à classer certains messages dans des dossiers distincts, sans duplication sur le serveur.
Ainsi le mode conversation apporte une vue claire, allège l’apparence de la boîte de réception et réduit l’intérêt d’accumuler l’historique des échanges dans chaque message. Cette vision synthétique permet de retrouver immédiatement le bon sujet, repérer la dernière intervention, éviter les doublons… et surtout, limiter la charge invisible que représente chaque réponse qui reconduit tout l’historique. En favorisant une lecture plus fluide et une gestion plus sobre des conversations, BlueMind contribue ainsi à contenir le poids global de la messagerie, sans changer les habitudes des utilisateurs.
Un autre avantage immédiat du mode conversation est la possibilité d’afficher les échanges d’une conversation selon ses préférences, dans l’ordre chronologique ou inverse.
Un email, mille détails
Au terme de cet article, on mesure combien la taille d’un email peut avoir un impact sur les échanges et sur vos stockages. Une signature de 500 ko, des pièces jointes trop lourdes, un fil de discussion devenu dépôt de documents… et la messagerie enfle, ralentit, coûte plus cher à stocker, à sauvegarder et à maintenir. Beaucoup de ces problèmes sont liés à des mauvaises pratiques. Par exemple prendre sa messagerie pour une GED et y entreposer des versions de travail ou des pièces qui devraient vivre ailleurs, ou l’habitude de multiplier les destinataires inutiles comme une justification ou « au cas ou ».
Quelques gestes simples suffisent pourtant à alléger la machine comme vider régulièrement sa corbeille, limiter les copies inutiles, éviter de conserver des documents non finalisés, soigner la taille des signatures.
Pour que ces bonnes pratiques deviennent des réflexes, il faut les bons outils et qu’ils s’intègrent naturellement dans le quotidien d’une journée de travail. BlueMind met déjà en œuvre plusieurs fonctionnalités pour accompagner les usages vers plus de légèreté et proposera bientôt une suppression automatique des éléments anciens. Cette discipline collective rend la messagerie plus fiable, plus rapide et plus sobre.
Chez BlueMind, nous ne faisons pas que gérer des emails. Nous accompagnons les organisations pour que leurs messages arrivent, dans les meilleures conditions techniques, sans sacrifier ni la sécurité, ni le confort d’usage.
