Changer de messagerie ? Trop risqué, trop long, trop critique, trop d’habitudes ancrées chez les utilisateurs. Et pourtant, certains contextes (hausses des coûts répétées et exagérées des solutions US, fin de support Exchange, instabilité géopolitique…) rendent cette question incontournable.
Dans cet article, on démonte les idées reçues (“le mail c’est simple”), on expose les freins et difficultés bien réels au changement de messagerie et surtout, on propose une solution pour parvenir à migrer, sans renoncer à Outlook !
Suivez le guide :
- La messagerie vue de mars
- Toucher à la messagerie : merci mais non merci
- Faire du mail, c’est dur et c’est un vrai métier
- Le dilemme des DSI : migrer ou abdiquer
- Des raisons objectives de changer
- Changer sans rupture, la méthode BlueMind
La messagerie vue de mars
“En Europe, il n’existe même pas une alternative solide ou raisonnablement coûteuse pour gérer un mail pro, un agenda et un cloud minimal. Pourtant, ce n’est pas très difficile à copier.”
Cette phrase, lue sur Linkedin, résume le grand malentendu autour de la messagerie collaborative : « l’email c’est facile ». La messagerie c’est l’outil simple qui s’allume quand j’arrive au bureau, n’importe qui doit savoir faire ça.
Rien n’est plus faux ! La messagerie dans une organisation, c’est comme la lumière : on s’attend à ce que ça marche tout le temps, sans avoir à y penser. Ce que l’on oublie, c’est qu’entre l’interrupteur et la lumière, il y a une centrale nucléaire ! Concevoir, développer, maintenir et faire tourner une “centrale de la messagerie”, à l’échelle de centaines, milliers ou dizaines de milliers d’utilisateurs, est tout sauf anodin. C’est un métier. Et c’est aussi ce qui sépare les discours sur la souveraineté de sa mise en œuvre réelle.
Toucher à la messagerie ? Merci mais non merci !
Demandez à un DSI : “Vous souhaitez changer de messagerie ?«
Réponse immédiate : « on aimerait bien mais c’est trop compliqué ou ça nous fait peur!«
Pourquoi ? Parce que le mail n’est pas une application comme les autres.
La messagerie est :
- L’application la plus utilisée : on ne parle pas « d’engagement utilisateur » pour la messagerie, elle est d’office l’outil de référence. D’ailleurs, vous n’existez dans une organisation qu’à partir du moment où elle vous a donné votre email !
- L’application la plus critique : tout (et trop) passe par email : les documents de travail, les factures, les devis, les projets, les rdvs, l’organisation de réunions, l’inscription aux événements, les relations et prises de contacts, les notifications des autres applications… Quand la messagerie s’arrête dans une organisation on est proche du chômage technique !
Ces deux caractéristiques rendent la messagerie particulièrement sensible aux yeux des utilisateurs, qui y ont leurs repères et outils favoris. Le moindre changement est souvent mal accueilli, perçu comme une menace pour leur confort ou leur productivité et peut rapidement conduire à un rejet de la nouvelle solution.
Faire du mail c’est dur et c’est un vrai métier
A ces problématiques viennent s’ajouter trois caractéristiques inhérentes à l’email pro :
- Un volume de données très important qui impacte les traitements (évolutions, indexations, migrations.) et un flux incessant (plusieurs dizaines ou plus d’emails par jour par utilisateur à toute heure) qui ne doit jamais s’arrêter.
- Des fonctionnalités très avancées et pointues : il ne suffit pas d’avoir un agenda, il faut un agenda qui permette de gérer la grande réunion récurrente tous les 4èmes jeudis du mois, avec une exception à la 12ème occurrence, pour laquelle j’ai délégué ma participation et ou la validation de réservation de la salle a été automatique… et une exigence de réactivité quasi instantanée en utilisation.
- Un contexte exigeant, qui demande d’offrir une interface riche et intuitive sans perturber les utilisateurs tout en garantissant une compatibilité totale avec les outils et protocoles existants (Outlook, mobiles, synchronisations…) qui évoluent en permanence.
La messagerie est un millefeuille de protocoles, de formats, d’usages et habitudes, de contraintes techniques, de dépendances invisibles. Le tout sous pression permanente : exigences fonctionnelles pointues, volume massif, sécurité critique, synchronisation temps réel, multi-accès, interopérabilité totale.
Plus qu’un simple outil, la messagerie est un organe vital de votre organisation qui doit battre 24h/24, sans arythmie. Résultat ? Peu d’acteurs ont pris la mesure des spécificités et complexité de ce marché.
On ne s’improvise pas offreur ou éditeur de messagerie en criant « cocorico » avec juste une poignée d’experts du sujet. C’est pourquoi très peu d’offres parviennent réellement à maturité et le marché reste entre les mains de géants comme Microsoft ou Google.
Editeur, ça n’est pas un gros mot.
Développer une solution (souveraine) c’est un métier : celui d’éditeur de logiciel. Un éditeur, c’est celui qui conçoit, maintient, sécurise, documente, supporte, s’engage. C’est celui qui ne disparaît pas après le POC. Celui qui fait évoluer son produit en responsabilité, indépendamment de votre projet, pour anticiper les besoins et évolutions du marché et des utilisateurs.
Dans le monde open source, ce mot fait parfois grincer des dents. Pourtant, sans éditeur pas de solution « end-user » pérenne, et certainement pas dans un domaine aussi critique que la messagerie ! Chez BlueMind, nous assumons pleinement ce rôle. Nous ne vendons pas une boîte à outils mais une solution complète, industrielle, maintenue, supportée.
Un produit en somme !
Le dilemme des DSI : migrer ou abdiquer
Il ne se passe pas une journée sans grande tirade dénonçant la domination des géants américains dans nos solutions IT et épinglant telle ou telle organisation pour son renouvellement Microsoft.
Sur le papier tout le monde voudrait plus de souveraineté, plus de maîtrise, choisir des solutions françaises ou européennes. Dans les faits, la mise en œuvre est beaucoup plus complexe que l’incantation. Ce n’est pas de la mauvaise volonté, mais bien un continuum de difficultés, de barrières et de contraintes aussi bien techniques que d’usages auquel doit faire face une DSI. Conséquence directe côté messagerie : l’email reste trop souvent en territoire conquis chez Microsoft.
Des raisons objectives de changer
La situation de trop forte dépendance technologique et les risques financiers associés, mis en exergue par le contexte géopolitique, ne permettent plus de se contenter du statu quo actuel.
La souveraineté numérique
Récemment la notion d’indépendance technologique est passée du statut de concept abstrait à risque avéré. L’instabilité géopolitique actuelle incite toutes les organisations, individuellement et collectivement, à anticiper et prévenir les risques associés aux dépendances aux services ou solutions américaines.
Outre le risque individuel, cette dépendance technologique bride le développement économique et de solutions au niveau européen et son coût vient d’être évalué par le Cigref à 264 Md€ et près de 2 millions d’emplois.
La fin du support d’Exchange
À cela s’ajoute une échéance très concrète au niveau messagerie : le 14 octobre 2025 qui marquera la fin du support du serveur Exchange, versions 2016 et 2019.
Votre serveur Exchange continuera de fonctionner après cette date, mais elle marque le début d’une situation à risque — notamment sur le plan cyber — en raison de l’absence de correctifs. Et plus le temps passera, plus ce risque s’aggravera.
Les deux options proposées par Microsoft – basculer dans leur cloud M365 ou migrer vers Exchange SE (Subscription Edition) – imposent une migration non désirée.
Les augmentations de tarifs régulières et subies
Plus que la migration elle-même, ce qui inquiète le plus les clients, c’est le changement de modèle économique : bascule forcée vers le cloud, abonnements systématiques, dépendance croissante. Avec, pour conséquence directe, des hausses de tarifs fréquentes et importantes, qui grèvent chaque année un peu plus les budgets.
Pour les DSI, cette transition imposée vers un modèle bien plus coûteux et non maitrisé peut être l’occasion de reconsidérer leur stratégie et d’évaluer des solutions alternatives souveraines — plus maîtrisables, plus prévisibles, plus alignées avec leurs contraintes… à condition qu’elles soient à la hauteur et acceptées par les utilisateurs !
Changer sans rupture : la méthode BlueMind
Changer sans (trop) changer
Sortir de l’écosystème Microsoft, c’est quitter une solution qui, dans l’ensemble, donne satisfaction aux utilisateurs et à laquelle ils sont profondément habitués. L’enjeu majeur pour faire accepter le projet est de minimiser les impacts du changement, notamment pour les utilisateurs.
Il s’agit donc de changer… sans (trop) changer !
C’est exactement ce que permet BlueMind, en s’intégrant naturellement dans les environnements existants et en assurant une continuité d’usage, notamment avec Outlook. La solution propose notamment :
- la synchronisation ActiveDirectory
- l’auto-discover pour simplifier la configuration des mobiles et d’Outlook,
- un plugin visio pour Outlook permettant l’utilisation des visios configurées pour BlueMind depuis Outlook
- un plugin Teams permettant la planification des visios sur Teams depuis BlueMind
Et, le point clé, pré-requis à de nombreux projets : le support natif Outlook.
Faire sauter le verrou Outlook… en gardant Outlook !
Outlook est l’outil quotidien de millions de professionnels. Bien plus qu’un client mail, il est au cœur des usages, des habitudes et des processus. Connecté à Exchange/365, Outlook offre des fonctionnalités avancées plébiscitées par les utilisateurs : délégations, transferts d’invitation, corbeille double fond etc.
Changer de client de messagerie, c’est donc bien plus qu’un choix technique : c’est toucher au quotidien de chacun, et donc un risque élevé de rejet. Outlook est, de fait, le principal verrou dans tout projet de sortie des messageries Microsoft.
Pour le lever, BlueMind a réalisé un travail de fond unique : plus de 30 années-hommes de développement pour implémenter le support de MAPI côté serveur, assurant une compatibilité native avec Outlook.
Résultat : Outlook croit dialoguer avec Exchange quand il communique avec BlueMind.
Pas de mode dégradé, pas de compromis sur les fonctionnalités ou l’ergonomie : BlueMind est la seule solution alternative à Microsoft à proposer un support Outlook natif, complet, sans connecteur.
Outlook n’est plus l’unique moyen d’accès évolué
Une question difficile à trancher par les clients et qui pèse lourd dans la réflexion de migration est ; quel accès pour quel utilisateur ? Pour BlueMind le support d’Outlook n’a pas pour objectif d’inciter tous les utilisateurs à garder Outlook indéfiniment, mais répond à une stratégie en deux étapes :
- Débloquer les migrations où Outlook est un pré-requis
- Proposer ensuite le choix des accès
BlueMind propose ainsi plusieurs options riches et complémentaires :
- Un webmail moderne et riche
- le support natif des mobiles iOS, Android et standards
- Thunderbird enrichi des fonctionnalités collaboratives de BlueMind (calendriers, carnets d’adresses et partages) pour en faire un vrai client de messagerie professionnelle collaboratif (lien)
Les fonctionnalités avancées développées pour Outlook sont, lorsque c’est possible, rendues disponibles sur ces autres accès. Résultat : une expérience fluide, un niveau fonctionnel homogène, et une interopérabilité réelle entre tous les utilisateurs qu’ils soient sur Outlook, webmail ou Thunderbird.
Du côté de la DSI, aucun choix n’est définitif. Les périmètres d’accès par population (par exemple, une population de VIP sur Outlook, plusieurs services en full web, quelques utilisateurs sur Thunderbird, etc.) décidés à l’étape de la migration peuvent ainsi évoluer simplement dans le temps ou au cours du projet.
Conclusion
Changer de messagerie n’est pas une partie de plaisir. Le contexte actuel, avec ses risques financiers pour les organisations et de dépendance technologique, apporte les bonnes raisons qui incitent à migrer ou au moins à se poser sérieusement la question.
Vous l’aurez compris, migrer sa messagerie est un tantinet plus compliqué que de copier vos emails ailleurs ! C’est un projet tentaculaire qui touche à l’architecture globale du SI, à l’ergonomie quotidienne, et surtout à la culture interne et aux habitudes des utilisateurs en ciblant leur outil le plus critique.
Quitter le confort de Microsoft peut légitimement inquiéter les DSI. C’est pour cela que BlueMind a été conçu comme une véritable alternative, pensée pour lever les freins majeurs :
- Un focus fort sur l’adhésion utilisateur, grâce au support natif Outlook et une expérience homogène sur webmail, mobile et Thunderbird
- Une solution technique solide qui répond à vos usages
- Une capacité de migration éprouvée, avec outils et process maîtrisés
BlueMind fait sauter le verrou majeur des projets de migration. Souveraineté & habitudes utilisateurs sont enfin réconciliés !
