Notre dernier article vous expliquait que l’email n’est pas près de disparaître du quotidien des entreprises malgré la concurrence féroce d’autres outils plus instantanés. Pour autant, bien que leur usage progresse régulièrement chaque année, ils sont accusés de tous les maux : tueurs de productivité, facteur de stress, perte de temps, addiction, vecteur d’incompréhension, mauvaise utilisation…
En ce mois d’août nous avons décidé de vous donner un coup de pouce avec ce petit précis de productivité grâce à l’email. A vos claviers, c’est parti !
1. L’email sert à envoyer des messages différés et archivables
Comprenez, il ne sert pas à stocker vos documents, ni a signaler une urgence. Il ne sert pas non plus à vider votre sac quand vous êtes agacé. Ce serait un peu comme écrire un lettre à votre conjoint(e) en plein milieu d’une dispute.
Pour ce qui est de la gestion des documents, attention à ne pas envoyer à tire larigot tout ce qui vous passe sous la main. En premier lieu assurez vous que votre destinataire sera en mesure de lire le format de pièce jointe que vous lui adressez.
Gardez en tête que plus la taille du fichier est importante et plus il sera long à envoyer et réceptionner. Un fichier trop volumineux peut être refusé par le serveur de messagerie du destinataire ou saturer sa boite de réception. Il faut préférer les emails contenant un lien pour télécharger un document plutôt qu’une pièce jointe trop lourde.
Enfin n’oubliez pas que l’email ne doit pas être utilisé pour gérer des conflits ou des urgences. Globalement, ce n’est pas un média « chaud ». L’un de ses principaux atouts est qu’il dure dans le temps et peut être classé, il faut donc l’utiliser « à froid », pour les informations appelées à durer dans le temps.
Petite exception tout de même, la traçabilité de l’email permet de donner une information formelle, appelée à faire date dans le cadre d’un conflit. Il peut donc plutôt être utilisé pour mettre un terme aux discussions et trancher. Attention toutefois à l’ironie ou aux tournures passives agressives qui pourraient relancer le débat. Restez aussi factuel que possible et pour le reste préférez une vraie discussion en face à face.
Hébergez vos fichiers volumineux sur le web et n’envoyer que le lien par email avec We Transfer ou No File. Certaines messageries comme BlueMind génèrent automatiquement un lien pour vos fichiers trop volumineux.
2. Le bon choix de destinataire
On vous l’a certainement déjà beaucoup rabâché : on indique en destinataire les personnes directement concernées par les actions à réaliser et en copie les personnes que l’on souhaite simplement informer. Et bannir : les « répondre à tous« .
Demandez vous toujours si les personnes à qui vous adressez un message sont bien légitimes pour le recevoir. Trop d’emails tue l’email. Plus personne ne vous lira si vous êtes identifié comme le spammeur de service.
Faites également attention aux listes de diffusion, assurez-vous qu’elles sont bien à jour sinon vous risquez de recevoir de nombreux messages d’erreur ou d’atteindre des personnes non concernées.
Pour tout savoir sur les listes de diffusion vous pouvez consulter la documentation de BlueMind, de Thunderbird, d’Outlook ou de Gmail.
3. Vous n’êtes pas Rafael Nadal, arrêtez de renvoyer la balle!
L’email n’est pas un chat ! Il n’est pas fait pour discuter en direct. Pour vos conversations simples ou urgentes, préférez les échanges directs (réunion, téléphone, messagerie instantanée etc.).
Quand c’est possible, essayez de vous contraindre à deux allers-retours maximum à partir du même e-mail de départ. Si vous avez encore des remarques après ces échanges, allez plutôt discuter avec votre destinataire physiquement ou par téléphone.
Dans la même idée, faites attention aux sujets qui dérivent. Il est important d’être précis dans l’objet de votre mail, ça vous permettra de le retrouver plus facilement. Si votre mail parle de tel dossier mais que les échanges ont dérivé sur un autre sujet, interrompez la discussion et ouvrez en une nouvelle. Tout comme en réunion physique, on peut perdre beaucoup de temps avec des digressions !
Guide pour bien formuler l’objet de vos emails
4. Rangez Rangez Rangez !
Vous tannez vos enfants pour qu’ils rangent leurs chambre ? Avez vous vu l’état de votre boite mail ? Charité bien ordonnée commence par soi même, alors on se retrousse les manches et on range sa boite de réception !
En premier lieu, créez des dossiers selon la règle de classement qui vous convient le mieux (thématique, alphabétique, chronologique…). Ensuite, créez des filtres de classement automatiques. Oui, ça prend un peu de temps mais ça vous en fait économiser tellement plus ! Plus besoin de faire le tri, les emails vont sagement se ranger tout seuls au bon endroit.
Découvrez comment faire sur Outlook, Thunderbird, BlueMind ou Gmail.
5. Traitez traitez traitez !
Peut-être avez vous lu le fameux essai de David Allen sur la productivité sans stress : Getting things done (s’organiser pour réussir en français). L’idée est simple : pour accomplir le plus de choses possibles et se débarrasser du « bruit » parasite, il faut mettre en place 3 principes dans le traitement des messages qui vous parviennent :
- Choisir en pleine connaissance de cause ce que l’on fait,
- Porter son attention que sur ce qui est actionnable immédiatement,
- Rester serein sur ce que l’on ne fait pas : soit que l’on ait délibérément choisi de ne pas y donner la priorité, soit ce n’était tout simplement pas faisable maintenant.
Ce qui peut être traité en moins de deux minutes, traitez le immédiatement, vous vous éviterez l’accumulation de petites tâches qui finissent par former une montagne.
Les messageries vous offrent un panel d’outils pour vous organiser comme les indicateurs de couleur d’Outlook, la gestion des tâches de BlueMind, le « snooze » de mail permis par Gmail ou encore l’enrichissement des outils collaboratifs de Thunderbird (par BlueMind).
Avec tout ça vous n’aurez plus d’excuse pour vous laisser déborder par votre messagerie! Reste à évangéliser au maximum vos collaborateurs car l’email est un outil collectif.
N’hésitez pas à diffuser cet article autour de vous!
