Petit précis de productivité grâce aux emails

Si l’email est et reste le premier canal de communication en entreprise, êtes vous sûrs de l’utiliser au mieux ? Ce petit guide va vous aider à devenir un pro de l’email efficace !

Notre dernier article vous expliquait que l’email n’est pas près de disparaître du quotidien des entreprises malgré la concurrence féroce d’autres outils plus instantanés. Pour autant, bien que leur usage progresse régulièrement chaque année, ils sont accusés de tous les maux : tueurs de productivité, facteur de stress, perte de temps, addiction, vecteur d’incompréhension, mauvaise utilisation

En ce mois d’août nous avons décidé de vous donner un coup de pouce avec ce petit précis de productivité grâce à l’email. A vos claviers, c’est parti !

1. L’email sert à envoyer des messages différés et archivables

Comprenez, il ne sert pas à stocker vos documents, ni a signaler une urgence. Il ne sert pas non plus à vider votre sac quand vous êtes agacé. Ce serait un peu comme écrire un lettre à votre conjoint(e) en plein milieu d’une dispute.

Pour ce qui est de la gestion des documents, attention à ne pas envoyer à tire larigot tout ce qui vous passe sous la main. En premier lieu assurez vous que votre destinataire sera en mesure de lire le format de pièce jointe que vous lui adressez.

Gardez en tête que plus la taille du fichier est importante et plus il sera long à envoyer et réceptionner. Un fichier trop volumineux peut être refusé par le serveur de messagerie du destinataire ou saturer sa boite de réception. Il faut préférer les emails contenant un lien pour télécharger un document plutôt qu’une pièce jointe trop lourde.

Enfin n’oubliez pas que l’email ne doit pas être utilisé pour gérer des conflits ou des urgences. Globalement, ce n’est pas un média « chaud ». L’un de ses principaux atouts est qu’il dure dans le temps et peut être classé, il faut donc l’utiliser « à froid », pour les informations appelées à durer dans le temps.

Petite exception tout de même, la traçabilité de l’email permet de donner une information formelle, appelée à faire date dans le cadre d’un conflit. Il peut donc plutôt être utilisé pour mettre un terme aux discussions et trancher. Attention toutefois à l’ironie ou aux tournures passives agressives qui pourraient relancer le débat. Restez aussi factuel que possible et pour le reste préférez une vraie discussion en face à face.


Hébergez vos fichiers volumineux sur le web et n’envoyer que le lien par email avec We Transfer ou No File. Certaines messageries comme BlueMind génèrent automatiquement un lien pour vos fichiers trop volumineux.

2. Le bon choix de destinataire

On vous l’a certainement déjà beaucoup rabâché : on indique en destinataire les personnes directement concernées par les actions à réaliser et en copie les personnes que l’on souhaite simplement informer. Et bannir : les « répondre à tous« .

Demandez vous toujours si les personnes à qui vous adressez un message sont bien légitimes pour le recevoir. Trop d’emails tue l’email. Plus personne ne vous lira si vous êtes identifié comme le spammeur de service.

Faites également attention aux listes de diffusion, assurez-vous qu’elles sont bien à jour sinon vous risquez de recevoir de nombreux messages d’erreur ou d’atteindre des personnes non concernées.


Pour tout savoir sur les listes de diffusion vous pouvez consulter la documentation de BlueMind, de Thunderbird, d’Outlook ou de Gmail.

3. Vous n’êtes pas Rafael Nadal, arrêtez de renvoyer la balle!

L’email n’est pas un chat ! Il n’est pas fait pour discuter en direct. Pour vos conversations simples ou urgentes, préférez les échanges directs (réunion, téléphone, messagerie instantanée etc.).
Quand c’est possible, essayez de vous contraindre à deux allers-retours maximum à partir du même e-mail de départ. Si vous avez encore des remarques après ces échanges, allez plutôt discuter avec votre destinataire physiquement ou par téléphone.

Dans la même idée, faites attention aux sujets qui dérivent. Il est important d’être précis dans l’objet de votre mail, ça vous permettra de le retrouver plus facilement. Si votre mail parle de tel dossier mais que les échanges ont dérivé sur un autre sujet, interrompez la discussion et ouvrez en une nouvelle. Tout comme en réunion physique, on peut perdre beaucoup de temps avec des digressions !

Guide pour bien formuler l’objet de vos emails

4. Rangez Rangez Rangez !

Vous tannez vos enfants pour qu’ils rangent leurs chambre ? Avez vous vu l’état de votre boite mail ? Charité bien ordonnée commence par soi même, alors on se retrousse les manches et on range sa boite de réception !

En premier lieu, créez des dossiers selon la règle de classement qui vous convient le mieux (thématique, alphabétique, chronologique…). Ensuite, créez des filtres de classement automatiques. Oui, ça prend un peu de temps mais ça vous en fait économiser tellement plus ! Plus besoin de faire le tri, les emails vont sagement se ranger tout seuls au bon endroit.


Découvrez comment faire sur Outlook, Thunderbird, BlueMind ou Gmail.

5. Traitez traitez traitez !

Peut-être avez vous lu le fameux essai de David Allen sur la productivité sans stress : Getting things done (s’organiser pour réussir en français). L’idée est simple : pour accomplir le plus de choses possibles et se débarrasser du « bruit » parasite, il faut mettre en place 3 principes dans le traitement des messages qui vous parviennent :

  • Choisir en pleine connaissance de cause ce que l’on fait,
  • Porter son attention que sur ce qui est actionnable immédiatement,
  • Rester serein sur ce que l’on ne fait pas : soit que l’on ait délibérément choisi de ne pas y donner la priorité, soit ce n’était tout simplement pas faisable maintenant.

Ce qui peut être traité en moins de deux minutes, traitez le immédiatement, vous vous éviterez l’accumulation de petites tâches qui finissent par former une montagne.

Les messageries vous offrent un panel d’outils pour vous organiser comme les indicateurs de couleur d’Outlook, la gestion des tâches de BlueMind, le « snooze » de mail permis par Gmail ou encore l’enrichissement des outils collaboratifs de Thunderbird (par BlueMind).

Avec tout ça vous n’aurez plus d’excuse pour vous laisser déborder par votre messagerie! Reste à évangéliser au maximum vos collaborateurs car l’email est un outil collectif.

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Sommes nous en train d’envoyer les derniers e-mails ?

Tueur de productivité, archaïque, l’email est la cible de toutes les critiques ! Entre les politiques « zero mail » et la montée en puissance des outils instantanés l’e-mail est-il en train de subir le même destin tragique que la lettre manuscrite ? Pas si sûr…

Nous allons de plus en plus vers un monde d’instantanéité : messagerie instantanée évidemment, smartphone toujours au bout des doigts, photos en rafales en quelques secondes, conférences vidéo Japon/USA/France tout en même temps…. On vit désormais tout en « direct live ».

Alors on peut légitimement se demander si l’e-mail n’est pas un archaïque vestige d’un âge qui n’existe plus. Un âge où il fallait prendre le temps de composer son messsage proprement, y apposer sa signature, appuyer sur « envoyer » puis attendre que l’autre le reçoive, sans vraiment savoir s’il l’a lu ou non (à moins d’avoir perdu du temps pour demander une confirmation), et attendre – encore – qu’il veuille bien vous répondre, parfois plusieurs heures (ou même jours pour les pires d’entre eux) plus tard.

Est ce que l’e-mail est en train de subir le même destin tragique que la lettre manuscrite ?

Il n’y a pas si longtemps, dans notre galaxie

Sachez que le tout premier e-mail a été envoyé en 1971 sur l’ancêtre d’Internet, ARPAnet. Déjà à sa naissance, on pouvait douter de son intérêt puisque l’envoyeur (Raymond Samuel Tomlinson) n’a pu que se l’envoyer à lui même – puisqu’on ne pouvait joindre que les utilisateurs d’un même domaine – et ne consulter le message que sur la machine d’origine.

Raymond Tomlinson

Il fallait donc un peu d’imagination pour se dire que cet épi-phénomène était le prémice d’un nouvel âge…

Mais notre Raymond ne s’est évidemment pas arrêté là! En s’ingéniant à faire progresser son idée, il a finalement réussi à envoyer le tout premier e-mail tel qu’on le connait à plusieurs destinataires en même temps, pour annoncer …qu’il venait de créer l’e-mail !
Chapeau Raymond !

La revanche des sites

L’e-mail s’est répandu comme une traînée de poudre dans les entreprises qui justement à la même époque s’équipaient en informatique. Et comme le héros d’une grande épopée a toujours besoin d’un ennemi juré celui de l’e-mail s’est manifesté très tôt : le SPAM. Même si le mot a été popularisé par les Monthy Python, il n’a finalement pas faire rire grand monde.
Le SPAM (mais aussi les envois de virus) sont rapidement devenus le côté obscur de la Force du mail.

Gary Thuerk
Tout est de sa faute!

Le Dark Vador de notre histoire s’appelle Gary Thuerk et travaillait pour la division marketing de DEC. En 1978, pour présenter une démo produit, il a eu l’idée diabolique d’envoyer un mail à la quasi totalité des internautes de la côte ouest des Etats-Unis. Le monstre était né.

Il aura fallut attendre 1996 pour que la première loi « anti-spam » voit le jour, qu’il soit considéré comme une nuisance et que l’on commence à blacklister des serveurs utilisés par les spammeurs.

L’éveil de la Force

Si le SPAM a pu devenir une telle nuisance, c’est bien que l’e-mail lui de son côté à connu un succès phénoménal. En 1973 le courrier électronique représentait déjà 75% du trafic sur le réseau Arpanet, devenant le moyen principal de communiquer devant le téléphone.
En plus des entreprises, il ne tarde pas à envahir les institutions, les écoles, les particuliers, bref, partout où l’on s’équipe en informatique.

On assiste à la naissance de milliers de start-ups, dont Hotmail, qui se fait dévorer par Microsoft l’année suivante. D’autres noms apparaissent rapidement dans le paysage de l’e-mail comme Outlook, Thunderbird et bien sur Gmail, petit dernier parmi les géants en 2007.

En 2016, près de 2,7 milliards de personnes dans le monde utilisaient le mail comme moyen de communication (chiffre huffington post). Vu d’ici, le mail semble rimer avec éternel, et l’on n’imagine pas qu’il puisse disparaître.

Une menace fantôme

Seulement voilà, il y a des gens très intelligents dans les cabinets de consulting qui ont édifié « le cycle du Hype » (Gartner) qui est capable de prédire l’avenir des technologies.
En gros, il se présente comme ceci et c’est valable dans la grande majorité des cas :

(source)

Sauf que pour l’e-mail la courbe a défié tous les pronostics. On semble avoir évité le gouffre des désillusions pour passer directement des attentes démesurées au plateau de productivité.

Il existe des milliers d’études sur l’usage du mail en entreprise. Elles convergent toutes vers l’idée que les cadres reçoivent en moyenne une centaine de mails par jour et passent plus de 5 heures à les traiter. Un vrai « tueur de productivité » qui fini par pourrir la vie des salariés, à tel point que des gourous de l’e-mail se sont élevés pour vous apprendre à survivre efficacement au tsunami.

En parallèle de cette invasion de l’e-mail dans la vie du salarié (au bureau, sur son smartphone et même chez lui), se sont développées des milliers d’applications permettant de discuter beaucoup plus instantanément. Slack, Messenger, Whatsapp, Skype, ne sont que quelques glaçons sur la face émergée de l’iceberg. On peut discuter en instantané et même en visio avec quelqu’un au bout du monde à tout moment.

La sempiternelle « transformation digitale en entreprise« , y a vu le nouvel El Dorado de la communication collaborative et était déjà prête à pousser le vieil e-mail dans son gouffre des désillusions.

L’e-mail contre attaque

Bien que challengé par toutes ces nouvelles technologies, l’e-mail en entreprise n’a jamais perdu une miette de terrain. Au contraire, le nombre d’e-mails échangés entre professionnels est en constante augmentation. Selon une étude Adobe menée sur la France en 2017 , le mail reste le premier canal de communication en entreprise (52%), devant la réunion physique (20%), le téléphone (13%), la messagerie instantanée (9%), la vidéoconférence (4%) et les réseaux sociaux d’entreprise à seulement 2%.

Raymond contre attaque
Raymond contre attaque

Surtout, rendez-vous compte de ce qu’il représente dans votre vie quotidienne et au travail ! L’e-mail est devenu l’identifiant par défaut des utilisateurs. Vous l’utilisez pour vous connecter à la plupart de vos services en ligne, vous attendez d’y recevoir toutes vos confirmations de commandes ou de rendez vous par exemple.

Et une pensée émue pour tous les DSI du monde qui ont vu un jour leur messagerie tomber en rade…. En réalité, il ne faut pas plus de 5 minutes pour que le PDG débarque, fulminant dans le bureau.

Sans aucun doute possible, l’e-mail est l’outil numéro 1 de communication en entreprise.

Selon les prévisions, l’e-mailing sera utilisé par près de 3 milliards de personnes d’ici 2020. Pour rappel, nous sommes actuellement 7 milliards sur terre…, ça fait tout de même 43% de la planète qui utilise l’e-mail. Depuis ces 15 dernières années, on constate même que son utilisation croît chaque année de 10% !

Un nouvel espoir

Un logiciel ne s’impose pas, il doit être adopté.  Des tas d’exemples nous le démontrent comme avec Microsoft, Google+ ou encore Apple Maps. Il est tout naturel que des habitudes se soient imposées également du côté de la messagerie d’entreprise, très largement trustée par les américains Outlook, Domino et Gsuite. L’e-mail étant devenu si évident, si habituel, si familier que la gestion du changement d’un client de messagerie est devenue un véritable enjeu stratégique pour les entreprises.

Cependant, comme le disait Charles Darwin, celui qui n’évolue pas est condamné à mourir. Ou plus simplement, « marche ou crève », c’est à dire que l’e-mail pour continuer d’exister (et d’asseoir sa domination sur tous les autres outils) doit sans cesse se réinventer, proposer de nouvelles fonctionnalités (comme par exemple de copier vos rendez-vous pris par e-mail directement dans votre agenda).

C’est très simple : pour être adopté il faut rester pareil, mais changer régulièrement. Exactement comme quand vous allez chez le coiffeur pour couper tout en conservant la longueur.

C’est un tour de magie que réussit particulièrement bien BlueMind (et l’auteur ne dit pas cela parce qu’il est rémunéré par BlueMind, d’autres l’ont dit aussi en 2012, encore en 2012, en 2014, en 2017, en 2018 etc.)

Le secret, c’est d’être capable de s’interfacer en toute transparence avec les nouveaux outils de l’entreprise (GED, dépôts web, CRM, WMS, ou simple annuaire interne).

La guerre des clones

La messagerie est un marché mature, tellement ancré dans le quotidien et les habitudes des utilisateurs qu’elle impose des contraintes strictes de présentation (le bouton envoyer comme ci, le transfert comme ça…). BlueMind étudie particulièrement les ergonomies des messageries les plus utilisées pour en extraire le modèle qui apporte le plus de valeur possible à l’utilisateur, sans bouleverser ses habitudes.

De plus, notre capacité à supporter de façon étendue les clients Outlook (nous sommes les seuls à supporter Outlook en mode natif sans connecteur), Mac et Thunderbird (en y ajoutant le volet collaboratif qui lui faisait défaut), permet de conserver les outils traditionnels, tout en passant sur de l’open source souverain et user-centric.

Même s’il est trop encore trop souvent mal utilisé (ce n’est pas une GED !), l’e-mail n’a pas dit son dernier mot ! Il n’est pas près d’être remplacé par les jeunes padawans qui voudraient le détrôner à coup d’instantanéité. L’e-mail sait se défendre, lui aussi est mobile, flexible, toujours plus collaboratif et proche du besoin utilisateur. En plus avec BlueMind, il est open-source, peu coûteux, souverain, et français.

Besoin d’être convaincu ? Demandez une démo !

En attendant, que la force de l’e-mail soit avec vous !

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