L’email est l’outil le plus utilisé au quotidien dans les entreprises, c’est un fait. Mais comment l’utilise-t-on en fait ? Êtes-vous plutôt un aficionado des webmails ou un irréductible des clients lourds (Outlook, Thunderbird et autres) ?
De notre expérience d’éditeur de logiciel de messagerie nous avons forgé une solide connaissance des besoins et attentes des utilisateurs dans le monde professionnel. Ainsi nous vous proposons de découvrir les principaux avantages d’un webmail et d’un client lourd remontés par nos clients, et ce que chacune de ces solutions peut apporter à votre organisation.
Et si, en plus du meilleur support par BlueMind de tous les accès et cas d’usage, nous vous disions finalement qu’il est tout à fait possible de bénéficier du meilleur des deux mondes, tous les avantages du webmail et du client lourd en une seule solution, Open Source qui plus est ? On vous explique tout ça en fin d’article !
Le webmail : le challenger adapté aux usages actuels
Ces points sont issus de discussions avec nos clients et partenaires et de nombreuses années d’expérience de BlueMind en tant que « solution compatible avec tous les usages ».
- Coût d’installation réduit
Un webmail est l’application de messagerie qui permet à un utilisateur d’accéder à ses e-mails via un navigateur web depuis n’importe quel ordinateur ou appareil connecté à internet ou à son serveur de messagerie interne. Le premier avantage qu’il présente par rapport à un client lourd est donc assez évident : il ne nécessite pas de déploiement sur les postes des collaborateurs. Une installation généralisée sur l’ensemble des postes nécessite d’avoir un staff informatique compétent sur place et est très consommateur en temps, ce qui a un coût non négligeable. Alors qu’avec un webmail il suffit de vérifier que vos postes sont équipés d’un navigateur web suffisamment récent.
- Gestion et paramétrage centralisés
Un webmail permet de gérer de façon centralisée l’ensemble des paramètres de la messagerie : capacité de stockage, quotas, détachement de PJ, signatures email corporate etc.
- Support facilité :
Le support est plus simple à gérer car on peut reproduire plus simplement la configuration de l’utilisateur. C’est un avantage d’autant plus important que l’organisation dispose de plusieurs sites ou de collaborateurs en télétravail.
- Sauvegardes sur le serveur
Avec le webmail, tous vos e-mails sont sauvegardés sur le serveur, ce qui signifie que vous y aurez toujours accès en cas de panne de votre ordinateur (emails envoyés précédemment, brouillons, autres dossiers, etc.).
- Mises à jour simples et « one shot »
La mise à jour d’un webmail va de pair en général avec la mise à jour du serveur de messagerie et s’effectue côté serveur. Elle ne nécessite aucun déploiement sur les postes et est disponible automatiquement pour tous les utilisateurs.
- Disponible partout
Les comptes de messagerie, via webmail peuvent être accédés depuis n’importe quel ordinateur. Les utilisateurs du webmail n’ont pas besoin de posséder un ordinateur, car ils peuvent accéder à leurs email en utilisant un ordinateur de l’entreprise, leur ordinateur personnel, leur téléphone, tablette, n’importe quel cybercafé… etc.
Le client lourd : le leader rassurant et complet
- Disponible hors connexion
En temps normal les utilisateurs ont besoin d’une connexion réseau active pour pouvoir consulter leur boîte aux lettres, recevoir de nouveaux messages et y répondre. Toutefois, les clients lourds comme Outlook ou Thunderbird permettent de travailler tout en étant hors ligne et d’accéder à la majeure partie des fonctionnalités de la messagerie : naviguer dans la boîte de réception et les dossiers, ouvrir les mails non lus, l’agenda, les contacts, préparer des mails qui seront envoyés lors du rétablissement de la connexion etc.
- Meilleure gestions des comptes multiples
Si vous avez plusieurs boîtes emails sur des domaines ou serveurs différents, et souhaitez pouvoir les gérer et y accéder depuis un client unique alors le client lourd est la meilleure solution pour vous. En effet, un webmail est associé à un serveur mail pour gérer l’adresse email hébergée par ce serveur. Même si certains serveurs permettent de collecter les messages de boîtes tierces, ils ne permettent pas de gérer plusieurs comptes séparément et tous les emails des boîtes tierces se retrouvent dans la même boîte.
- Sécurité
Avec un client lourd vous diminuez le risque d’être victime de phishing par reproduction de votre page d’accueil ou interface web vous demandant par exemple de changer votre mot de passe. De plus vos messages sont sauvegardés en local directement sur votre machine vous protégeant ainsi en partie des attaques ou indisponibilités serveur (cependant vous êtes dépendants du bon fonctionnement de votre ordinateur) pour la lecture de votre boîte aux lettres.
- Plus rapide et moins gourmand en RAM
Le client de messagerie de bureau est en général plus rapide qu’un webmail car il s’exécute directement sur le système d’exploitation local contrairement au webmail qui s’exécute dans un navigateur web. Il peut stocker et traiter les données en local sur le système de fichiers et ne transmettre que la quantité minimale de données nécessaires pour effectuer la tâche de traitement du courrier électronique.
- Plus ergonomique
Gestion des dossiers, drag’n’drop, filtres, navigation et raccourcis claviers sont souvent bien plus pratiques avec un client de messagerie de bureau qu’avec un webmail, car bénéficiant de toutes les possibilités ergonomiques et composants offerts par le système d’exploitation et son environnement. De plus la plupart disposent aussi d’app stores qui permettent de les enrichir d’un large choix d’add-ons et de plugins pour personnaliser l’interface et le fonctionnement et vous aider à vous organiser.
[BON A SAVOIR] Notre recommandation client lourd : Thunderbird !
Thunderbird est un client de messagerie libre, multi-plateformes, facile à configurer et à personnaliser. C’est un bon client mail, mais un piètre client pour le collaboratif… BlueMind propose une gestion complète de Thunderbird, en corrigeant son principal défaut. En effet BlueMind intègre son agenda, ses contacts partagés et toute la gestion des partages à Thunderbird pour en faire un champion du collaboratif.
Le meilleur des deux mondes avec BlueMind : un webmail pensé comme un client lourd
Être compatible avec TOUS les usages – en plus d’être la seule solution compatible avec Outlook, de doper Thunderbird au collaboratif, d’être disponible sur MAC et sur mobile – c’est proposer aux utilisateurs un outil léger, accessible depuis n’importe quel terminal. Au-delà des avantages « classiques » d’un webmail détaillés plus haut, le webmail de BlueMind va beaucoup plus loin et vise le même confort d’utilisation qu’un client lourd.
Comment ?
- Confort et ergonomie
Le webmail de BlueMind a été conçu en repartant de 0 par notre équipe UX pour vous offrir la meilleure expérience d’utilisation possible. Il utilise les technologies web récentes, cible l’ergonomie et expérience d’un client lourd et propose déjà tout un panel de fonctionnalités et avantages : détachement de PJ, signatures professionnelles, dossiers faciles, accessibilité, intégration d’aperçus agendas pour aide à la décision lors d’invitations par mail, etc. ainsi qu’un « mode conversation » pour simplifier la gestion des échanges dans votre boite de réception.
- Mode déconnecté
Le mode déconnecté, déjà disponible dans l’agenda et les contacts, est enfin disponible pour les mails : vous êtes dans l’avion, vous avez 2h de vol à tuer ou dans un train avec un accès 4G clignotant. C’est l’occasion de préparer votre prochaine réunion ! Mais pour cela il vous faut pouvoir accéder à tous les échanges mails précédents sur le sujet, et permettre de rédiger un brouillon, le tout sans connexion internet et sans client lourd. C’est ce que permet le nouveau webmail et l’architecture web globale de BlueMind.
Pour gérer le mode déconnecté, le nouveau webmail fonctionne par synchronisation à différents niveaux de données, implémente le concept de Service Worker et utilise l’IndexedDB, pour permettre la manipulation des données hors ligne, tout en garantissant leur cohérence une fois reconnecté.
- Interactions entre applications
La multiplication des interactions entre les applications BlueMind (mail, agenda, contact,..), comme la gestion des événements de calendriers ou bien l’intégration des fiches de contact directement depuis la messagerie, permet une expérience sans cloisonnement. Cela est rendu possible grâce aux standards établis par l’API REST BlueMind et son accessibilité par n’importe quelle application.
- Rapidité et technologies
Repartir de 0 pour notre nouveau webmail nous a permis de concevoir une application technologiquement orientée vers la performance, gage d’expérience utilisateur positive.
Le webmail de BlueMind propose une expérience plus fluide, des temps de chargement réduits en ne chargeant que l’essentiel et en bannissant les zones vides. Cela implique pour les développeurs de changer de mode de pensée. « Charger tout » ne signifie plus « Afficher tout » mais charger les données visibles uniquement, charger les différentes zones en parallèle et remplacer les zones non chargées par des placeholders visuels.
Le push serveur permet au serveur d’envoyer une information au client dès qu’elle est disponible, sans attendre un rafraîchissement (appelé poll) demandé par le navigateur. Cela évite des requêtes inutiles et ne fait transiter que de l’information pertinente.
De son côté l’optimistic rendering consiste à ne pas attendre la validation du serveur pour mettre à jour l’interface, pour gagner en fluidité et en expérience utilisateur. Dans les faits, cela consiste à modifier l’interface en partant du principe que l’opération est réussie, sans attendre le « vrai » résultat de cette opération.
Résultat : un webmail à l’utilisation aussi fluide et rapide qu’un client lourd !
- Au plus proche des usages
Dossiers faciles : Le nouveau webmail permet de créer, modifier ou supprimer des dossiers de messagerie à la volée et en toute simplicité pour une réorganisation rapide. Il est ainsi possible de créer directement un nouveau dossier au moment de déplacer des messages, sans passer par une autre interface.
Pièces jointes volumineuses : afin de permettre d’envoyer des documents volumineux (impossibles à transférer par mail en temps normal) sans changer les habitudes des utilisateurs le nouveau webmail offre la fonctionnalité de détachement automatique de pièce jointe. Selon la taille et les paramètres, la pièce jointe volumineuse est transférée sur un drive web et remplacée par un lien dans l’email sans aucune intervention de l’utilisateur. Cela permet d’alléger les serveurs de messagerie et les transferts en stockant les documents sur le Filehosting de BlueMind ou sur une application interfacée via l’API REST, comme les drives de Nextcloud, Jalios, Interstis, Talkspirit ou GoFast
Gestion centralisée des signatures d’entreprises : Puissant levier marketing, les signatures mail restent pourtant de vrais casse-têtes pour les entreprises car elles relèvent bien souvent de la responsabilité de l’utilisateur final. Avec l’outil central de BlueMind structurez et harmonisez simplement la signature mail de l’ensemble de vos collaborateurs en fonction de vos actualités et de vos destinataires pour un impact plus fort de votre image de marque.
Mobile first : le développement « mobile first » permet d’offrir une expérience complète sur n’importe quel appareil, smartphone, tablette ou PC. C’est un challenge pour les développeurs qui doivent « penser mobile » à chaque étape (point « UX », comportements spécifiques aux mobiles, maquettage, codage…). Comment développer « Mobile First » ? En concevant des interfaces pour tous les écrans grâce aux CSS Breakpoints, composants flexibles BootstrapVue, émulateurs d’appareils mobiles (Android SDK AVD)…
- Une plateforme en constante évolution
Le travail d’un éditeur ne s’arrête jamais ! Ce nouveau webmail va continuer à s’enrichir de nouvelles idées et fonctionnalités dans les versions à venir :
- Le collaboratif étendu pour intégrer de façon plus efficace pour l’utilisateur les fonctions et solutions de visioconférences, chat, CTI, etc.,
- La fédération de plateformes BlueMind pour la gestion en souplesse de très grands nombres d’utilisateurs,
- L’amélioration de la résilience globale et l’optimisation des process de mise à jour et d’exploitation afin de minimiser les impacts utilisateurs, comme par exemple rendre transparent certains redémarrage de services ou mises à jour,
- Les interfaces avec des solutions de partenaires
Pour conclure
Le messagerie est l’outil le plus utilisé au quotidien dans le monde professionnel. Un cadre y passe 5 à 6 heures quotidiennement pour traiter une moyenne de 120 emails reçus chaque jour. Contrats, documents, factures, rendez-vous votre messagerie voit absolument tout passer. Permettre aux organisations de s’émanciper des solutions propriétaires américaines qui dominent le marché, n’a de sens que si le confort et la satisfaction de l’utilisateur sont respectés.
Confrontés à une problématique de migration de messagerie les décideurs voudraient pouvoir être libres de faire un choix conforme à la stratégie de l’organisation mais se retrouvent finalement à devoir prioriser l’acceptabilité auprès des utilisateurs.
BlueMind résout cette équation en proposant la seule solution qui offre une excellente expérience d’utilisation pour tous les usages :
- Webmail 100 % UX design proposant des avantages habituels des clients lourds
- Seule solution nativement compatible avec Outlook,
- Meilleur support pour Thunderbird,
- MAC
- Scénarios mixtes combinant plusieurs types d’usages
Nous Avons Le Choix !
