Migrer votre messagerie vers BlueMind depuis Zimbra

La migration d’une messagerie d’entreprise peut être un projet complexe. Il ne s’agit pas simplement que « tout fonctionne » mais aussi que « rien ne s’arrête » ! Outre les aspects techniques, le changement de système peut générer des tensions auprès des utilisateurs finaux qui veulent retrouver au plus vite leurs habitudes d’utilisation.

BlueMind met son expérience et son expertise à profit pour vous proposer des scénarios complets de migration de messagerie vers BlueMind. Dans cet article, nous vous guiderons à travers les étapes et outils BlueMind pour une migration vers BlueMind depuis Zimbra, comme une lettre à la Poste.

Préparer la migration

L’intégration dans le SI

Votre nouvelle solution de messagerie doit s’appuyer sur vos référentiels, tels que votre annuaire et système de passerelle et routage des messages. Cela garantira que les e-mails continueront à circuler correctement lorsque les utilisateurs seront transférés vers BlueMind.

Il sera nécessaire de prendre en compte la configuration ou le contenu de votre service d’annuaire (LDAP, ActiveDirectory, et/ou des solutions SSO telles que Kerberos) pour que vos utilisateurs puissent toujours accéder à leur messagerie

À cette étape, vous devrez vous poser certaines questions, telles que :

• Quelles informations des utilisateurs et groupes doivent être reprises à partir de l’annuaire ?
• Quelle est la source de référence ou comment récupérer les autres objets tels que les boîtes aux lettres fonctionnelles, les ressources, le carnet d’adresses global, etc. ?

Intégration dans le périmètre collaboratif existant

La messagerie étant le premier canal de communication, l’application la plus utilisée et toujours ouverte chez les utilisateurs, elle est souvent le point de départ du collaboratif et le lien vers les autres applications (visio, chat, documents, digital workplace,…).

Comme les utilisateurs n’aiment pas avoir plusieurs applications à gérer il est important de voir comment les différents outils peuvent être interfacés.

BlueMind a développé de nombreux connecteurs vers différentes applications. Cela permet de proposer une solution globale et intégrée avec la visioconférence, le chat, la téléphonie, les documents, drive, la gestion des connaissances, ainsi que des digital workplace complètes.

Le choix des clients d’accès et leur déploiement

L’auto-discover permet de détecter automatiquement les environnements et les informations des utilisateurs pour configurer les clients de messagerie. Cette fonctionnalité facilite la configuration automatique du client en saisissant simplement l’adresse e-mail de l’utilisateur. Par exemple, lorsqu’un utilisateur entre son adresse e-mail dans Thunderbird pour la première fois, l’auto-discover récupère automatiquement les paramètres de configuration et les données associées.

L’auto-discover proposé par BlueMind s’avère extrêmement utile lors du déploiement sur mobiles et sur les postes clients utilisant des clients lourds tels qu’Outlook ou Thunderbird. Vous gagnerez beaucoup de temps sur cette tâche qui peut vite devenir chronophage.

Concernant le client mail, avec BlueMind vous avez le choix ! Compatible avec tous les usages, BlueMind permet aux différents clients de messagerie de bénéficier des fonctionnalités collaboratives avancées et de collaborer entre eux dans des scénarios mixtes combinant plusieurs types d’usages.

• Outlook : le client le plus répandu en entreprise et organisations publiques, il est pleinement ancré dans les habitudes de vos utilisateurs. Cependant il est propriétaire, centré sur Windows, cher et utilise des technologies spécifiques au format fermé. A ce jour BlueMind est la seule solution en dehors de Microsoft à supporter Outlook nativement, sans dégradation d’usage pour l’utilisateur.

• Thunderbird : un client de messagerie libre, multi-plateformes, facile à configurer et à personnaliser. C’est un bon client mail, mais un piètre client pour le collaboratif… BlueMind propose une gestion complète de Thunderbird, en corrigeant son principal défaut. En effet BlueMind intègre son agenda, ses contacts partagés et toute la gestion des partages à Thunderbird pour en faire un champion du collaboratif.

• Webmail : un outil léger, accessible depuis n’importe quel terminal. Le webmail de BlueMind est conçu pour offrir le même confort d’utilisation qu’un client lourd. Notre équipe « expérience utilisateur » détaille ici le travail qu’elle accompli au quotidien pour mettre l’amélioration technique au service de « l’UX »

• Mobiles : BlueMind est adapté aux mobiles grâce à une interface responsive et des fonctionnalités spécifiques

Reprendre les données et le contexte utilisateur

Reprendre les données utilisateurs

L’une des étapes majeure d’une migration de messagerie professionnelle de Zimbra vers BlueMind, consiste à préparer la reprise des données utilisateurs :

• Email : emails et arborescence de messagerie
• Agenda : calendriers, évènements, réunions, catégories…
• Contacts : contacts, dossiers de contacts, contacts collectés, listes de distribution…

En premier lieu il vous faudra évaluer la volumétrie, le type et les critères de récupération des données (par exemple l’antériorité des rendez-vous à importer) afin de minimiser l’impact sur les utilisateurs.

C’est aussi un moment opportun pour faire du ménage dans les boîtes aux lettres. Il est très rarement pertinent de récupérer des mails d’il y a 10 ans pour démarrer dans une nouvelle solution !

Reprendre le contexte utilisateur

Si la reprise des emails, des agendas et des contacts constitue la base de la migration, elle n’est pas suffisante pour les utilisateurs et la réussite du projet ! En effet, puisque la messagerie est l’outil le plus utilisé au quotidien par vos utilisateurs, ils y ont des habitudes, des raccourcis, des façons de travailler qui se retrouvent dans leur paramétrage. La messagerie est aussi un outil collaboratif et les droits et partages auxquels ont accès les utilisateurs font partie de leur environnement. En somme, ce que les utilisateurs souhaitent avant tout, c’est retrouver l’ensemble de leur contexte de travail. Par exemple, les secrétaires doivent pouvoir retrouver automatiquement leurs marques sur les agendas partagés des autorités.

Notre outil de migration permet de migrer les utilisateurs de Zimbra vers BlueMind en conservant leurs informations de contact, leurs paramétrages « Out of Office », leurs signatures de mails, les paramètres de réservation de ressources (salles de réunion, véhicules etc.), la redirection vers une adresse email externe…etc.

L’outil permet la migration des calendriers et carnets d’adresses de chaque utilisateur, avec les permissions et partages associés.  Nous avons également intégré toutes les gestions de partage aussi bien pour les calendriers que pour les carnets d’adresses et l’utilisateur retouvera directement l’accès aux calendriers et partages auxquels il avait accès.

Côté mots de passe, BlueMind intègre la gestion de tous les types de mots de passe gérés par Zimbra (hash en MD5, SHA1, SSHA et SSHA512). De fait, aucune modification sur les mots de passe n’est nécessaire lors de la bascule de Zimbra vers BlueMind.

Migrer avec l’outil « BM Migrator »

BM-Migrator, notre outil permettant la migration d’une infrastructure Zimbra vers une installation BlueMind, est développé en Python en utilisant exclusivement les interfaces de programmation (API) ouvertes disponibles dans BlueMind et dans Zimbra. Il peut donc être lancé sur n’importe quelle machine disposant d’un accès réseau aux serveurs Zimbra et BlueMind.

Fonctionnement incrémental

La migration d’un serveur Zimbra vers un serveur BlueMind peut être réalisée en plusieurs étapes, à des moments distincts. Pour faciliter ce processus, l’outil de migration permet de synchroniser Zimbra et BlueMind de manière incrémentale. Cela signifie que vous pouvez lancer une première synchronisation, puis vérifier son bon fonctionnement sur quelques utilisateurs avant de relancer la synchronisation pour rester à jour par rapport aux nouvelles données qui seraient arrivées dans Zimbra. Cette approche différentielle accélère le traitement et réduit la quantité de logs générés par l’outil, ce qui minimise les vérifications nécessaires. Elle est très importante car la messagerie gère en général de gros volumes de données et la migration des données peut prendre beaucoup de temps.

D’autres atouts majeurs

L’outil de migration de BlueMind présente des atouts majeurs, il :

• Est simple à déployer et utiliser nous avons travaillé pour rendre l’installation de l’outil aussi facile que possible. Un simple exécutable contient l’intégralité de l’outil de migration (à l’exception de imap-sync, qu’il faut installer manuellement, avant de lancer la synchronisation des messages).

• Sait fonctionner en « Mode Dry Run » : ce qui permet de simuler la migration en indiquant les actions qui seraient réalisées, sans les réaliser vraiment pour s’assurer du bon déroulé des opérations,

• Génère des logs complets pour analyse : on y retrouve des alertes sur les opérations et données qui posent problème pour pouvoir les corriger rapidement,

• Intègre un Shell : le shell permet de simplifier l’écriture de scripts supplémentaires pour répondre à des besoins spécifiques. Ainsi vous pourrez accéder à toutes les directives et données de BlueMind et de Zimbra. Par exemple, si une migration est interrompue en raison d’une donnée invalide ou incohérente, il est possible de la modifier en temps réel et d’indiquer à l’outil de migration de reprendre à cet endroit.

Petit aparté sur les PST pour les utilisateurs d’Outlook

Certains de vos utilisateurs, s’ils travaillent sur Outlook ont peut-être stocké des données en local sur leur machine au format PST. Les données PST (Personal Storage Table) sont une sorte de conteneur qui regroupe plusieurs éléments Outlook en un seul fichier : emails, contacts, calendriers etc. Ils sont souvent créés et gérés par les utilisateurs et non par la DSI.

L’outil de migration de BlueMind sait reprendre les PST selon le même procédé incrémental.

La gestion de la transition et la cohabitation des systèmes

Il est fréquent, en particulier dans les grandes organisations comptant plusieurs milliers d’utilisateurs, que certaines populations migrent à des moments différents ou ne migrent pas du tout, ou que la migration ne soit pas réalisable en un seul coup pour l’ensemble de la population. Dans de tels cas, il est important que les différentes solutions de messagerie coexistent de manière fluide. BlueMind prévoit cette cohabitation nativement grâce à sa fonction « auto-discover » qui a la capacité de distribuer les demandes d’informations vers les serveurs appropriés, ainsi qu’avec la fonctionnalité de « Split Domain ».

Le « Split Domain » permet de répartir les utilisateurs d’un même domaine entre BlueMind et Zimbra, et que l’ensemble du routage des messages fonctionne. Vous avez la possibilité de migrer les boîtes par lots, ce qui facilite la gestion pour les administrateurs et rend la transition transparente pour les utilisateurs. Grâce au Split Domain la durée de migration est pilotable selon vos besoins.

L’accompagnement au changement

La collaboration des différents clients

BlueMind est la seule messagerie qui permette d’assurer le même niveau collaboratif quel que soit le client :

• Thunderbird dopé au collaboratif (gestion native fine du calendrier notamment)
• Outlook compatible nativement (pas de connecteur et donc pas de dégradation de l’expérience d’utilisation),
• Mobiles,
• Webmail 100% conçu pour maximiser l’expérience utilisateur

Les ressources pour s’approprier votre BlueMind

BlueMind offre une large gamme de ressources pour accompagner ses utilisateurs dans l’exploration et l’adoption de messagerie collaborative. Documentation complète, guides didactiques format 1 page, orientés efficacité, forums de discussion, articles de blog, vidéos, possibilité de contribuer aux développements ou aux traductions, etc. Ces ressources sont conçues pour vous aider à tirer le meilleur parti de BlueMind, à résoudre les problèmes éventuels et à rester informé des dernières nouveautés.

Certaines ressources comme les guides peuvent être disponibles en mode source pour vous permettre de personnaliser votre accompagnement au changement selon vos couleurs, usages et contexte.

Les ressources sont rassemblées sur une même plateforme, AllBlueMind que vous pouvez découvrir en détail ici.

Revoir en vidéo le webinar « Migrer vers BlueMind depuis Zimbra » donné en juin 2023.