La messagerie est l’outil le plus utilisé au quotidien. Une interruption de service paralyse toute l’activité de l’entreprise, au même titre qu’une panne électrique. Migrer une messagerie est donc une opération sensible… mais rassurez-vous ! Bien préparée, une migration vers BlueMind se passera comme une lettre à la Poste. Dans cet article nous faisons un focus spécifique sur la migration vers BlueMind depuis Microsoft Exchange pour assurer une transition fluide et efficace.
La migration de système messagerie quel qu’il soit nécessite une méthodologie solide et la définition d’un plan de migration précis comprenant tous les aspects du système (la solution, les données, les interfaces, les routages et passerelles, les outils connexes,..). Ces sujets ne sont pas détaillés dans cet article mais certains sont évoqués ici. Nous nous consacrons ici à la partie mise en œuvre de la migration d’un système de messagerie Exchange vers une solution BlueMind.
L’intégration dans votre système d’information
Annuaire Active Directory et OpenLDAP
La 1ère intégration concerne généralement l’annuaire d’entreprise pour qu’il soit la source des utilisateurs de la messagerie. La messagerie Exchange s’appuie sur et nécessite un annuaire ActiveDirectory. BlueMind propose une connectivité avancée avec ActiveDirectory qui permettra d’importer puis continuer de gérer les utilisateurs et les groupes directement depuis l’annuaire existant. Il faudra veiller à la configuration ou contenu de votre service d’annuaire pour qu’il présente bien les données souhaitées à BlueMind.
A noter que BlueMind propose également une connectivité aux annuaires LDAP.
L’authentification unique : SSO
Le Single Sign On (SSO) permet de n’avoir à se connecter qu’une seule fois pour être automatiquement authentifié sur l’ensemble de vos applications. L’univers Windows (Exchange, ActiveDirectory,..) propose le protocole Kerberos. BlueMind supporte ce protocole et permet d’intégrer le SSO Windows. Ainsi vos utilisateurs n’ont pas à changer d’identifiant ou de mot de passe dans le cadre de cette migration et à l’usage, un utilisateur connecté à son compte Windows n’aura pas besoin de saisir de nouveau son identifiant et mot de passe pour se connecter à sa messagerie
L’aide au déploiement des clients : Auto Discover
L’auto discover permet de configurer automatiquement son client de messagerie en saisissant uniquement son adresse email. Il permet de détecter automatiquement les environnements et les informations des utilisateurs pour la configuration des clients de messagerie. Par exemple l’utilisateur, en entrant une première fois son adresse email dans Outlook, récupérera automatiquement les paramètres de sa configuration et ses données.
BlueMind propose l’auto-discover. C’est une aide très précieuse au déploiement des postes clients quand un client lourd est utilisé (Outlook, Thundebird), qui est un chantier très consommateur en temps.
Intégration dans le périmètre collaboratif existant
Avec son approche 100% API, BlueMind s’intègre facilement dans votre périmètre collaboratif existant.
Cela permet de proposer une solution globale et intégrée avec les documents, drive et la gestion des connaissances, la téléphonie, la visioconférence,…
La reprise des données
Quoi migrer ?
Pour bien préparer une migration, il faut déterminer le volume, le type et les critères des données à reprendre.
Les données principales seront bien entendu les emails, agendas, contacts et tâches. Cependant pour que l’utilisateur puisse retrouver son contexte de travail sur sa nouvelle messagerie, la reprise peut aussi prendre en compte de nombreuses autres données et paramétrages de l’utilisateur : listes de diffusion, partages et délégations, redirections, groupes, organisation des dossiers, droits, identités, filtres, signatures… bref, tout ce qui compose son environnement numérique de travail.
Plus le périmètre de la reprise est complet plus les frictions liées à un changement d’outil sont diminuées pour les utilisateurs. Notez qu’il est possible, notamment pour de très grands nombres d’utilisateurs, de fonctionner par étapes en migrant d’abord une ou plusieurs populations pilotes. On pourra migrer par exemple l’équipe projet, puis la DSI, puis service par service, nous y reviendrons plus loin.
L’outil Exchange Migration Tool
Pour garantir le succès de l’étape clé de reprise des données depuis un serveur Exchange, BlueMind a développé l’outil « Exchange Migration Tool ». Simple à installer et déployer, Exchange Migration Tool propose une interface entièrement graphique pour simplifier et automatiser le processus lourd de reprise de données.
Exchange Migration Tool permet de sélectionner quels types de données devront être repris (emails, agendas, carnets d’adresses). Avant la migration effective vous pourrez lancer un « Dry Run » (ou migration à blanc) qui permet de simuler la migration pour anticiper la survenue d’erreurs et disposer de logs complets pour analyser les données qui poseraient problème.
Les volumes de données étant souvent un problème dans les migrations de messagerie, Exchange Migration Tool permet de réaliser la migration des données de façon incrémentale. Le gros des données est repris en anticipation et au moment choisi pour la migration effective, l’outil Exchange Migration Tool n’aura plus qu’à reprendre le différentiel soit les nouvelles données depuis la précédente reprise. Ainsi le temps de bascule est largement minimisé.
Migrer ainsi par étapes permet de tester simplement, rapidement et automatiquement l’import des données. De nombreuses opérations peuvent être anticipées pour s’assurer du succès de la migration effective.
Les données sur le poste client
Certains utilisateurs archivent une partie de leur messagerie dans des fichiers « .pst » directement dans leur client Outlook sans que ces données n’apparaissent sur le serveur Exchange. Dans certains cas, les utilisateurs y ont été contraints faute d’espace de stockage sur le serveur Exchange. Ces données, souvent gérées par les utilisateurs et non par la DSI, ne sont pas toujours pertinentes à reprendre. Il faudra donc en premier lieu évaluer leur intérêt dans le cadre de la migration en se rappelant qu’il est rarement pertinent de reprendre des vieilles données dans un système tout neuf et qu’une migration est un bon moment pour « ranger sa chambre » !
Exchange Migration Tool peut intégrer ces données pst de la même façon que les données issues du serveur. Vous pourrez définir un répertoire où stocker tous les PST à reprendre. Cependant attention au volume et à la pertinence de ces données, c’est un sujet à anticiper et préparer.
La cohabitation de BlueMind avec Exchange/O365
La migration d’une messagerie n’étant pas une opération « big bang » mais plutôt un processus progressif, BlueMind permet une phase de transition où les deux systèmes, nouveau et ancien, cohabitent.
Il arrive souvent, notamment en ce qui concerne les grandes organisations de plusieurs milliers d’utilisateurs, que certaines populations migrent en décalé ou ne migrent pas du tout. Dans ce cas, les différentes solutions de messagerie doivent coexister de façon aussi fluide que possible. BlueMind prévoit nativement cette coexistence via son auto-discover qui sait distribuer les demandes d’informations au bon serveur ainsi que via le « Split Domain ».
Split Domain
Durant la phase de transition d’une messagerie à l’autre et/ou dans le cas d’une cohabitation entre plusieurs systèmes de messagerie, BlueMind peut mettre en place un « Split Domain ». Cela permet de répartir les boîtes aux lettres d’un même domaine entre BlueMind et Exchange, en les faisant fonctionner ensemble comme s’ils étaient dans un seul environnement. Vous pouvez migrer les boîtes aux lettres par lots pour faciliter la gestion pour les administrateurs et rendre la transition transparente pour les utilisateurs.
Nos équipes ont acquis une expérience considérable de ce type de migration par population et de coexistence de systèmes.
Attention le « split domain » nécessite que les deux systèmes de messageries soient configurés en split domain. Exchange et BlueMind le supportent.
L’accompagnement au changement
Outlook natif
Nous voici face à une étape cruciale de toute migration de messagerie : l’accompagnement au changement. Etant l’outil le plus utilisé dans les organisations, avec une moyenne de 200 mails échangés et 5 à 6h par jour passées à les traiter (pour les cadres), on comprend aisément que la satisfaction des utilisateurs soit au centre des priorités dans un projet de migration de messagerie !
C’est encore plus vrai dans le cadre d’une migration depuis Exchange, puisque son client natif, Outlook, règne en maître sur les postes utilisateurs partout dans le monde. Ses utilisateurs y sont donc habitués et très résistants au changement de leur outil. En synthèse :
Changer de messagerie, oui.
Renoncer à Outlook, non.
Outlook propose plusieurs méthodes d’accès au service de messagerie, cependant la seule méthode qui donne satisfaction aux utilisateurs est de permettre un fonctionnement d’Outlook identique à celui qu’à Outlook avec Exchange. Il s’agit donc d’implémenter MAPI (la couche de formats et protocoles d’Exchange) côté serveur afin qu’Outlook communique naturellement et nativement avec le serveur sans avoir besoin d’extensions.
Et seul BlueMind, après un travail colossal et unique, est parvenu à implémenter ceci et donc à proposer un support natif d’Outlook ! Classiquement les autres éditeurs proposent d’utiliser un plug-in de synchronisation. Malheureusement cela modifie et dégrade fortement l’expérience utilisateur.
Quittez le travail vendredi soir avec Outlook sur Exchange, ouvrez votre ordinateur lundi matin avec Outlook sur BlueMind sans même le remarquer.
Côté DSI la migration sera fluide, les utilisateurs satisfaits et vous ferez un pas de géant côté souveraineté numérique !
AllBlueMind
Outre une méthodologie et un plan de migration et d’accompagnement au changement rigoureux, de nombreux outils et ressources peuvent être d’une grande aide pour la réussite d’un projet.
BlueMInd a regroupé toutes ces ressources dans e portail « AllBlueMind » où vous retrouverez :
- Toute la documentation utilisateur et administrateur mise à jour en continu,
- Tous les outils pour explorer, participer, contribuer : Forum, marketplace, bugtracker, etc.
- Une chaîne de vidéos et tutoriels pour découvrir les nouvelles fonctionnalités déployées
#NousAvonsLeChoix
